IV. Các điểm mạnh trong việc thựchiện phối hợp với nhân viên cấp dới trong quá trình thực hiện công việc
2. Chỉ đạo hằng ngày
• Sửa chữa sai lầm ( Nếu cần có thể quở trách với một số hành vi nh: Thái độ, suy nghĩ, hành vi và các vấn đề liên quan đến an toàn)
• Khuyến khích việc đặt câu hỏi
• Kể lại kinh nghiệm của mình cho họ khi gặp vấn đề tơng tự
• Cung cấp thêm những giải thích hoặc đa ra những lời khuyên khi chỉ đạo và kiểm tra công việc
• Làm cho họ hiểu đợc tầm quan trọng của công việc, hiểu đợc các yêu cầu liên quan đến tơng lai
• Nói chuyện với họ về nhiệm vụ của họ trong tổ chức và triển vọng công việc có ý nghĩa thế nào với bản thân và tổ chức
• Nói chuyện với từng ngời về cách mà từng ngời phải ứng xử trong tổ chức, nội quy nơi làm việc, làm việc theo nhóm
• Lắng nghe kế hoạch riêng của họ và nói với họ kế hoạch của ngời quản lý
Việc đào tạo và phát triển nhân viên cấp dới
Hoàn toàn đúng khi nói rằng “ Doanh nghiệp cũng giống nh con ngời ”. Sở dĩ nói nh vậy, bởi vì, nhiều khi thái độ, khả năng, tác phong làm việc của nhân viên… trong công ty là yếu tố cơ bản mang lại kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Hoặc nói cách khác, thái độ và cách làm việc của nhân viên có thể đa doanh nghiệp phát triển hay đa doanh nghiệp đi xuống.
Điều chúng ta nói ở trên đã đợc lịch sử công nhận và nó càng đợc khẳng định cùng với quá trình phát triển của doanh nghiệp. Yừu tố con ngời bị ảnh hởng do điều kiện làm việc và tác động của môi trờng xung quanh.
Có thể nói rằng, tổ chức nào cũng có mục đích và mục tiêu nhất định cần hoàn thành. Nó bao gồm nhân tố con ngời cùng chia xẻ nhiệm vụ và mục đích chung. Hơn nữa, nh tất cả chúng ta đã biết doanh nghiệp đợc tổ chức theo từng công việc và phân bổ công việc đến từng thành viên trong tổ chức.
Tất cả các công việc đợc thực hiện cần có sự liên kết có tổ chức nhằm hòan thành mục đích và các mục tiêu đã đề ra. Đây là tất cả các yếu tố mà chúng ta sẽ đợc học trong suốt khóa học này. Hơn nữa cũng cần nói thêm rằng con ngời làm việc ra sao và làm nh thế nào để mang lại kết quả kinh doanh cho tổ chức.
Công việc có lúc do từng cá nhân thực hiện, có lúc do sự đóng góp chung của tập thể. Tuy nhiên, một tập thể là tập hợp của các cá nhân đơn lẻ. Do đó cần phát triển khả năng và kỹ năng của từng cá nhân để tạo ra khả năng chung và tổng hợp của toàn tổ chức. Điều này phụ thuộc vào việc đào tạo nhân viên và phát triển nguồn nhân lực.
Việc tạo dựng và phát triển khả năng và kỹ năng của con ngời không giới hạn trong công việc ở hiện tại, mà quan trọng là có sự dự đoán để chỉ đạo một cách kịp thời trên cơ sở hiểu rõ đợc chính sách quản lý, sự thay đổi tình hình trên thế giới và môi tr- ờng kinh doanh xung quanh…
Doanh nghiệp cũng có những lúc trì trệ trong hoạt động kinh doanh. Vì thế, việc bồi dỡng, đào tạo và phát triển các kỹ năng và tài năng của nguồn nhân lực là rất quan trọng không chỉ đối với nhà quản lý mà còn đối với bản thân nhân viên cấp dới và đối với tổ chức. Là ngời quản lý, bạn phải luôn nhớ rõ điều đó.
Thực tế nhận thấy tại Chi nhánh: Trong 1 tháng sự trì trệ đó diễn ra trong vòng 4 đến 5 ngày, lúc này các báo cáo đã hoàn tất, công nợ cũng không gắt gao nh cuối
tháng nhng lợng hàng hoá xuất bán ít. Vì vậy, áp lực về doanh số lúc này rất lớn. Tinh thần làm việc căng thẳng, dễ cáu gắt có thể có tâm lý chán nản rất có thể có cách nghĩ tiêu cực. Vấn đề đặt ra là làm gì để hạn chế sự trì trệ đó. Sau đây là một vài giải pháp để có tinh thần làm việc tốt hơn:
- Có quyết định, cách nghĩ đúng đắn
- Là lúc đòi hỏi tính kiên nhẫn, chơ đợi nhng không ngồi ỷ lại hay trông chờ vào thị trờng.
- Là khoảng thời gian tốt để xem xét, nghiên cứu lại thị trờng, nghiên cứu, xem xét lại các quy định, pháp luật, các hợp đồng kinh tế đã thực hiện để rút ra kinh nghiệm
- Là khoảng thời gian tốt để gọi điện, đi thăm khách hàng - Đi quảng bá thơng hiệu, giới thiệu sản phẩm của công ty
- Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, chính sách thị trờng của đối thủ cạnh tranh - Giao dịch, quan hệ với bạn hàng VD đi nhậu, uống cafê .…
…..
ý nghĩa của việc phát triển nhân viên cấp dới
Đánh giá khả năng của ngời quản lý dựa vào kết quả làm việc của nhân viên cấp dới. Có nghĩa là, ngời quản lý phải chịu trách nhiệm phát triển nhân viên và tăng cờng khả năng làm việc của họ để hoàn thành công việc chung.
Nh chúng ta đã nêu ở trên, vai trò của ngời quản lý về: Lập kế hoạch, chỉ đạo, kiểm soát, phối hợp nhằm động viên khuyến khích nhân viên cấp d… ới tự lập kế hoạch, tự chỉ đạo, tự kiểm soát Tóm lại, chúng ta có thể nói rằng: Hành vi quản lý của ng… ời quản lý dựa vào quá trình tự phát triển của nhân viên cấp dới.
Kết quả là sự phát triển của nhân viên cấp dới là cơ sở cho vai trò và trách nhiệm của ngời qunả lý. Vì lý do đó, ngời quản lý cần tận dụng mọi thời gian và cố gắng để phát triển khả năng của nhân viên cấp dới để thực hiện và hoàn thành công việc.
Thực tế bản thân nhân viên có thể thực hiện công việc của mình nhng cha chắc kết quả đã tốt. Nếu họ không có khả năng thì hiệu quả công việc sẽ thấp. Vì thế ngời quản lý cần đào tạo, phát triển nhân viên sao cho họ có đợc tác phong, thái độ, kỹ năng và sự hiểu biết về công việc.
Mặt khác, cũng cần đào tạo và phát triển nhân viên tại chính nơi họ làm việc của họ, và cần lập ra kế hoạch trung hạn và dài hạn để đào tạo và phát triể đối với từng cá nhân, theo từng tuổi đời của họ.
Ngời quản lý nếu đào tạo và phát triển nhân viên cấp dới theo cách nh trên thì công việc của họ sẽ trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn,không những mang lại lợi nhuận cao hơn cho tổ chức trong lĩnh vực mà họ phụ trách mà còn tạo điều kiện tăng thêm thu nhập và sự tiến bộ trong đời sống của nhân viên cấp dới.
ý nghĩa của việc phát triển không chỉ bó hẹp nh đã nêu, mà ngời quản lý nếu khuyến khích và thúc đẩy đợc mối quan hệ dựa trên sự tin cậy và tin tởng lẫn nhau giữa nhà quản lý và nhân viên cấp dới, thì bản thân ngừời quản lý cũng học đợc nhiều điều trong quá trình đào tạo và phát triển nhân viên cấp dới.
Nhu cầu phát triển nhân viên cấp dới
Nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên cấp dới rất cần thiết khi:
• Sự đi xuống ( hiện tại và sắp tới) trong kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
• Sự thay đổi ( hiện tại hoặc sắp tới) trong môi trờng kinh doanh của công ty. • Sự suy giảm ( hiện tại và sắp tới) trong kết quả kinh doanh của các bộ phận
trong công ty.
• Phát sinh sự cố, khuyết tật trong chất lợng. • Có sự chậm chễ trong giao hàng.
• Có sự yếu kém về khả năng của nhân viên cấp dới
• Cần đạt đợc kết quả mong muốn, nâng cao hiệu quả công việc lên; • Có sự khập khiêng, không đồng bộ của các thiết bị hiện tạ;
• Thay đổi thiết bị và hệ thống sản xuất; • Cần sử dụng trang thiết bị máy móc mới; • Quá trình sản xuất không ổn định;
• Chậm chễ trong nghiên cứu và phát triển kỹ thuật;
• Có sự thay đổi môi trờng làm việc, sự thay đổi về thị trờng; • Thay đổi về chính sách, chiến lợc quản lý;
• Giảm sút tỷ suất lợi nhuận, mất ổn định và giảm tăng trởng;
• Giảm tính cạnh tranh trên thịh trờng nh: Chi phí, chất lợng, thị phần… • Xuất hiện đối thủ cạnh tranh;
• Cần ứng dụng hoạt động kinh doanh mới và sản xuất sản phẩm mới; • Cần phải hoàn thành công việc nào đó gấp;
• Thực hiện cải tiến mới;
• Nguồn nhân công hiện tại quá dập khuôn, cứng nhắc; • Bị lãnh đạo cấp trên khiển trách…
Tăng cờng khả năng tự trau dồi bản thân của nhân viên cấp dới
Cần Tăng cờng khả năng tự trau dồi bản thân của nhân viên cấp dới khi:
• Khi nhận công việc mới;
• Khi nhận trách nhiệm cao hơn;
• Khi đợc phân công công việc đòi hỏi khả năng cao hơn; • Khi đợc trao quyền hạn rộng hơn;
• Khi đã hoàn thành toàn bộ công việc;
• Khi cảm thấy mình sẽ đợc phân công công việc có trình độ cao hơn trong tơng lai;
• Khi cảm thấy mình có nghĩa vụ với gia đình;
• Khi cảm thấy mình cần thiết phải có mục tiêu cá nhân riêng; • Khi cảm thấy không hài lòng với khả năng của riêng mình; • Khi cảm thấy độc lập và sáng tạo hơn trong công việc;
• Khi cảm thấy hiểu biết và kỹ năng của bản thân trở nên lỗi thời và lạc hậu; • Khi đợc giao đào tạo nhân viên mới vào công tác;
• Khi đợc đề bạt;
• Khi đã hoàn thành mục tiêu ( một số công việc, kỹ năng, lối sống )… • Khi xuất hiện đối thủ cạnh tranh trong công việc;
• Khi thành công hay thất bại; • Khi gặp phải khách hàng khó tính;
• Khi khách hàng có sự bất tín nhiệm hay không hài lòng;
• Lãnh đạo cấp trên bày tỏ sự tin tởng, khuyến khích, hay kỳ vọng; • Khi có doanh nghiệp cạnh tranh xuất hiện;
• Khi bị cấp trên và đồng nghiệp đánh giá thấp hơn mong đợi; • Khi cấp trên tỏ ra kém năng lực;
• Khi không thể sử dụng đợc trang thiết bị tự động mới tại văn phòng; • …..
ý nghĩa của việc phát triển nhân viên cấp dới
Đối với ngời quản lý Đối với nhân viên cấp dới Đối với tổ chức
* Việc giao việc trở nên dễ dàng hơn.
* có thể biết đợc đặc điểm, khả năng, tiềm năng của nhân viên cấp dới
* Có thể tạo dựng đợc mối quan hệ tin cậy với nhân viên cấp dới.
* Có thể gắn kết dúng ngời, đúng việc.
* Hiểu đợc sự gắn kết, khả năng tại nơi làm việc * Hoàn thành đợc mục đích, mục tiêu đề ra. * Lập kế hoạch, chỉ đạo, kiểm soát, phối hợp diễn ra trôi chảy.
* Phản ánh đợc khả năng của ngời quản lý.
* Giúp ngời quản lý phát triển đợc khả năng của bản thân.
* Tạo cơ hội cho ngời quản lý tập trung sức lực vào nhiệm vụ quan trọng hơn. * Cuộc sống trở nên có giá trị hơn. * Có thể sử dụng dới dạng tự thực hiện và biểu thị.
* Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc đề bạt. * Làm cho dự tính và mục tiêu của lãnh đạo cấp trên chính xác hơn.
* Tránh đợc thất bại, đem đến sự thoả mãn công việc. * Tạo động cơ cho quá trình tự phát triển.
* Tính cách của lãnh đạo cấp trên trở nên rõ ràng hơn và tạo đợc lòng tin.
* Có đợc sự khuyến khích, tin cậy, kỳ vọng của lãnh đạo cấp trên.
* Đảm bảo đợc mục tiêu cá nhân
* Tạo ra sự can đảm của bản thân * Tránh đợc mặc cảm tự ty và lo lắng. * Hiểu đợc các lĩnh vực phù hợp cho quá trình tự phát triển.
* Có thể đào tạo nhân viên mới ngay tại văn phòng. * Chuẩn bị đợc các điều kiện cho sự tồn tại.
* Đạt đợc trách nhiệm đối với gia đình.
* Công việc có thể đợc thực hiện chính xác hơn.
* Loại bỏ đợc sự mất mát hay sửa chữa trong công việc.
* Tránh đợc tai nạn và rắc rối. * Cải thiện đợc công việc. * Đa đến các thói quen làm việc tốt.
* Tạo ra đợc môi trờng làm việc trong đó có sự khuyến khích và phát triển.
* Thiết lập đợc các quan hệ tin cậy lẫn nhau.
* Tạo ra đợc không khí làm việc tốt trong tổ chức.
* Có thể thực hiện công việc chuyển giao công nghệ, tạo truyền thống trong tổ chức. * Tạo ra khả năng dễ dàng thích ứng những thay đổi trong tơng lai.
* Thời hạn giao hàng có độ tin cậy lớn.
* Có thể đối phó đợc với bất kỳ sự thay đổi nào trên thị trờng. * Đảm bảo chắc chắn cho sự tồn tại và thinh vợng.
* Các chính sách có thể thực hiện đợc đầy đủ.
* Cải thiện đợc công việc. * Tránh đợc sự cẩu thả, mất cân đối.
* Đảm bảo đợc tính chính xác, nahnh chóng, hợp lý và dễ dàng cho quá trình hoạt động.
Chính sách đào tạo:
Điều trớc tiên ngời quản lý phải làm trong hoạt động quản lý là phải hiểu rõ và thiết lập đợc chính sách quản lý.
Điều này cũng đợc áp dụng trong việc đào tạo nhân viên. Đó là, ngời quản lý cần xem xét một cách cụ thể chính sách đào tạo của tổ chức, đào tạo cả ở nơi làm việc, đối với tất cả nhân viên cấp dới.
Các yếu tố sau đây có thể đợc coi là cơ sở cấu thành chính sách nh vậy:
• Thay đổi chính sách và chiến lợc quản lý nhằm đối phó với những thay đổi trong môi trờng mà tổ chức đang hoạt động ( xã hội, thị trờng, công nghệ )… • Thay đổi trong chính sách quản lý nội bộ phòng ban và nâng cao cấp độ quản lý
trong nội bộ tổ chức.
• Việc thiếu hiểu biết, kỹ năng hay thái độ không tốt của nhân viên cấp dới ảnh h- ởng tới kết quả làm việc của ngời quản lý.
• Cần tăng cờng kỹ năng và khả năng của nhân viên cấp dới nhằm đáp ứng đợc công nghệ tiên tiến, thay đổi về thị trờng, cấu trúc xã hội, hoặc những thay đổi trong các điều kiện quốc tế trong tơng lai, có thể dự đoán trớc.
• Cần cải thiện kỹ năng và khả năng của nhân viên cấp dới để thay đổi việc phân công trong tổ chức cho phù hợp về nhân sự, hệ thống, thiết bị, và các thay đổi khác.
• Tạo ra triển vọng về công việc của công ty đối với đội ngũ nhân viên
• Định rõ kế hoạch và mục tiêu nghề nghiệp của từng cá nhân nhân viên cấp dới.
Chính sách đào tạo của tổ chức đợc chuẩn bị không phải chỉ để cho ngời quản lý suy nghĩ, mà chính sách đó còn cần làm rõ và chia sẻ với nhân viên cấp dới. Nếu ngời quản lý không chú ý đến điều này, nhân viên cấp dới sẽ không bao giờ hiểu rõ một cách đầy đủ những gì họ cần học tập để hoàn thành công việc đợc giao bằng chính sự cố gắng của họ.
Những điểm cần lu ý trong chính sách đào tạo:
•Nội dung kỹ năng đào tạo đi cùng với mục tiêu và tiêu chuẩn đào tạo •Thời hạn trớc đào tạo và thời gian kết thúc đào tạo
•Phơng pháp đào tạo
Khi chuẩn bị một phơng pháp đào tạo cụ thể, dựa trên chính sách đào tạo, ngời quản lý trớc hết phải phân biệt rõ sự khác nhau giữa: “ Nhu cầu công việc cần đào tạo” và “ Khả năng của nhân viên cấp dới đang có”, để xem kế hoạch đó phục vụ nhu cầu đào tạo cho cá nhân hay cho toàn tập thể nhân viên trong bộ phận đó.
Yêu cầu về mặt phẩm chất:
Ngời quản lý khi bắt đầu lập kế hoạch đào tạo cho nhân vên cấp dới, trớc hết, phải kiểm tra nhân viên cấp dới xem họ có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt kỹ năng đối với công việc mà họ phụ trách hay không. Qua đó, ngời quản lý làm rõ hơn các phẩm