đề sẽ đến chứ không phải bàn về bản chất của sự việc
Làm thế nào để phân biệt việc thiếu kiểm soát và kiểm soát thái quá
• Đối chiếu và so sánh giữa mục tiêu kiểm tra với nhân lực, nguồn lực và chi phí dùng để kiểm tra
• Số lợng và chất lợng các biện pháp kiểm tra
• ảnh hởng đối với công việc ( Xảy ra tình trạng lãng phí, bất ổn định và bất hợp lý; việc duy trì chu trình an toàn - dễ dàng - đúng đắn - nhanh chóng; các bối cảnh về đạo đức của mỗi cá nhân nhân viên; các điều kiện cho toàn bộ nơi làm việc.
Bài 8 Kiểm Soát T143, 144, 145,146,149
• Bạn nhận xét gì về câu chuyện sự nhầm lẫn trong Báo cáo về chất l“ -
ợng kém”
• Bạn nhận xét gì về cách quản lý của trởng phòng Kawaguchi
• Bạn nhận xét gì về việc nhầm lẫn khi trả tiền
• Bạn nhận xét gì trong câu chuyện xảy ra tại một một cửa hàng
Kiểm soát
Kiểm soát là việc so sánh và đối chiếu các tiêu chuẩn đề ra với kết quả đạt đợc, nghiên cứu các biện pháp để đạt đợc mục tiêu đề ra. Mặt khác, trong trờng hợp dự đoán vấn đề phát sinh, nó còn bao gồm cả việc tiên liệu trớc vấn đề.
Trong tổ chức, có rất nhiều biện pháp để tiến hành kiểm soát. Ngoài việc nh: Lập bảng biểu, bản ghi chép, bản phân công thời gian, kế hoạch công việc mà ng… ời quản lý thực hiện nh: Nói chuyện với nhân viên cấp dới, truyền đạt các thông báo và bản ghi nhớ cũng coi là kiểm soát.…
Nói chung, các hoạt động nh “ Quan sát và định lợng”, “ Kiểm tra so sánh và đánh giá” “Bổ sung và chỉ đạo” cũng rất cần thiết cho việc kiểm soát.…
“ Quan sát và định lợng” liên quan đến việc kiểm tra, quan sát tình hình, tính
toán, tiếp nhận kiểm tra, thông báo và xác nhận Đây là b… ớc đầu tiên của kiểm soát, đòi hỏi sự quan tâm sâu sát và giải quyết vấn đề một cách thận trọng trong suốt giai đoạn “ Nắm vững thực tiễn .”
“ Kiểm tra so sánh và đánh giá ” Là việc so sánh với kế hoạch đề ra, đánh giá
thực trạng, tìm ra các nguyên nhân và nhân tố tác động đến thực trạng đó. Đây là giai đoạn suy nghĩ về thực tế, giai đoạn “động não”.
“Bổ sung và chỉ đạo ” là việc điều chỉnh việc đi quá giới hạn đề ra, loại bỏ trở
ngại, chuẩn bị điều kiện cải thiện tình hình. Đây là giai đoạn “ Hành động cụ thể”
Các biện pháp sửa chữa Định lượng kết quả Phát hiện sự khác biệt Kế hoạch Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn
Các công cụ kiểm soát và việc kiểm soát sai lệch
I. Các vấn đề sau đây cần đợc lu ý khi lựa chọn và sử dụng các công cụ kiểm soát:
Trong quá trình lựa chọn Trong quá trình sử dụng
- Nên phù hợp với mục tiêu (Khả năng đáp ứng mục tiêu)
- Không nên cản trở công việc ( Tính hiệu quả)
- Nên đơn giản hoá vấn đề (Tính đơn giản, thực tế và sự dễ dàng)
- Không nên tốn kém nhiều ( Tính kinh tế) - Có khả năng để thực hiện ( Tính hợp lý,
thực tế, an toàn)
- Có độ chuẩn xác và tin cậy ( Độ chuẩn xác)
- Tiếp nhận đợc các điểm chính và thiết yếu ( Tính hiệu quả, mức độ phù hợp, khả năng đáp ứng mục tiêu)
- Nên kỹ lỡng và hài hoà ( Tính tổng thể, tính mục tiêu)
- Nên đảm bảo thời gian ( Có thời gian hợp lý)
- Nên đặt đúng chỗ ( Có vị trí hợp lý) - Không nên làm mất hứng thú ( Tính dễ
dàng, hợp lý)
- Nên đảm bảo sự độ an toàn ( Tính an toàn)
Việc tự kiểm soát của nhân viên cấp dới
1. Kiểm soát bên ngoài và sự tự kiểm soát:
Kiểm soát bên ngoài:
- Lãnh đạo cấp trên kiểm soát công biệc của nhân viên cấp dới ( Nhân viên cấp dới thực hiện công việc và lãnh đạo cấp trên giám sát)
- Khi việc kiểm soát của lãnh đạo cấp trên vợt quá giới hạn nào đó, nó sẽ trở thành kiểm soát thái quá hay can thiệp quá sâu vào công việc.
- Nhân viên cấp dới trong thời gian tiến hành công việc mà họ chịu trách nhiệm, cần sự kiểm soát của lãnh đạo cấp trên và tạo nên cơ chế kiểm soát kép.
Tự kiểm soát:
- Trái với kiểm soát bên ngoài tự kiểm soát dựa trên nguyên lý nhân viên cấp dới tự kiểm tra và giải quyết công việc.
- Giải thích về “ chứng cứ và hoàn cảnh thực tế” đi cùng với đa ra “ h- ớng dẫn và chỉ đạo” sẽ làm cho nhân cấp dới “hiểu đúng” về công việc cần thực hiện, trên cơ sở “ chia sẻ điều kiện” tạo ra khả năng tự kiểm tra của nhân viên cấp dới.
Môi trương bên ngoài
Cấp trên
Cấp dưới
ý thức làm việc tốt
Tin tưởng lẫn nhau
Tự kiểm soát
Nhân viên hiểu đúng vấn đề
Các chỉ đạo và giải thích cho nhân viên Chứng cứ và hoàn cảnh thực tế Chia xẻ các điều kiện
- Khi thực hiện phơng pháp này ngời quản lý sẽ có đợc “ nơi làm việc có ý thức làm việc tốt” và mối quan hệ giữa ngời quản lý và nhân viên cấp dới trở nên mật thiết tin tởng lẫn nhau.
Bài 9: Sự phối hợp
Phối hợp là gì ?
Phối hợp là việc liên hệ với một ngời nào đó có quan hệ trong công việc về vấn đề đặc biệt nào đó và tình hình chung nào đó, phân tích, điều hòa và cân đối sao cho ngời quản lý có thể tiến hành công việc một cách thuận lợi. Đơn giản là những ngời cùng chung mục tiêu và tình huống, không chỉ cùng nhận thức nh nhau, mà còn chung ý chí về giải quyết vấn đề và ý trí về vai trò nhiệm vụ, bao gồm cả việc nâng cao khí thế làm việc.
Phối hợp là công cụ không thể thiếu đối với nhà quản lý để mang lại sự mềm dẻo và tính cơ động trong hoạt động quản lý, tổ chức.