I. Những điểm cần kiểm tra khi lập kế hoạch:
1 Cách nói trực tiếp:
- Trong trờng hợp
- Trong trờng hợp cần có sự kiểm soát chặt chẽ - Trong trờng hợp khẩn cấp
Ngời quản lý chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung chỉ đạo
Về nguyên tắc khi nhân viên cấp dới nhận đợc sự chỉ đạo của cấp trên không đ- ợc đa ra các ý kiến hay tự ý thêm vào các ý kiến cá nhân của mình.
Ví dụ: “ Cô Arita, hãy đánh cho tôi tài liệu này giống nh bản gốc và gửi đi ngay bằng đờng chuyển phát đặc biệt”
2 . Yêu cầu:
- Trong trờng hợp thông thờng
- Trong các trờng hợp có sự thêm bớt thông tin
Nhân viên cấp dới cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chỉ đạo của cấp trên
Về nguyên tắc khi nhân viên cấp dới nhận đợc sự chỉ đạo của cấp trên có thể đợc phép phát huy dáng kiến của mình để thực hiện công việc.
Ví dụ: Cô Arita, cô hãy tham khảo ví dụ này để suy nghĩ cách thức làm bản báo cáo về tình hình sản xuất của công ty xem có đợc không?”
3. Hội ý:
- Trong trờng hợp muốn phát huy vai trò của đối phơng - Trong trờng hợp có ý định đào tạo đối phơng
- Trong trờng hợp muốn đối phơng phát huy tinh thần trách nhiệm cao hơn.
Ngời quản lý và nhân viên cấp dới cùng có vai trò nh nhau.
- Trong trờng hợp thực hiện công việc chỉ cần dựa vào sự gợi ý là đủ
- Nhằm để khuyến khích hoặc nâng cao tinh thần hăng hái trong công việc - áp dụng đối với những ngời có khả năng làm việc tốt
- áp dụng đối với những ngời luôn có chí tiến thủ trong công việc - Sử dụng nh một công cụ để huấn luyện nhân viên cấp dới
Nhân viên cấp dới cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung chỉ đạo của cấp trên.
Ngời quản lý cần phải làm cho nhân viên cấp dới hiểu và tự chịu trách nhiệm về công việc của mình và khuyến khích họ hoàn thành công việc đó.
Ví dụ: “ Văn phòng của chúng ta sẽ rộng rãi hơn nếu chúng ta sắp xếp lại các bàn làm việc phải không?”
5. Mời chào:
- Trong trờng hợp giao việc mà không thể dùng quyền lực để ép nhân viên cấp dới thực hiện.
- Trong trờng hợp công việc đợc giao nằm ngoài trách nhiệm của nhân viên cấp dới.
- Trong trờng hợp công việc đợc giao có sự khó khăn và nguy hiểm
Ngời quản lý chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung chỉ đạo. Đồng thời , ngời quản lý cũng cần sự giúp đỡ và nghe ý kiến từ cấp dới khi cần thiết.
Ví dụ: “ Tối nay chúng ta cần làm việc, ai có thể ở lại tối nay đợc nhỉ?”
Thông qua việc tự mình nói với mình
Bạn cần hiểu một cách đầy đủ các điều kiện và tình hình mà đối phơng đang có và tìm những lời nói của ngời quản lý với ý chí và niềm tin của bạn khuyến khích đối phơng làm công việc mà bạn mong muốn.
Việc mợn tên của cấp trên với kiểu: “ Cáo già đội lốt hổ ” để ra lệnh, hay lạm dụng trách nhiệm của ngời quản lý với thái độ hách dịch kiể: “ Ta là ngời chịu trách
nhiệm ở đây ” để ra lệnh, sẽ tự làm mất quyền và sự chỉ đạo của mình.
Hãy nhất quán và hoàn thiện:
Việc chỉ đạo cần đa ra đầy đủ một lần, không nên để chỉ đạo mà trong trong tình trạng nhận thức không đầy đủ, không thể hiện đợc mục đích, nhiệm vụ, công việc và các điều kiện có liên quan, đồng thời cũng không nên thêm thắt thông tin để tạo ra sự khập khuyễnh không ăn khớp.
Trong nhiều trờng hợp, một số nội dung cụ thể vẫn có thể thêm bớt hoặc loại bỏ, chủ động sử dụng cách thức phù hợp với khả năng và mong muốn của mìnhkhi cảm thấy đối phơng có biểu hiện nhiệt tình quan tâm. Tuy nhiên cũng cần đa ra các điểm, mục đích và mục tiêu chính để đối phơng hiểu một cách rõ ràng. Hơn nữa, việc chỉ đạo nhất quán sẽ làm cho ngời quản lý vợt qua đợc sự nghi ngờ và do dự của bản thân, làm cho họ bày tỏ và khẳng định “ ý định” và “trách nhiệm về kết quả” của ngời quản lý.
Không để sai sót trong quá trình thực hiện:
Khi chỉ thị đa ra bằng lời không đầy đủ, nên truyền đạt mệnh lệnh cụ thể bằng việc ghi chép. Kể cả khi bạn đã đa ra mệnh lệnh bằng văn bản, cũng vẫn nên kiểm tra xem ngời nhận mệnh lệnh đó đã hiểu chính xác nội dung việc chỉ đạo cha. Có nghĩa là, việc truyền đạt thông tin không nên chỉ theo một chiều, mà nên tạo lập đợc sự hiểu ý lẫn nhau.
Tạo ra sự quan tâm và nhiệt tình của nhân viên cấp dới:
Việc chỉ đạo không chỉ đơn giản là việc truyền đạt thông tin, mà nó còn tạo ra sự khích lệ và nhiệt tình chấp nhận thử thách của đối phong. Vì thế, cần phải thay đổi cách nói lựa theo đối phơng. Mặt khác cũng cần phải gắn đối phơng với tầm quan trọng của công việc, với sự đóng góp của họ cho tổ chức, và thêm vào đó cần nói rõ cả lợi thế mà ngời đó có đợc khi công tác với ngời chỉ đạo.
Hay nói cách khác, để phát huy tính tự chủ, tính sáng tạo của nhân viên cấp dới, tạo điều kiện cho họ nâng cao năng lực bản thân, ngời quản lý phải lấy sự động viên khuyến khích, tin tởng nhân viên cấp dới làm điều cơ bản và cốt lõi cho t tởng chỉ đạo của mình.
Tình huống đa ra mệnh lệnh:
Mặc dù “Chỉ thị” và Mệnh lệnh“ ” đã đợc nhân viên cấp dới tiếp nhận nhng không thể trông chờ vào hành động tự phát của họ. Trong các trờng hợp hành động thông thờng, để có đợc sự chủ động trong việc giải quyết các vấn đề quan trọng, cần phải giải thích rõ ràng và đầy đủ cho nhân viên cấp dới hiểu rõ mọi vấn đề và ý nghĩa của việc giải quyết vấn đề đó.
Khi nhân viên cấp dới thấu hiểu một cách rõ ràng “ Thực trạng của vấn đề” mà thuộc phạm vi, trách nhiệm của họ và phòng làm việc của họ, thì họ sẽ tự nhận thức đ- ợc nghĩa vụ và trách nhiệm, và họ sẽ chủ động thực hiện công việc một cách tự nguyện.
Đối với ngời quản lý thì sao? Ngời quản lý cũng phải nhận mệnh lệnh từ cấp trên của họ, cũng phải tự tạo cho mình nghĩa vụ và phơng trâm hành động trên cơ sở nắm vững một cách chính xác nguyên nhân và điều kiện để có đợc mối quan hệ của chính họ với mục tiêu tổng thể của tổ chức, sự tin tởng của cấp trên, hoạt động của từng phòng ban có liên quan, những tác động từ bên ngoài…
Trong Bối cảnh đó cả nhân viên cấp d“ ” ới và ngời quản lý sẽ phải cùng vận động.
Cách thức đa ra sự chỉ đạo đúng đắn 1. Thông qua việc tự mình nói với mình