II. Tình hình kinh doanh khai thác và quy trình nghiệp vụ của một số loại hình dịch vụ phục vụ hoạt động chuyên chở hàng
1. Dịch vụ làm hàng.
1.3. Quy trình nghiệp vụ của dịch vụ làm hàng của VNA.(Theo giáo trình phục vụ hàng hóa của Xí nghiệp Thơng mại mặt đất Nội Bài 12/2001 và Điều lệ vận
vụ hàng hóa của Xí nghiệp Thơng mại mặt đất Nội Bài 12/2001 và Điều lệ vận chuyển hàng hóa quốc tế của TCTHKVN năm 1993).
a) Quy trình làm hàng thông thờng:
Các quy định về đóng gói, đánh ký mã hiệu, dán nhãn kiện hàng phải đợc tiến hành phù hợp với các quy định của IATA.
b) Quy trình làm hàng đối với một số hàng hóa đặc biệt:
* Đối với hàng nặng, hàng qúa kích cỡ:
- Tiến hành đóng gói bao bì theo những quy định sau:
+ Hàng nặng và quá kích cỡ nh máy móc, xe vận hành, những sản phẩm bằng thép phải đóng gói sao cho dễ vận chuyển nghĩa là hàng phải đợc lắp đặt sao cho có các giá và phải đặt đợc trên 1 mặt phẳng để dễ dàng nâng lên đợc;
+ Các loại xe tự hành với động cơ đốt trong nh ô tô, xe máy.. phải tháo sạch xăng trớc khi vận chuyển;
+ Những loại xe có hệ thống ắc quy ớt hoặc khô thì yêu cầu ắc quy phải ngắt điện, đóng gói riêng.
- Dán thẻ, nhãn hớng dẫn phục vụ:
+ Nhãn “Heavy” (HEA): Hàng nặng hoặc/và; + Nhãn “Fragile”: Dễ vỡ hoặc/và;
+ Nhãn “This Way Up”: Chỉ theo chiều mũi tên.
- Quy trình chất xếp hàng: Nhân viên sân bay sẽ tiến hành chất xếp hàng theo các nguyên tắc sau:
+ Phải xếp trên mâm (pallet) và phải chằng buộc trớc khi cho lên khoang hàng của máy bay, không xếp những kiện hàng nặng vào thùng LD3 và thùng DQF - DPE (Bảng 4) theo quy định của TCTHKVN;
+ Khi chất xếp rời phải đặc biệt chú ý đến giới hạn trọng lợng cho phép chất xếp trên hầm hàng và sàn máy bay;
+ Sử dụng ván kê để tăng diện tích tiếp xúc giữa vật chất xếp và khoang hàng để phân bố đồng đều trọng lợng, phải xếp những kiện hàng nặng vào vị trí trọng tâm của ULD;
+ Khi chất xếp các loại hàng có hình ống, thì ống phải đợc chằng buộc đảm bảo tránh không để bị lăn trong qúa trình bay. Do lới ngăn hầm không thể giữ cố định ống nên có thể sử dụng dây chằng hoặc dây thừng có móc trực tiếp vào miệng ống đồng thời sử dụng các đai giữ. Khi chất xếp trên mâm với số lợng lớn, ống phải đợc chằng buộc chắc chắn bằng các dụng cụ thích hợp nh: đai, dây chằng, tấm chắn ở 2 đầu để ngăn không cho ống lao lên phía trớc hoặc dồn về phía sau (đặc biệt khi máy bay hạ cánh) tránh làm hỏng vách ngăn hầm hàng hoặc chốt chèn ngang.
* Đối với hàng hóa dễ h hỏng:
Hàng dễ h hỏng là những loại hàng do bản chất của nó nên dễ bị h hỏng hay mục rữa do thay đổi khí hậu, nhiệt độ, áp suất, độ cao; do thời gian chuyển tiếp quá dài Hàng dễ h… hỏng bao gồm: Hoa qủa tơi; Cây trồng; Rau tơi; Thịt tơi;
Hải sản tơi sống; Trứng ấp; Vacxin và các dụng cụ y tế; Báo chí.
- Thủ tục đóng gói và dán nhãn hàng hóa:
Vật liệu đóng gói hàng dễ h hỏng thờng đợc sử dụng:
+ Hộp carton polystyren (hộp nhựa xốp cách nhiệt/stirofoam); + Túi/tấm lót polyethylene;
+ Hộp carton làm bằng ván ép từ sợi xơ;
Nhiều loại hàng dễ h hỏng đòi hỏi phải có bao bì đóng gói trong và ngoài để bảo vệ. Các loại hàng ớp lạnh phải sử dụng kiểu đóng gói kết hợp. Hiện các nhân viên làm hàng sân bay áp dụng 1 số phơng pháp đóng gói sau để giữ cho những hàng dễ h hỏng ở nhiệt độ nh mong muốn:
+ Dùng 1 lợng đá ớt, đá khô đóng gói cùng hàng khi chất xếp lên ULD;…
+ Sử dụng những phơng pháp cách nhiệt để bảo vệ hàng khỏi những tác động của nhiệt độ bên ngoài.
Ngoài những quy định chung nêu trên, Gíáo trình cũng đa ra một số quy định đóng gói đối với một số loại hàng dễ h hỏng:
+ Đối với hàng rau quả: Rau quả phải đợc đóng trong những thùng thông thoáng có khả năng giữ cho rau quả không bị nát và thâm lại. Thờng đợc đóng trong những hộp nhỏ. Trong quá trình đóng gói rau quả thì đá khô không bao giờ đợc dùng làm chất làm lạnh cho các loại rau quả.
+ Đối với thịt và các thực phẩm từ thịt: Thịt tơi cần đóng gói trong những bao bì chống chảy nớc (các hộp carton lót bằng ván ép). Việc đóng gói tất cả các sản phẩm từ thịt phải đúng tiêu chuẩn luật pháp của các nớc XK và NK. Nếu dùng đá khô nh chất làm lạnh, cần tuân thủ theo IATA - DGR/2002.
+ Đối với cá và hải sản (tơi sống, ớp lạnh, đông lạnh): Cá và hải sản phải đợc đóng gói bằng vật liệu chống rò rỉ đáp ứng đợc những yêu cầu phục vụ hàng ớt. Các bao bì đóng gói phải đủ chắc để có thể chất hàng từng lớp. Có thể dùng đá khô nh chất làm lạnh để giữ cho hàng đợc tơi và ở khoảng nhiệt độ thấp nhất có thể.
- Tiến hành dán nhãn mác:
Nhân viên làm hàng có trách nhiệm đánh dấu trên tất cả các kiện hàng dễ h hỏng (đặc biệt là các kiện hàng chứa hải sản sống hay hải sản đông lạnh) các thông tin sau: Tên và địa chỉ của ngời nhận; Số điện thoại của ngời nhận; Số kiện; Những thông tin đặc biệt về bản chất của hàng; Khi có đá khô đợc sử dụng nh chất làm lạnh, bên ngoài bao bì phải đánh dấu trọng lợng tịnh của đá khô theo nh quy định trong IATA - DGR/2002.
Cần đảm bảo tất cả các lô hàng dễ h hỏng đợc dán nhãn “Perishable”. Ngoài ra, khi cần bên ngoài bao bì và thùng chứa hàng dễ h hỏng phải dán thêm nhãn chỉ
hớng chuẩn của IATA (This Way Up) (đặc biệt khi vận chuyển hàng dễ h hỏng đ- ợc liệt vào “Hàng ớt”). Nếu hàng h hỏng đợc vận chuyển với đá khô nh chất làm lạnh, nhân viên làm hàng cần tuân thủ theo quy định dán nhãn áp dụng cho hàng nguy hiểm. Khi hàng đợc chất vào ULD, nhãn thẻ ULD phải điền ký hiệu “PER”.
- Thủ tục chất xếp và bảo quản: + Các yêu cầu chất xếp và bảo quản:
ã Lô hàng phải để ở nơi tránh ánh nắng mặt trời;
ã Bảo quản hàng trong những kho làm lạnh, mát hoặc ở những nơi có hệ thống thông gió và phải điều chỉnh nhiệt độ cho phù hợp với hàng;
ã Khi chất hàng phải nhẹ tay sao cho những lớp hàng ở dới không bị h hỏng do các hàng ở bên trên chồng lên;
ã Các kiện hàng dễ h hỏng phải luôn đợc chất xếp, bảo quản đúng theo chỉ dẫn trên nhãn, mác;
ã Một số loại hàng dễ h hỏng phải xếp cách ly với các hàng hóa khác;
ã Bố trí thời gian nhận hàng từ ngời gửi cũng nh giao hàng cho ngời nhận càng nhanh càng tốt, hạn chế thời gian lu tại các đầu sân bay.
Quy trình chất xếp và bảo quản đối với 1 số hàng cụ thể:
+ Đối với hoa và cây thực phẩm: Nếu sử dụng ULD mở, thì khi chất xếp không đợc dùng tấm nhựa trùm. Xếp hàng theo từng lớp và phải luôn nhẹ tay. Phải chú ý chất xếp theo đúng nhãn chỉ dẫn (xếp theo chiều mũi tên), xếp hàng ở nơi râm mát, tránh ánh nắng mặt trời, không để lạnh nếu không có sự yêu cầu của ng- ời gửi. Phải luôn điều chỉnh nhiệt độ trong kho hàng tại sân bay để giữ cho hoa tơi, cây xanh không bị héo, không đợc để ở nhiệt độ nóng quá hay lạnh quá. Hoa tơi không đợc xếp trực tiếp xuống sàn hay thành của máy bay, không đợc xếp cùng trong 1 hầm hàng với quả tơi và rau tơi vì khí ethylene tỏa ra làm héo hoa.
+ Đối với rau quả: Nếu xếp hàng vào những ULD mở, thì không đợc trùm tấm nhựa. Cần xếp hàng ở nơi râm mát, tránh ánh nắng mặt trời. Khi chất hàng phải nhẹ tay tránh làm hỏng, nát hàng ở lớp dới. Khi xếp phải theo chiều mũi tên. Một số rau quả cần điều chỉnh nhiệt độ nh măng tây, dâu tây vận chuyển đờng dài. Các loại rau quả cần đợc bảo quản trong kho lạnh ở nhiệt độ từ 2 C đến 7 C.° °
làm nóng hàng. Phải đảm bảo khoảng trống giữa các kiện hàng chứa rau quả có độ ẩm cao nh rau diếp và cần tây.
+ Đối với thịt và các sản phẩm từ thịt: Việc chất xếp và bảo quản phải theo những quy định sau:
ã Tất cả các SP từ thịt phải đợc làm trong điều kiện vệ sinh tốt và phải đảm bảo giữ sạch sẽ ULD, hầm hàng máy bay, các thiết bị kho tàng mặt đất;
ã Cần sử dụng kho lạnh và các thiết bị làm lạnh trong quá trình phục vụ các sản phẩm thịt ở bất kỳ nơi nào, mọi lúc đặc biệt từ khi nhận hàng đến khi chất xếp hàng và từ lúc dỡ hàng đến khi giao hàng. Ví dụ nh thịt tơi cần giữ ở nhiệt độ từ 0°
C đến 5 C (32 F đến 41 F); thịt đông lạnh cần giữ nhiệt độ d° ° ° ới -12 C (10 F)° ° … ã Khi chất xếp lên ULD, trớc tiên là mâm thùng phải lót bằng tấm nhựa. Dùng tấm lót đủ rộng để bọc xung quanh hàng (niêm phong bảo vệ hàng qua tấm nhựa). Nếu cần thêm chất làm lạnh (nh đá khô) thì đặt lên trên đỉnh;
ã Khi xếp hàng vào mâm phải bọc lớp nhựa bên ngoài bao bì và chằng lới;
ã Trớc khi chất hàng lên hầm hàng máy bay cần phải lót hầm hàng bằng một tấm nhựa. Tấm nhựa này phải đủ rộng để bọc đợc hết xung quanh hàng. Phải dùng một vật liệu chống thấm lót dới đáy của lô hàng. Khi xếp xong hàng phải dùng dây chằng để buộc chặt với tấm nhựa bọc hàng.
+ Đối với cá và hải sản: Bất cứ lúc nào, nơi nào đều phải giữ cá, hải sản ở nhiệt độ tối đa là 5 C . Cá ° ớp lạnh phải giữ ở nhiệt độ dới -12 C. Cá và hải sản°
sống đợc liệt vào hàng động vật sống vì vậy mọi quy trình vận chuyển phải tuân theo “Quy định vận chuyển động vật sống của IATA”.
Thông qua quy trình làm hàng của VNA, ta có thể nhận thấy là về cơ bản VNA hoàn toàn tuân thủ các quy định quốc tế về làm hàng đặc biệt là các quy định của IATA về đánh ký mã hiệu, đóng gói, dãn nhãn hàng thông thờng, hàng đặc biệt nh hàng động vật sống, hàng ớt, Điều này có thể lý giải tại sao VNA…
trong quá trình đào tạo nhân viên làm hàng cũng nh thực hiện nghiệp vụ làm hàng đều sử dụng các quy định, giáo trình mà Hãng ban hành trên cơ sở tuân thủ các quy định của IATA.