Đánh giá quy trình thanh tốn phương thức Tín dụng Chứng từ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Nam Á – Chi nhánh Quang Trung
Ngân hàng đã áp dụng những cơng nghệ tiên tiến, hiện đại quốc tế giúp cho quy trình ngày càng nâng cao như tham gia hệ thống SWIFT giúp thơng tin được truyền đi với tốc độ cao và chính xác.
Hệ thống lưu trữ thơng tin đầy đủ và bảo mật với hệ thống máy vi tính nối mạng tồn ngân hàng để quản lý thơng tin về khách hàng, về tất cả giao dịch đối với Ngân hàng Nam Á và bằng chứng từ giấy. Tạo điều kiện cho hoạt động tìm kiếm lịch sử thơng tin khách hàng trong nghiệp vụ chiết khấu.
Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số bất cập như:
- Nghiệp vụ thanh tốn theo phương thức TDCT chủ yếu tập trung ở Hội sở, ngồi ra chỉ phát sinh tại một vài chi nhánh. Điển hình là Chi nhánh Quang Trung, giao dịch chủ yếu là với những khách hàng lâu năm. Chuyên viên TTQT thưc hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, thu phí, kiểm tra BCT. Tuy nhiên, Hội sở sẽ kiểm tra lại, điều đĩ tốn nhiều thời gian cho khách hàng.
- Nghiệp vụ chiết khấu chứng từ chủ yếu áp dụng cho những khách hàng lâu năm và thân thiết.
- Đội ngũ nhân viên trẻ, chưa cĩ kinh nghiệm nhiều.
Một số giải pháp chuẩn hĩa quy trình nghiệp vụ thanh tốn Tín dụng Chứng từ
Thứ nhất, đối với nghiệp vụ nhận và xử lý Bộ chứng từ thanh tốn bằng L/C:
Nếu BCT cĩ sai sĩt hoặc bất hợp lệ, ngân hàng khơng nên chỉ yêu cầu miệng
đối với các khách hàng quen thuộc, như vậy khơng cĩ tính pháp lý, sẽ rủi ro cho ngân hàng khi xảy ra tranh chấp sau này. Tốt nhất ngân hàng nên yêu cầu cơng ty phải cĩ giấy chấp nhận sai sĩt hoặc bất hợp lệ với chi tiết cụ thể. Giấy này phải do người cĩ thẩm quyền của cơng ty hoặc người được ủy quyền ký.
Kiểm tra chứng từ là giai đoạn quan trọng vì sẽảnh hưởng đến việc chấp nhận thanh tốn sau này của ngân hàng nước ngồi. Để đảm bảo tính khách quan và
chính xác, tránh sai sĩt đáng tiếc gây chậm trễ việc thanh tốn, chứng từ trước khi gửi phải được kiểm chéo qua 2 tay. Đồng thời, các sai sĩt trong BCT là khác nhau và riêng biệt mà địi hỏi các Thanh tốn viên phải cĩ dịp gặp phải để tích lũy kinh nghiệm theo thời gian.
Ngồi ra, NAB cần xây dựng một quy định về thời gian xử lý chứng từ cụ thể, nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và tránh mất thời gian của doanh nghiệp.
Thứ hai, trong giai đoạn tiếp nhận và thơng báo L/C
Trong nghiệp vụ thanh tốn hàng XK, ngân hàng nước XK thường đĩng vai trị là ngân hàng thơng báo. Ngân hàng thơng báo khơng bị ràng buộc trách nhiệm phải thanh tốn. Trong thực tế, ngân hàng thơng báo cĩ thể nhận được thư tín dụng bằng
điện khơng đầy đủ hay khơng rõ ràng do sai mã test hoặc khơng xác định được mẫu điện. Trong trường hợp này, ngân hàng phải thơng báo yêu cầu ngân hàng phát hành mở lại L/C đĩ hay cung cấp mã test chính xác để phịng ngừa thư
tín dụng giả mạo.
Theo điều 14b của UCP 600 thì ngân hàng cĩ 5 ngày làm việc để kiểm tra và thơng báo tới doanh nghiệp. Như vậy, Thanh tốn viên sau khi kiểm tra BCT xong sẽ chuyển cho Kiểm sốt viên kiểm tra lại, nếu chưa hợp lệ, Kiểm sốt viên sẽ trả
lại BCT chưa hợp lệ này cho Thanh tốn viên, nếu hợp lệ, Kiểm sốt viên chuyển BCT này cho lãnh đạo phịng ký duyệt. Nếu lãnh đạo phịng nhận thấy BCT này khơng hợp lệ sẽ chuyển lại cho Thanh tốn viên, trường hợp hợp lệ thì chuyển lên lãnh đạo chi nhánh để được ký duyệt. Việc kiểm tra kỹ lưỡng như vậy sẽ hạn chế
tối đa rủi ro trong quá trình tác nghiệp.
Giai đoạn tiếp nhận L/C thơng qua mạng SWIFT: Do phải in ra rồi mới gửi kèm các chứng từ khác để thơng báo cho khách hàng dễ dẫn đến tình trạng thất lạc của thư gửi cho khách hàng qua đường bưu điện hay mất thời gian chờ bưu điện gửi L/C đến. Vì vậy, khi nhận được L/C thì ngân hàng nên thơng báo sơ bộ cho khách hàng bằng fax hay email để khách hàng cĩ thơng tin kịp thời mà chuẩn bị
hàng XK. Sau đĩ mới gửi L/C qua đường bưu điện bằng hình thức chuyển phát nhanh cĩ đảm bảo để tránh tình trạng thất lạc.