Rủi ro trong phương thức thanh tốn TDCT cĩ nguyên nhân từ chính những yếu kém trong nghiệp vụ của các doanh nghiệp XNK và chính họ là người gánh chịu những thiệt hại nặng nề từ những rủi ro đĩ. Bởi vậy, yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp XNK là:
Hỗ trợ cho quá trình TTQT tại ngân hàng và nâng cao trình độ nghiệp vụ ngoại thương và TTQT cho nhân viên làm cơng tác XNK:
- Ghi đúng các nội dung trong chứng từ và kiểm tra thật kỹ các chứng từđểđảm bảo các nội dung trên chứng từ khớp với nhau, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ khi xuất trình cho ngân hàng, khai báo đúng với những giấy tờ xuất trình cho ngân hàng trên phiếu nộp chứng từ. Ngồi ra, để giúp nhân viên TTQT kiểm tra chứng từ dễ
dàng và nhanh chĩng hơn, doanh nghiệp cần kẹp bản gốc và bản sao của từng loại chứng từ chung với nhau và cho tất cả chứng từ vào một phong bì riêng khi đem đến ngân hàng để tránh thất lạc.
- Các doanh nghiệp cần nhanh chĩng cửđại diện đến ngân hàng để bổ sung Tờ khai Hải quan, tránh để ngân hàng nhắc nhở, hoặc để nhận các giấy báo thu phí, các chứng từ khác càng sớm càng tốt, như vậy thời gian thưc hiện nghiệp vụ sẽ nhanh hơn.
- Doanh nghiệp cần bố trí đội ngũ nhân viên thơng thạo nghiệp vụ ngoại thương, trình độ pháp lý trong Thương mại Quốc tế làm cơng tác XNK. Chủđộng nắm bắt thời cơ, thận trọng khi đàm phán ký kết hợp đồng, hợp đồng phải cụ thể, chính xác, rõ ràng, đầy đủ các điều khoản, nêu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên, phạm vi và
đối tượng xử lý khi cĩ tranh chấp xảy ra. Tránh những từ ngữ mập mờ khĩ hiểu, gây bất lợi sau này. Do đĩ, các doanh nghiệp nên thường xuyên cử nhân viên tham gia các lớp tập huấn về XNK và TTQT do các trường đại học, các ngân hàng thương mại tổ chức. Ngồi ra, mỗi doanh nghiệp nên cĩ một bộ phận pháp chế hoặc sử dụng tư vấn pháp lý để tránh được các các bất đồng hoặc tranh chấp cĩ thể xảy ra trong kinh doanh và trong thanh tốn.
Nghiên cứu tìm hiểu kỹ thị trường để lựa chọn đúng bạn hàng: Trong xu thế
mở rộng giao lưu, buơn bán với nước ngồi, doanh nghiệp khơng thể chỉ bĩ hẹp trong phạm vi mối quan hệ với những bạn hàng truyền thống mà phải mở rộng quan hệ ra bên ngồi. Tự bản thân doanh nghiệp khơng thể nắm vững được hết khả năng tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của đối tác, thậm chí nhiều khi hợp đồng được ký kết thơng qua các hoạt động quảng cáo hoặc do khách hàng khác giới thiệu nên dễ xảy ra rủi ro. Doanh nghiệp cĩ thể thơng qua Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam, Trung tâm thơng tin tín dụng thuộc Ngân hàng Nhà nước, các ngân hàng phục vụ mình, các tổ chức của Việt Nam ở nước ngồi để nắm bắt thơng tin, tìm hiểu đối tác.
Trung thực trong các mối quan hệ làm ăn với bạn hàng và với ngân hàng:
Trong quan hệ với đối tác nước ngồi, doanh nghiệp Việt Nam cần tuân thủ theo
đúng các thơng lệ quốc tế, tạo uy tín cho bản thân doanh nghiệp và các ngân hàng Việt Nam.
3.3.2. Kiến nghịđối với Ngân hàng TMCP Nam Á
Về thời gian xử lý chứng từ: nên quy định một thời gian cụ thể, quy định này sẽđược thơng báo rộng rãi trên trang web của Ngân hàng Nam Á và trong đĩ ghi rõ
đối với từng nghiệp vụ cụ thể thì thời gian tối đa xử lý là bao lâu. Nếu như một trong những nghiệp vụ xử lý vượt quá thời gian quy định thì khách hàng cĩ căn cứ
vào quy định này để biết được và yêu cầu ngân hàng tiến hành nhanh hơn.
- Thời gian mở L/C (nếu doanh nghiệp cĩ đầy đủ các giấy tờ yêu cầu hợp lệ) thì L/C sẽđược mở trong ngày.
- Thời gian kiểm tra BCT nhập, BCT xuất: khoảng 2 – 3 ngày làm việc.
- Thời gian kiểm tra tính xác thực của L/C: 1 – 2 ngày làm việc.
- Thời gian chiết khấu BCT: khoảng 2 – 3 ngày làm việc.
Ngân hàng cần xây dựng một đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm khoảng 2-3 người để giải đáp các thắc mắc của khách hàng, thơng qua 2 kênh phổ biến là:
- Xây dựng một đường dây điện thoại Hotline chuyên về giải đáp thắc mắc cũng như tư vấn cho khách hàng.
- Thơng qua trang web của ngân hàng: xây dựng mục “Các câu hỏi thường gặp” dành riêng cho mục TTQT. Cơng việc của nhĩm tư vấn là thống kê lại các câu hỏi trong mỗi tuần hay mỗi tháng và trả lời những vấn đề trong khả năng cĩ thể.
Đối với những câu hỏi khĩ hơn khơng giải đáp được thì chuyển sang phĩ hay trưởng phịng. Dưới đây là một số câu hỏi điển hình mà các doanh nghiệp thường thắc mắc:
Câu hỏi 1: Nếu doanh nghiệp muốn ký quỹ nhỏ hơn 100% trị giá L/C thì cần thực hiện những bước nào và thời gian là bao lâu ?
Nếu ký quỹ đủ 100% trị giá L/C hoặc đã cĩ thỏa ước về hạn mức mở L/C với NAB: Quý khách gửi hồ sơđề nghị mở L/C trực tiếp tại Phịng Thanh tốn Quốc tế.
Nếu ký quỹ nhỏ hơn 100% trị giá L/C: Quý khách liên hệ trực tiếp với Phịng Tín Dụng của Ngân hàng Nam Á để được hướng dẫn cụ thể về thủ tục bảo lãnh, vay tín dụng, thế chấp hoặc cầm cố cũng như thỏa thuận mức ký quỹ và nộp hồ sơ đề nghị mở L/C tại đây đểđược xét duyệt.
Trường hợp Quý khách cĩ nhu cầu mua ngoại tệđể ký quỹ mở hoặc thanh tốn L/C, Quý khách cĩ thể liên hệ trực tiếp với Phịng Kinh Doanh Ngoại tệ tại NAB.
Ngân hàng Nam Á thực hiện mở L/C trong vịng 1 ngày làm việc.
Câu hỏi 2: Những đối tượng khách hàng nào thì được Ngân hàng Nam Á xem xét mở L/C trả ngay, L/C trả chậm dưới 1 năm hoặc trên 1 năm?
Đối tượng khách hàng được Ngân hàng Nam Á xem xét mở L/C at sight, L/C trả chậm thời hạn dưới 1 năm phải đảm bảo thực hiện 2 nguyên tắc và 7 điều kiện vay vốn của Quy chế cho vay hiện hành của Ngân hàng Nam Á, cụ thể như sau:
Hai nguyên tắc:
- Sử dụng vốn vay đúng mục đích nhưđã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng
Bảy điều kiện:
- Cĩ năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự và chịu trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật.
- Mục đích sử dụng vốn vay hợp pháp.
- Cĩ khả năng tài chính đảm bảo trả nợ trong thời hạn cam kết
- Cĩ dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khả thi và cĩ hiệu quả; hoặc cĩ dự án đầu tư, phương án phục vụđời sống khả thi và phù hợp với quy
định của pháp luật.
- Khách hàng phải cĩ vốn tự cĩ tham gia vào phương án sản xuất kinh doanh.
Đối với các khoản cho vay trung, dài hạn: tỷ lệ vốn tự cĩ của khách hàng tham gia vào dự án đầu tư tối thiểu là 30% tổng nhu cầu vốn của dự án nếu là dự án mới, và tối thiểu là 20% nếu là dự án mở rộng, cải tạo, nâng cấp, cải tiến kỹ thuật.
- Thực hiện các quy định về bảo đảm tiền vay theo quy định của Chính phủ, hướng dẫn của Ngân hàng nhà nước Việt Nam và quy chế của Ngân hàng Nam Á.
- Chấp nhận và thực hiện theo các quy định trong Quy chế cho vay của Ngân hàng nhà nước Việt Nam và các quy định của Ngân hàng Nam Á.
Đối với trường hợp mở L/C trả chậm thời hạn trên 1 năm, ngồi thoả mãn 2 nguyên tắc và 7 điều kiện trên, doanh nghiệp cần phải đăng ký và được cấp Giấy phép của Ngân hàng Nhà nước.
Trường hợp khách hàng vay vốn để thực hiện các dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ở nước ngồi thì thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và quy định riêng của Ngân hàng Nam Á.
Câu hỏi 3: Ngân hàng cĩ hỗ trợ cho doanh nghiệp XK để hạn chế rủi ro trong thanh tốn khơng?
Ngân hàng sẽ tư vấn miễn phí nội dung L/C nháp theo yêu cầu Quý khách hàng xuất khẩu trước khi Quý khách xác nhận đồng ý với nhà nhập khẩu để ngân hàng họ
phát hành chính thức, giúp Quý khách giảm thiểu rủi ro về thời gian, chi phí, khả năng thanh tốn bộ chứng từ...
Hỗ trợ cùng Quý khách hàng trong việc hồn chỉnh điều kiện L/C, soạn thảo chứng từ theo yêu cầu L/C, bảo vệ quyền lợi hợp phát của Quý khách hàng khi thực hiện thanh tốn.
Kiểm chứng từ trước qua Email, Fax... cho Quý khách trước khi Quý khách xuất trình bản chính, giúp Quý khách tiết kiệm tối đa chi phí, nhân lực, và thời gian quý báu.
Tĩm lại, Ngân hàng TMCP Nam Á sẽ:
- Tư vấn cho doanh nghiệp cách thức khi soạn thảo hợp đồng cần phải tìm hiểu kỹ về thủ tục thanh tốn trước khi ký, cân nhắc các điều khoản nhất là
điều khoản về thanh tốn, hợp đồng phải sử dụng ngơn ngữ rõ ràng, chính xác. Vì các điều khoản hợp đồng là cơ sở để làm tốt việc thanh tốn L/C sau này nên phải hết sức chú ý đến yêu cầu nghiêm ngặt của BCT.
- Tư vấn cho doanh nghiệp việc chọn ngân hàng mở L/C và ngân hàng thanh tốn. Những ngân hàng càng lớn, càng cĩ uy tín, quan hệ tốt và thường xuyên thanh tốn sịng phẳng thì việc thanh tốn sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn.
- Tư vấn cho doanh nghiệp cách thức địi tiền bằng thư hay bằng điện. L/C cho phép địi tiền bằng điện là loại cĩ lợi hơn vì tiền thu được nhanh hơn, tạo
điều kiện tăng nhanh vịng quay của vốn.
- Tư vấn cho doanh nghiệp cân nhắc các điều khoản bất lợi của L/C như
thời hạn giao hàng, thời hạn L/C, các chứng từ khĩ khăn trong việc cĩ được,…để
người XK cĩ thể yêu cầu ngân hàng phát hành tu chỉnh lại L/C cho phù hợp với khả năng của mình.
- Tư vấn cho các doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ bạn bè đối tác nước ngồi. Bên cạnh việc thận trọng khi ký kết hợp đồng. Cho dù hợp đồng cĩ chặt chẽ đến đâu nhưng nếu các đối tác cố tình lừa đảo thì quyền lợi của các doanh nghiệp Việt Nam cĩ thể bị vi phạm.
- Các doanh nghiệp cĩ thể nhờ NAB tìm hiểu đối tác kinh doanh thơng qua hệ
thống đại lý quốc tế hoặc tư vấn cho doanh nghiệp cĩ thể thơng qua Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam để cĩ thơng tin đáng tin cậy vềđối tác.
- Tư vấn cho khách hàng cách giải quyết khi BCT cĩ sai sĩt. Xem xét kỹ lưỡng các lý do từ chối của ngân hàng phát hành đưa ra cĩ hợp lý hay khơng. Nếu BCT cĩ sai sĩt nghiêm trọng nên cố vấn cho khách hàng chuyển sang phương thức nhờ thu. Trong trường hợp mà hàng hĩa đã chuyển sang nước ngồi vẫn từ chối thanh tốn thì nên cố vấn cho khách hàng trong việc tìm nguồn tiêu thụ, hạn chế thời gian lưu kho làm tăng chi phí hoặc giảm phẩm chất. Tìm hiểu và cố vấn cho khách hàng xem trong trường hợp đĩ cĩ nên khiếu kiện hay khơng và nếu cĩ thì thực hiện như
thế nào.
Xây dựng đội ngũ nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn cao
Đầu tiên, Ngân hàng phải sắp xếp lại lao động, bố trí nhân sự đúng người,
đúng việc, đúng với năng lực, phát huy tối đa sở trường, phát huy thế mạnh của từng cá nhân. Trong quá trình nhận vào làm việc, cần phải cĩ chế độ lưu chuyển
để một nhân viên cĩ thể làm ở vị trí này tốt nhưng sang vị trí khác sẽ tốt hơn, giúp người nhân viên năng động, cĩ cơ hội tiếp xúc với nhiều cơng việc khác nhau, khơng gây sự nhàm chán, ù lì.
Để một cán bộ nhân viên cống hiến hết mình với cơng việc thì về phía Ngân hàng cần phải: Cĩ chính sách đãi ngộ thoảđáng đối với những cán bộ giỏi về
chuyên mơn nghiệp vụ, hồn thành tốt cơng việc được giao, cĩ nhiều sáng tạo, năng động, tích cực thu hút nhiều khách hàng mới về giao dịch. Đồng thời cĩ chế độ kỷ luật, chuyển cơng tác khác với những cán bộ ý thức kỷ luật kém, cĩ hành vi vi phạm đạo đức, chưa hồn thành nhiệm vụ được giao, gây ra sai sĩt làm
ảnh hưởng đến uy tín của Ngân hàng. Cĩ cơ chế về tiền lương, tiền thưởng để động viên, khuyến khích thu hút những chuyên gia giỏi trong lĩnh vực TTQT. Khen thưởng đối với các chi nhánh hồn thành tốt cơng tác kinh doanh đối ngoại, tạo nguồn thu ngoại tệ cho NAB.
Chính sách đào tạo cũng là một trong những yếu tố khơng thể thiếu. Ngân hàng cần cĩ chính sách đào tạo kịp thời, gắn kết chặt chẽ với hoạt động kinh doanh, trẻ hĩa đội ngũ cán bộ lãnh đạo cĩ đạo đức và trình độ tốt, xây dựng thế hệ kế thừa vững mạnh. Chính sách này rất quan trọng đối với hoạt động TTQT bởi vì nĩ phức tạp, mang tính tồn cầu nên địi hỏi một nhân viên phải luơn cập nhật và nâng cao trình độ cho phù hợp với sự thay đổi liên tục của thế giới.
NAB cần tổ chức những khĩa học ngắn hạn mang tính chất tập huấn, cập nhật kiến thức, nâng cao hiểu biết và vận dụng các quy tắc quốc tế như: UCP 600, URR,…, kiến thức về vận tải, bảo hiểm,…Chủđộng mời các chuyên gia, giảng viên của các trường Đại học chuyên ngành như trường Đại học Ngoại Thương, trường
Đại học Ngân Hàng, Học viện Ngân hàng,…hợp tác liên kết với các trung tâm đào tạo chuyên nghiệp trong nước như trung tâm đào tạo của các Ngân hàng Cơng Thương, Ngân hàng Ngoại Thương, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển,…
Trong nội bộ, NAB cần tổ chức các buổi hội thảo, tạo điều kiện cho các nhân viên trong lĩnh vực TTQT cĩ cơ hội trao đổi kinh nghiệm, tổng kết những sai sĩt và đúc kết những bài học để khắc phục trong tương lai.
Đối với lĩnh vực thanh tốn Tín dụng Chứng từ, các thanh tốn viên cĩ thâm niên sẽ chia sẽ những kinh nghiệm của riêng bản thân họ cho lớp trẻ học tập: như những chi tiết quan trọng trong quá trình kiểm tra chứng từ cần lưu ý, các lỗi hay mắc phải khi soạn thảo L/C, “tính tình” của các ngân hàng đối tác,…Đây là một hoạt động tốt khơng những tiết kiệm chi phí đào tạo mà cịn khuyến khích việc tự đào tạo, nâng cao tinh thần tập thể trong đội ngũ cán bộ Ngân hàng.
Liên kết với các ngân hàng nước ngồi gửi các thanh tốn viên giỏi sang thực tập để học hỏi kinh nghiệm, cách thức làm việc hiện đại, tiêu chuẩn tác nghiệp quốc tếđối với việc lập BCT,… đem kiến thức về nâng cao hiểu quả thanh tốn tại Ngân hàng mình. Cần định hướng rõ ràng cho việc đào tạo cán bộ TTQT cĩ thể
vươn ra thị trường quốc tế, cĩ đủ khả năng nhận trách nhiệm tại các chi nhánh nước ngồi được thành lập trong tương lai.
Đẩy mạnh cơng tác marketing
Để thực hiện tốt cơng tác này thì ngồi việc tuyên truyền, quảng bá hình ảnh ra cơng chúng, chúng ta phải làm tốt khâu tuyên truyền trong nội bộ ngân hàng, cĩ như thế mới tạo ra được sự nhất quán, đồng nhất. Cơng tác này khơng chỉ là nhiệm vụ của bộ phận chuyên trách mà phải là nhiệm vụ của tồn thể cán bộ, nhân viên Ngân hàng Nam Á.
Riêng đối với hoạt động TTQT, ngân hàng nên chú trọng đến việc phát triển