a) Chức năng, nhiệm vụ:
- Quyết định mọi hoạt động của QL TBDH và là cấp quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất, mọi mặt trong công tác QL TBDH của Nhà trường
- Quyết định các kế hoạch đầu tư, mua sắm TBDH.
- Quyết định ban hành các văn bản quy định về quản lý sử dụng, bảo quản và phát triển TBDH của Nhà trường.
- Chỉ đạo các phòng chức năng, khoa chuyên môn, tổ bộ môn, CB làm công tác TBDH và giảng viên bộ môn trong việc quản lý, sử dụng, bảo quản TBDH.
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác TBDH của các đơn vị, nhắc nhở, xử lý những vi phạm, những ý định, hành vi cản trở sử dụng hoặc phá hoại TBDH.
b) Các công cụ và phương pháp QL TBDH của BGH:
- Quản lý TBDH bằng các quy chế, quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước: Thể hiện qua việc quản lý kế hoạch đào tạo, chương trình đào tạo, trong đó có chương trình thí nghiệm, thực hành và yêu cầu TBDH của các khoa để đáp ứng chương trình đó. Thực hiện chế độ, chính sách cho cá nhân liên quan đến công tác TBDH.
- Quản lý bằng công cụ tổ chức: Thông qua chức năng tham mưu của phòng Hành chính Quản trị, phòng TCCB với việc sắp xếp bộ máy quản lý, BGH xây dựng quan hệ công tác qua việc thực hiện chức năng QL TBDH của đội ngũ nhân viên, đội ngũ tham mưu, của Tổ Quản trị Thiết bị, Tổ Tài vụ và Hội đồng để chọn gói thầu mua sắm TBDH phù hợp và tính hiệu quả cao.
- Quản lý TBDH bằng các nguồn lực khác: Huy động và sử dụng các nguồn vốn từ ngân sách được cấp, vốn tự có, nguồn tài trợ, liên kết, chuyển giao công nghệ, trao đổi công nghệ… phục vụ cho hoạt động trang bị, sử dụng, bảo quản TBDH. Quản lý nhân lực trực tiếp là đội ngũ chuyên môn
tham mưu thông qua lãnh đạo các khoa, các phòng chức năng bằng việc lập kế hoạch, tổ chức chỉ đạo thực hiện, kiểm tra, đánh giá các khâu trang bị, sử dụng, bảo quản TBDH hàng năm.
c) Những hạn chế trong công tác QL TBDH của BGH:
- Chưa có văn bản nào của cơ quan cấp trên quy định chi tiết về công tác quản lý TBDH ở các trường đại học. Các nội dung quản lý TBDH chỉ được lồng ghép trong các văn bản hướng dẫn của Bộ Giáo dục và các Bộ quản lý trực tiếp (của ĐH KTKTCN là Bộ Công thương)
- Việc lập kế hoạch đầu tư, mua sắm và quản lý TBDH của BGH còn chưa chi tiết, cụ thể; công tác tổ chức và chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch chưa thống nhất, thiếu tính đồng bộ; công tác quản lý TBDH chưa được xác định đúng tầm quan trọng của TBDH đối với chất lượng đào tạo của Nhà trường. Bởi vậy, trong nhiều năm qua, TBDH chưa đáp ứng yêu cầu của cả người dạy và người học.
Tuy nhiên, trong vài năm gần đây, nhất là sau khi trường nâng cấp từ Cao đẳng lên Đại học, công tác QL TBDH đã được chú ý quan tâm, thể hiện qua hai mặt công tác sau:
- Quản lý hành chính Nhà nước: phải tuân theo những quy định của nhà nước nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển của TBDH. QL TBDH ở nhà trường chính là quản lý tài sản của Nhà nước, đảm bảo các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo thực hiện và kiểm tra, đánh giá. BGH quản lý TBDH thông qua việc lập kế hoạch hàng năm, kế hoạch tổng thể 5 năm trong việc đầu tư, mua sắm, sử dụng, bảo quản và sửa chữa theo nguyên tắc, chỉ thị của Bộ Tài chính.
- Quản lý chuyên môn: Nhằm huy động những tiềm năng vốn có của hệ thống TBDH. Mặt quản lý này chủ yếu bằng các hình thức thi đua khen
thưởng, các cơ chế động viên, khuyến khích mọi đối tượng, nhất là giảng viên sử dụng và khai thác có hiệu quả hệ thống TBDH trong giảng dạy.
Hiện nay, BGH khuyến khích, động viên và tạo mọi điều kiện cho giảng viên sử dụng và khai thác TBDH như: máy chiếu đa năng, in ấn bảng biểu, các thiết bị trực quan khác. Nhà trường cũng đã xây dựng nhiều phòng học chuẩn có đầy đủ các thiết bị nghe nhìn tại chỗ giúp cho giảng viên thực hiện được việc đổi mới phương pháp giảng dạy.
2.3.1.2. QL TBDH của phòng Hành chính- Quản trị
a) Lập kế hoạch
+ Tham mưu cho BGH xây dựng kế hoạch đầu tư TBDH cho từng năm học và chiến lược đầu tư lâu dài.
+ Tổ chức việc điều tra cơ bản hàng năm để xác định hiện trạng công tác TBDH thông qua kiểm kê tài sản hàng năm, thông qua kế hoạch đào tạo và nhu cầu sử dụng của các khoa, tổ bộ môn để dự toán mức kinh phí cần phải có để tăng cường đầu tư trang bị TBDH cho từng năm học và chu kỳ 5 năm;
+ Xây dựng kế hoạch tăng cường bổ sung, mua sắm, sửa chữa, nâng cao hiệu quả sử dụng TBDH.
b) Tổ chức và chỉ đạo thực hiện
+ Tham mưu cho BGH Nhà trường trong công tác mua sắm, trình duyệt Hội đồng về kế hoạch mua sắm TBDH của Nhà trường, thực hiện kế hoạch mua sắm khi có kinh phí.
+ Cùng với chuyên gia chuyên ngành của các khoa thực hiện việc mua sắm TBDH đúng và đạt hiệu quả cao.
+ Phối hợp với các đơn vị khác trong việc hướng dẫn thủ tục mua sắm, hoàn tất thủ tục.
+ Thay mặt Nhà trường chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch trang bị, sử dụng, bảo quản TBDH của các khoa, trung tâm trong trường.
+ Giới thiệu cho các khoa những TBDH hiện đại thông qua tài liệu giới thiệu sản phẩm của các đơn vị cung cấp TBDH, trong đó chú ý hướng dẫn sử dụng đúng mục đích, đúng kỹ thuật, tiết kiệm, tránh lãng phí. Phối kết hợp với các khoa chuyên môn thực hiện công tác trang bị TBDH có tính chất đặc thù của ngành chuyên môn.
+ Sửa chữa và phục hồi TBDH đã xuống cấp, TBDH đã hư hỏng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của các đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c) Kiểm tra, đánh giá
+ Kiểm tra việc mua sắm TBDH và đối chiếu với kế hoạch để nắm được mức độ thực hiện kế hoạch, từ đó có ý kiến tham mưu cho việc thực hiện kế hoạch tiếp theo.
+ Xác định chất lượng TBDH, lắp đặt và cho vận hành trước khi bàn giao cho đơn vị sử dụng.
+ Thường xuyên kiểm tra việc sử dụng, bảo quản của các đơn vị để có kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị.
+ Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện của các khoa và các cá nhân sử dụng và bảo quản TBDH, phản ánh những vướng mắc, những mặt hạn chế cho BGH biết và tham mưu điều chỉnh, xử lý kịp thời.
b) Những tồn tại trong công tác QL TBDH
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng của mình, phòng Hành chính - Quản trị còn một số tồn tại:
- Bộ phận QL TBDH của phòng Hành chính- Quản trị mới chỉ tham mưu được cho BGH và lãnh đạo phòng, khoa thực hiện cơ bản công tác trang bị và một phần công tác bảo quản, sửa chữa. Công tác quản lý việc sử dụng TBDH còn nhiều hạn chế.
- Các chức năng quản lý sử dụng và quản lý một số nội dung bảo quản, công tác tự làm TBDH chưa thực hiện được.
- Số lượng cán bộ chuyên trách về quản lý TBDH còn yếu và thiếu về số lượng, về kinh nghiệm, nghiệp vụ quản lý
2.3.1.3. QL TBDH của phòng Tài chính Kế toán
Với chức năng tham mưu công tác tài chính và quản lý trực tiếp ngân sách của Nhà trường, phòng Tài chính - Kế toán đã thực hiện các nhiệm vụ QL TBDH về mặt Nhà nước, như sau:
- Xây dựng, quản lý hệ thống sổ sách TBDH của Nhà trường - Tổ chức tiến hành kiểm kê, thanh lý TBDH hàng năm
- Tham mưu về mặt tài chính cho việc trang bị, sửa chữa, bảo quản TBDH nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu đào tạo của Nhà trường.
Tình hình kinh phí hàng năm Nhà trường đầu tư cho công tác TBDH được thể hiện ở bảng 2.6
Bảng 2.6. Tổng chi mua sắm trang thiết bị từ năm 2006 đến năm 2010
Hạng mục kinh phí
Năm học Tổng số tiền mua sắm trang thiết bị
2006- 2007 4.2 tỷ đồng
2007- 2008 4.4 tỷ đồng
2008- 2009 4.7 tỷ đồng
2009- 2010 5.3 tỷ đồng
2010- 2011 5.8 tỷ đồng
2.3.1.4. QL TBDH của các khoa trong trường
Có nhiệm vụ thay mặt Nhà trường quản lý các TBDH thuộc đơn vị được Nhà trường giao cho quản lý, các khoa cũng cần lập kế hoạch trang bị của đơn vị, tổ chức thực hiện việc sử dụng hiệu quả, bảo quản tốt các TBDH và đôn đốc, kiểm tra các tổ bộ môn khoa về quản lý TBDH. Chủ thể QL TBDH của các khoa bao gồm: Ban chủ nhiệm khoa, Tổ trưởng bộ môn, trợ lý thiết bị, trưởng phòng thí nghiệm, trưởng xưởng thực hành, giảng viên bộ môn, cán bộ chuyên trách.
a) QL TBDH của Ban chủ nhiệm khoa
Ban chủ nhiệm khoa hầu hết là người có quá trình công tác lâu năm, có chuyên môn, nghiệp vụ sư phạm. Họ đang làm công tác quản lý, nhưng hầu hết không được đào tạo quản lý dài hạn mà phần lớn thông qua các kỳ bồi dưỡng ngắn hạn và không chính quy. Công tác QL TBDH của Ban chủ nhiệm khoa gồm:
- Quản lý TBDH thông qua các chế định của Nhà trường: TBDH trang bị cho các khoa phải được quản lý chặt chẽ trên tất cả các mặt sử dụng, khai thác, bảo quản. Khoa có trách nhiệm phân công cán bộ chuyên môn phụ trách TBDH và có trách nhiệm từ khi tiếp nhận, lắp đặt đưa vào khai thác sử
dụng… đảm bảo không để thất thoát tài sản, không để lãng phí, không để tình trạng hư hỏng.
- Quản lý TBDH thông qua lập kế hoạch và tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch đối với các trưởng phòng thí nghiệm, trưởng xưởng, trưởng bộ môn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch TBDH của các bộ phận.
b) Quản lý TBDH của Tổ trưởng chuyên môn
Các tổ chuyên môn quản lý trực tiếp TBDH phục vụ cho chuyên ngành trong phạm vi hẹp; tham mưu cho khoa và BGH mua sắm trang thiết bị phục vụ đào tạo phù hợp với chuyên ngành và đạt hiệu quả sử dụng và khai thác cao.
c) Các giảng viên bộ môn
Giảng viên là người trực tiếp sử dụng và hướng dẫn sử dụng cho HSSV, vì vậy vấn đề sử dụng của họ phải được quan tâm chú ý. Trong khi các TBDH ngày càng hiện đại, phức tạp đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ và am hiểu về cấu tạo, nguyên lý làm việc, quy trình vận hành an toàn.
Giảng viên thực hiện công tác QL TBDH trong các giờ học lý thuyết và thực hành tùy theo yêu cầu của mỗi tiết dạy và mỗi ngành nghề. Ngoài việc hướng dẫn HSSV sử dụng các thiết bị, giảng viên cũng yêu cầu HSSV bảo quản và nêu cao tinh thần trách nhiệm bảo quản trang thiết bị.
d) QL TBDH của trợ lý thiết bị khoa
Là người thay mặt khoa quản lý toàn diện TBDH về mặt Nhà nước. Tham mưu cho Ban chủ nhiệm khoa quản lý các lĩnh vực này về số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng, khai thác và bảo quản TBDH. Họ là cầu nối trung gian về TBDH với các trưởng phòng thí nghiệm, trưởng xưởng thực hành, kỹ thuật viên với đơn vị quản lý cấp trên; đảm bảo công tác tham mưu, lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo thực hiện và kiểm tra, đánh giá của lãnh đạo
khoa về trang bị, sử dụng và bảo quản TBDH của đơn vị mình chịu trách nhiệm quản lý.
- Trợ lý thiết bị khoa thường là giáo viên được phân công kiêm nhiệm. Do không được đào tạo bài bản về QL TBDH nên có rất nhiều hạn chế. Mặt khác, TBDH ngày càng đa dạng, hiện đại, trong khi đó, trình độ am hiểu về cấu tạo, nguyên lý vận hành và trình độ ngoại ngữ còn yếu nên hạn chế việc khai thác và sử dụng TBDH.
đ) QL TBDH của Trưởng phòng thí nghiệm, Trưởng xưởng
Đây là hai đối tượng có vai trò quan trọng đối với công tác TBDH. Họ là người trực tiếp quản lý TBDH cả trong và ngoài giờ lên lớp của giảng viên. Công tác quản lý của họ phải được thông qua việc lập kế hoạch và bố trí, sắp xếp lịch hoạt động cho phòng, xưởng mình.
Các trưởng phòng thí nghiệm, trưởng xưởng có sự phối hợp chặt chẽ và chịu sự chỉ đạo của Ban chủ nhiệm khoa về vấn đề tham mưu, trang bị, bảo quản và sửa chữa TBDH.
e) QL TBDH của cán bộ chuyên trách TBDH
Qua số liệu thống kê (bảng 2.9) đội ngũ cán bộ chuyên trách TBDH không nhiều vì phần lớn họ là giảng viên kiêm nhiệm.
Cán bộ chuyên trách TBDH chỉ chủ yếu tập trung ở các khoa có quy mô đào tạo lớn và ngành mũi nhọn, ở các xưởng thực hành ngành may, dệt sợi, cơ khí và phòng thực hành tin học, kỹ thuật điện. Cán bộ chuyên trách của trường thường chỉ là cán bộ chuyên môn của các ngành nghề được giao nhiệm vụ sửa chữa, bảo quản thiết bị, thực chất họ chưa được đào tạo chính quy về QL TBDH. Có thể thấy thực trạng trình độ nghiệp vụ của cán bộ TBDH qua bảng 2.7
Bảng 2.7:Số lượng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ chuyên trách
Các khoa và
bộ môn lượngSố
Trình độ Chức danh
Thạc sỹ Đại học CĐ, TC Giảngviên Trợ lý Kỹ thuậtviên