Phƣơng pháp tính chi phí ERP của AZ Solutions dựa trên khái niệm tổng chi phí sở hữu TCO (Total Cost Ownership). Theo đó, TCO đƣợc tính gồm:
Tổng chi phí = Chi phí tối thiểu + Chi phí phát sinh + Chi phí ẩn.
Theo phân tích này, giả sử, tổng chi phí tối thiểu sở hữu ERP là 100% thì tỷ lệ chi phí cho các mục sẽ là:
Bảng 6.2 – Chi phí triển khai
Chi chi Diễn giải Tỷ lệ
Bản quyền hệ thống ERP
Tính theo bản full license cài trên máy chủ và số
lƣợng ngƣời sử dụng PM 37%
Triển khai
Tính theo quá trình triển khai của nhà cung cấp
(NCC) cho khách hàng (KH) 42%
Đào tạo
Tính việc đào tạo của NCC đối với đội ngũ lãnh đạo, chuyên viên và nhân viên của KH để chuyển giao hệ thống.
Tài liệu
Gồm: Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng; Sổ tay vận hành; Sách tra cứu (Reference book); Tài liệu hƣớng dẫn cho quản trị hệ thống. Đối với những hệ thống ERP thiết kế theo chuẩn mở còn có thêm các hồ sơ về hệ thống tham số thiết lập cho KH (Setup parameters guideline).
1%
Dịch vụ bảo trì Giúp xử lý các sự cố vận hành trong năm đầu tiên 17% Ngoài chi phí tối thiểu, theo phân tích của AZ, trong quá trình triển khai, có thể phát sinh các chi phí sau:
Chi phí xử lý số liệu: Theo nguyên tắc, việc đảm bảo số liệu là Khách hàng đảm nhận. Do vậy, nếu Khách hàng yêu cầu Nhà cung cấp xử lý dữ liệu cũ, cập nhật vào hệ thống mới thì sẽ tính thêm khoản xử lý dữ liệu này. Nhiều trƣờng hợp, chi phí này rất lớn vì khối lƣợng dữ liệu cần xử lý phức tạp và nhiều.
Chi phí tùy biến (Customize): đƣợc hiểu là không gồm các báo cáo làm thêm do yêu cầu của Ngƣời sử dụng mà chỉ tính yêu cầu phát triển thêm do nghiệp vụ đặc thù. VD: bài toán tính kích cỡ tôm cho kế hoạch sản xuất của ngành thủy sản; bài toán sắp xếp kho hợp lý tại một nhà máy lắp ráp ô tô theo đặc thù của kho bãi... đƣợc xác định là chi phí customize. Chi phí tƣ vấn (Consultant fee): đƣợc tính đến trong trƣờng hợp Nhà
cung cấp thấy cần phải tƣ vấn cho Ngƣời sử dụng thay đổi quy trình quản lý, tổ chức lại cấu trúc các bộ mã, danh điểm một cách khoa học hơn, thậm chí là tái cấu trúc doanh nghiệp nhằm tối ƣu hóa hệ thống ERP khi ứng dụng.
Đặc biệt, cũng nên lƣu ý tới khoản chi phí "ẩn" hay chi phí mở rộng hệ thống trong tƣơng lai. Một khi đã sử dụng, nếu muốn mở rộng, khoản chi phí này sẽ rất cao. Thƣờng các hãng nƣớc ngoài hay sử dụng phƣơng thức giảm giá hấp dẫn cho bản Entry (bản khởi đầu) với những chức năng cơ bản. Vì vậy, ngƣời sử dụng cũng nên tìm hiểu và cam kết về chính sách giá cho việc mở rộng hệ thống trong tƣơng lai từ nhà cung cấp.
Theo Meta Group, gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phí nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt phần mềm và sau 2 năm với chi phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô la.
Với một nhà trƣờng, quy mô không lớn bằng một doanh nghiệp vừa, theo bƣớc triển khai thử nghiệm một phân hệ (Quản lý nhân sự), thời gian cho triển khai là 3 tháng và chi phí cho phần bản quyền hệ thống là $ 1,000, vậy nếu triển khai cho tất cà các phân hệ khác nữa thi chi phí sẽ là $ 7,000, từ đó theo bảng chiết tính trên thì tổng chi phí sẽ khoảng ƣớc chừng là $ 21,000. Tổng thời gian cho triển khai dự án khoảng từ 1.5 năm đến 2 năm.
6.2. Đánh giá : Trƣớc khi triển khai thử nghiệm phân hệ quản lý nhân sự trong nhà trƣờng, trƣờng THPT Nguyễn Huệ quản lý bằng phƣơng pháp truyền thống, do vậy thông tin hoàn toàn thuần túy phục vụ cho nhu cầu quản lý con ngƣời, không có khả năng tự động hóa xử lý một vài khâu quản lý, không tự động lập các loại báo cáo, đặc biệt không có thông tin phục vụ hoạch định ngƣồn lực trong nhà trƣờng.
Sau khi khảo sát nhu cầu quản lý nhân sự từ các trƣờng THPT trong tỉnh, đây là cơ sở chi việc thiết kế mô hình quản lý nhân sự một cách toàn diện và tiến hành đƣa ứng dụng vào quản lý thực tế.
Qua thực tế tổ chức triển khai một phân hệ tại một nhà trƣờng cụ thể, có thể đua ra một số kết luận đánh giá sau đây:
Thứ nhất về mặt kinh tế: Sau khi hệ thống đi vào hoạt động, việc nắm bắt thông tin một nhân viên trong nhà trƣờng trở nên đơn giản và nhang chóng, không còn phải tốn thời gian tìm kiếm nên tiết kiệm về mặt thời gian.
Việc hoạch định tài chính cho nhà trƣờng trên cơ sở xem xét chi phí cho lực lƣợng con ngƣời sẽ là nhân tố quan trọng trong việc đƣa ra các quyết định chi - thu trong thời gian tới.
Thứ hai về tổ chức: Hệ thống quản lý ERP vận hành đã bắt buộc tái cấu trúc lại hệ thống tổ chức trong nhà trƣờng theo hƣớng quản lý của từng phân hệ. Tuy nhiên khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định và mọi thành viên trong nhà trƣờng có thể thành thạo khai thác hệ thống thì guồng máy hành chính của nhà trƣờng đi vào hoạt động có hiệu quả hơn.
Vấn đề quản lý con ngƣời trở nên rõ rành hơn , không những vậy, việc quản lý con ngƣời đã giảm hẳn việc đánh giá một cách định tính, mà chuyển dần sang định lƣợng.
Về vận hành hệ thống, không tạo ra những bƣớc nhảy vọt đột biến, hệ thống hoạt động khá thân thiện , giao diện rõ ràng, mục đích công việc thể hiện ngày trong thao tác thực thi , vì vậy không tạo ra một không khí căng thằng cho ngƣời sử dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giao diện tiếng Việt, thao tác đơn giản, hệ thống bảo mật an toàn đả giúp cho nhân viên nhanh chóng tiếp cận và khai thác hệ thống nhanh chóng, quá trình đào tạo nhanh chóng, không cần có trình độ cao về công nghệ thông tin vẵn có thể giao tiếp với hệ thống.
Về khả năng giao tiếp với các cơ sở dữ liệu khác bên ngoài: với các CSDL thiết kế trển nền OpenERP thì có thể liên kết một cách bình thƣờng thông qua driver của CSDL và đƣợc cấp quyền. với những CDSL thiết kế trên nền office của Windws nhƣ Excel thì OpenERP đã hỗ trợ sẵn dạng Opensource .csv, muốn liên kết với word , Access … thì chỉ cần có thên sự custom thêm là có thể hoạt động đƣợc.
Nhìn chung chƣơng trình quản lý nhân sự đƣợc triển khai thử nghiệm đã đạt đƣợc mục tiêu quản lý đề ra và khả mở để có thể kết nối với các CSDL không , thông dụng thƣờng gặp.
* * * * * * * * *
CHƢƠNG 7: KẾT LUẬN VÀ VẤN ĐỀ TRONG TƢƠNG LAI
7.1. Tóm tắt kết quả nghiên cứu
ERP áp dụng cho một doanh nghiệp là một loại phần mềm khá mới mẻ ở Việt Nam, đặc biệt là đối với ngành Giáo dục, ngay ở cấp Bộ giáo dục lúc đầu có kế hoạch triển khai cùng một thời điểm cả 6 phân hệ: Nhân sự- Học sinh- Tài sản – Tài chính – Thƣ viện- Thiết bị, nhƣng cuối cùng không thể triển khai đƣợc, nay trƣớc mắt chỉ triển khai thử 1 phân hệ do các cơ sở giáo dục triển khai không thành công. Vì vậy để tránh thất bại, nhà trƣờng cũng chỉ triển khai một phân hệ Quản lý nhân sự. Thời gian triển khai khoảng 3 tháng (kể cả việc lựa chọn phần mềm và thiết kế hệ thống).
Để có cơ sở chắc chắn cho việc triển khai ERP cho một nhà trƣờng, đề tài đã đi sâu vào nghiên cứu cơ sở lý thuyết về ERP và khảo sát thực tế về thực trạng sử dụng ERP trong các trƣờng THPT trong tỉnh, sau đó mới xây dựng mô hình và chiến lƣợc triển khai. Về mặt lý thuyết có thể sử dụng bất cứ một ngôn ngữ nào để lập trình hoặc dùng một phần mềm ứng dụng sau đó tuỳ chỉnh, tuy nhiên sẽ gặp những hạn chế nhƣ nâng cấp, mở rộng hƣớng phát triển của chƣơng trình, do đó nhà trƣờng sẽ chọn hƣớng tích cực nhất là chọn một phần mềm mã nguồn mở (OpenERP), sau đó tuỳ biến theo yêu cầu riêng về mặt quản lý của trƣờng.
Mặc dù số lƣợng dự án FOS-ERP trên thị trƣờng rất nhiều, tuy nhiên các FOS- ERP đúng nghĩa ERP lại không có nhiều. Các dự án hƣớng công ty có dịch vụ, hỗ trợ tốt hơn các dự án hƣớng cộng đồng và mạng lƣới đối tác cũng lớn hơn. Các chức năng có sẵn của phân hệ quản trị nguồn nhân lực trên các phần mềm này chủ yếu hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác quản trị nguồn nhân lực ở mức thấp (quản lý hồ sơ nhân sự) và một số chức năng ở mức trung bình nhƣ quản lý chi phí, ngày nghỉ, lƣơng, chấm công, tuyển dụng. Tài liệu hƣớng dẫn cho phân hệ này còn ít. Trong đó OpenERP là phần mềm có phân hệ HRM hỗ trợ nhiều chức năng nhất, hệ thống tài liệu tốt và mạng lƣới đối tác lớn, danh sách khách hàng đƣợc công bố nhiều nhất (113 khách hàng đƣợc giới thiệu trên website).
Với quá trình tìm hiểu gần nhƣ 100% các trƣờng THPT trong tỉnh về nhu cầu sử dụng ERP cho quản lý và với kinh nghiệm của bản thân trong hơn 10 năm qua trong công tác quản lý, đã thấy rõ những mục tiêu mà ERPH cần phải đạt đƣợc khi thiết kế. Trên cơ sở nghiên cứu mô hình ERP cho các trƣờng đại học, kết hợp với kết quả khảo sát, đề tài này đã đƣa ra đƣợc mô hình ERP cho một trƣờng THPT ngoài công lập.
Sau khi lựa chọn đƣợc phân hệ triển khai, chiến lƣợc triển khai, tiếp thep là bƣớc hiện thực hoá phần lý thuyết. Trƣớc hết là họp các trƣởng phòng ban nhằm thông qua chƣơng trình đƣa phần mềm quản lý vào trong nhà trƣờng để tạo ra một hành lang dƣ luận cho việc triển khai. (giai đoản này mất khoảng 2 tuần)
Tiếp theo là thành lập các ban phục vụ cho việc thiết kế, xây dựng chƣơng trình phần mềm, nhập liệu, chạy thử chƣơng trình.( giai đoạn này mất khoảng 3 tháng).
Sau đó là phần đào tạo nguồn nhân lực phục vụ cho việc triển khai nhằm đƣa chƣng trình vào khai thác và chuẩn bị cơ sở vật chất phần cứng .( giai đoạn này mất khoảng 1 tháng).
Cuối cùng là chỉnh sửa chƣơng trình, khác phục những sai sót, thiếu sót nảy sinh trong quá trình chạy chƣơng trình trong những giai đoạn đầu.
Sau khi áp dụng cho triển khai thử trong một nhà trƣờng cụ thể (trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ), thấy rằng phân hệ quản trị nhân sự áp dụng cho nhà trƣờng đã gần nhƣ đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lý và hoạch định nguồn nhân lực của trƣờng. Tuy nhiên do chỉ triển khai cho một phân hệ nên khả năng hoạch định chƣa thể hiện rõ nét bởi còn có nhiều liên kết dữ liệu với các phân hệ khác nữa. Mặc dù vậy, với kết quả thành công ban đầu sẽ khẳng định nếu tiếp tục triển khai các phân hệ khác một cách hoàn chỉnh thì những nhu cầu đặt ra ban đầu chắc nhắn sẽ thực hiện đƣợc.
7.2. Những yếu tố ảnh hƣởng tới việc triển khai.
Trong nội dung trình bày trên đã đề cập tới những yếu tố ảnh hƣởng tới việc triển khai về mặt lý thuyết, trong thực tế những yếu tố nói trên là hoàn toàn đúng. Tuy nhiên còn có thêm những yếu tố mang tính đặc trƣng riêng, đó là những yếu tố chỉ nảy sinh ra khi triển khai ERP trong lĩnh vực giáo dục:
Về mặt thuận lợi: các nhà quản lý các trƣờng THPT, hệ thống các GV và
những đối tƣợng có liên quan tới quá trình triển khai đều là những ngƣời có trình độ văn hoá cao và nghiệp vụ đào tạo chính quy bài bản, đã có nhiều cơ hội tiếp cận với các trình ứng dụng hoặc trình quản lý bằng MTĐT, do vậy bản thân họ không ngỡ ngàng nhƣ khi triển khai trong các lĩnh vực kinh tế khác. Ngƣợc lại mỗi ngƣời trong số họ rất mong muốn đƣợc triển khai nhằm giúp họ có nhiều cơ hội hoàn thành nhiệm vụ và tránh đƣợc các sai lầm nghiệp vụ.
Bản thân mỗi nhà trƣờng đều có những trình quản lý sẵn có dù là đơn lẻ hoặc đơn giản. Do vậy khi triển khai ERP thì chẳng qua đó là một sự cải tiến nâng cấp trình quản lý mà thôi.
Những khó khăn: Trƣớc hết phải nói tới hạ tầng cơ sở, đó là hệ thống thiết bị
máy móc trang bị cho sự quản lý. Những máy tính trang bị cho nhà trƣờng thƣờng là có cấu hình thấp, máy chủ không đủ mạnh, hệ thống đƣờng truyền có hệ số an toàn không cao, hệ thống bảo mật sơ sài …. Tiếp theo là những ngƣời tham gia triển khai thƣờng không đƣợc đào tạo bài bản, không chuyên nghiệp, nghiệp vụ về máy tính ở mức độ thƣờng, vì vậy trong những giai đoạn đầu họ rất khó bắt kịp công việc. Sau cùng là thời gian dành cho công việc đôi khi không đƣợc coi là thiết yếu, trừ nhân viên phụ trách chính, còn lại những đối tƣờng khác chỉ là những thời gian tranh thủ cho công việc, nên dẫn tới xảy ra sai sót, mắc lỗi và bắt buộc phải có sự can thiệp của chuyên gia.
7.3. Tính khả mở và khả dụng của hệ thống
Phân hệ quản lý nhân sự chƣa phải là đích của đề tài nghiên cứu, do đó trong tƣơng lai sẽ tiếp tục triển khai các phân hệ khác, sao cho sau một thời gian nhất định sẽ hoàn tất dự án và các phân hệ sẽ hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh và khép kín về mặt quản lý. Tính khả mở của hệ thống trƣớc hết là có khả năng liên kết với các phân hệ khác một cách tự động nhƣ phân hệ tài chính hay phân hệ quản lý điểm …
Trong tƣơng lai hƣớng phát triển của đề tài là có khả năng liên kết với các trƣờng cấp 2 và cấp 3 trong khu vực hoặc trong tỉnh nhằm có thể hoạch định đƣợc nguồn lực đầu vào của học sinh. Và nếu liên kết đƣợc với các trƣờng thuộc tuyến
trên hoặc ban tuyển sinh đại học thì có khả năng hoạch định đƣợc cả đầu ra của học sinh nhà trƣờng.
Về tính khả dụng, khi triển khai thử nghiệm phân hệ quản lý nhân sự, gần nhƣ thoả mãn đƣợc các yêu cầu về quản lý nhân sự của nhà trƣờng, trong đó trọng tâm là hệ thống giáo viên. Trƣớc hết là thoả mãn về nhu cầu quản lý, nghĩa là toàn bộ thông tin về nguồn nhân lực nhà trƣờng đã nằm trong hồ sơ nên việc truy xuất sẽ vô cùng đơn giản, chính xác và nhanh chóng. Quan trọng hơn là có khả năng hoạch định một cách định tính và định lƣợng, chẳng hạn theo dõi quá trình thống kê chất lƣợng giảng dạy của mỗi giáo viên (một cách tự động) sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn thật sự về năng lực của mỗi giáo viên, từ đó có kế hoạch đào tạo, huỷ hợp đồng, khen thƣởng, tăng lƣơng …. Hoặc hệ thống cho kết quả định lƣợng biết trong thời gian tới sẽ cần tuyển dụng thêm bao nhiêu giáo viên ở mỗi bộ môn. Nếu kết nối với phân hệ tài chính sẽ giúp nhà quản lý hoạch định đƣợc tài chính cơ quan.
Qua triển khai thử nghiệm có thể kết luận rằng nếu dữ án này đƣợc thực hiện cho một nhà trƣờng thì đó sẽ là một phần mềm đắc dụng và giúp nhà quản lý kiểm soát đƣợc toàn bộ hệ thống thông tin của nhà trƣờng một cách toàn diện và có hiệu quả.
7.4. Những hạn chế và hƣớng phát triển (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nội dung cơ bản trong nghiên cứu này là đề xuất ra một mô hình ERP cho một trƣờng THPT và đánh giá tính khả thi của việc triển khai của mô hình cho một nhà