Hệ thống thông tin trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ trƣớc khi triển khai ERP, thật sự đơn giản và sơ sài, Ngoài yếu tố con ngƣời và CSVC trang bị cho quản lý khoảng dƣới 10 máy tính cá nhân nối mạng nội bộ, còn lại các chƣơng trình phục vụ quản lý thì rời rạc và đơn giản. Quy mô của nhà trƣờng đã đƣợc ngành giáo dục Đồng Nai xếp vào loại trƣờng hạng 2 (18 lớp <số lớp <25 lớp). Trung bình lƣu lƣợng đồng tiền đƣợc xử lý trong trong nhà trƣờng trong một năm khoảng trên 6 000 000 000 đồng. Lƣợng học sinh ra vào trƣờng hàng năm trung bình từ 400 đến 500 em. Lƣợng giáo viên tham gia giảng dạy trong nhà trƣờng trên 50 ngƣời, hệ thống nhân viên phục vụ là 10 ngƣời.
Trong suốt 15 năm qua việc quản lý nhà trƣờng gần nhƣ theo truyền thống chung của ngành giáo dục, nghĩa là hàng năm căn cứ vào sự điều tra lƣợng học sinh cuối cấp 2 có khả năng nhập học vào nhà trƣờng, từ đó lên kế hoạch hoạt động của nhà trƣờng một cách thủ công, từ đó dẫn tới sự bị động hoàn toàn khi số học sinh vào học không nhƣ dự kiến. Trƣớc hết là bị động về việc tuyển lựa giáo viên cho năm học tới, sau đó là sự bị động về việc chuẩn bị CSVC phục vụ
cho việc tổ chức dạy và học. Về kinh phí thì hoàn toàn không thể có câu trả lời cụ thể rằng trong năm học này chi tiêu sẽ ra sao, lời lỗ không thể biết trƣớc.
Một trong các tiêu chí cải cách giáo dục đã đƣợc Đảng và nhà nƣớc xác định là mỗi nhà trƣờng đều phải tham gia tích cực vào phong trào trọng điểm của toàn ngành là “đẩy mạnh cải cách trong quản lý giáo dục”. Đây là một lý do mà mỗi nhà trƣờng sẽ phải chọn cho mình một con đƣờng cải cách phù hợp nhất. Trong thời kỳ mà CNTT đang trở thành một phƣơng án tốt nhất trong việc áp dụng tham gia vào công tác quản lý, thì việc triển khai một phần mềm khép kín trong quản lý nhà trƣờng là một phƣơng án khả thi và đƣợc đánh giá là ƣu việt nhất.
Khi triển khai ERP cho nhà trƣờng sẽ tạo ra một không khí mới cho nhà trƣờng từ Lãnh đạo, tới giáo viên, nhân viên và cả học sinh. Việc triển khai ERP cho nhà trƣờng sẽ nhận đƣợc sự đón chào của trên 1.000 con ngƣời, ngoại trừ khả năng trở ngại ban đầu trong thời gian bắt kịp (catch up) còn lại sẽ lại cho nhà trƣờng nhiều lợi ích thiết thực.
Trong thử nghiệm, nhà trƣờng triển khai phân hệ quản lý nhân sự, những lợi điểm sau đây sẽ chứng minh cho tính khả thi của dự án này:
Về quản lý con ngƣời, mỗi ngƣời trong nhà trƣờng có phần khai lý lịch là nội dung không thể thiếu. Nếu nhƣ trƣớc đây lí lịch nằm trong hồ sơ của giáo viên thì việc tìm kiếm thông tin về một đối tƣợng nào đó chỉ có một con đƣờng duy nhất là lục hồ sơ cá nhân và ghi chép lại, việc trích xuất hồ sơ của cả tập thể nhà trƣờng để phục vụ một báo cáo nào đó thì chắc chắn thông tin của trên 50 ngƣời thì nhân viên phải làm việc không dƣới 4 giờ đồng hồ. Nếu sử dụng chƣơng trình quản lý thì chỉ mất vài chục phút. Về quản lý chuyên môn, nếu dùng phƣơng pháp quản lý cũ thì cũng chỉ
đảm bảo đƣợc việc phân phối giáo viên đứng lớp cho hợp lý mà thôi, để đánh giá chuyên môn mỗi con ngƣời một cách hệ thống theo thời gian thì quả là một công việc khó khăn, bởi dữ liệu lƣu trong sổ sách thì chỉ có thể ghi chép cho từng năm một, và không thể có đƣợc những thông tin để hoạch định nguồn lực GV trong tƣơng lai.
Về quản lý tài chính, theo lề lối cũ, hàng năm, cuối năm có cuộc họp xem xét về lƣơng GV, và những GV dù có đủ điều kiện để nâng bậc lƣơng thì cũng phải viết đơn “xin nâng bậc lƣơng”, và nếu GV đó với một lý do nào đó không hiện diện tại cơ quan hoặc không viết đơn thì coi nhƣ con ngƣời đó sẽ bỏ qua khâu nâng bậc lƣơng, mặc dù toàn bộ hồ sơ lƣơng nằm trong tủ sắt của kế toán nhà trƣờng và thủ trƣởng cơ quan.
Ngoài ra còn nhiều khâu quản lý khác nữa đƣợc cải thiện.
Với trình quản lý ở trên còn có một ƣu việt khác nữa là sự nhất quán trong quản lý nhà trƣờng theo suốt thời gian hoạt động, từ phong cách làm việc đến kỷ luật lao động, các luật trong quản lý, các loại biểu mẫu, báo cáo …Kết quả là mỗi thành viên trong nhà trƣờng sẽ làm việc với tinh thần tự giác và hiệu quả cao.
Các tiêu chí đánh giá bao gồm:
Bảng 6.1 – Các tiêu chí đánh giá
Nội dung Cách đánh giá (dựa trên các tiêu chí cụ thể)
Mức độ đáp ứng của các phần mềm ERP với các vấn đề cần giải quyết trong quản lý, quan hệ khách hàng.
Mức độ đáp ứng quy trình. Nghiệp vụ chuyên môn.
Chi phí triển khai. Thời gian triển khai.
Tính linh hoạt
Mức độ tùy biến khi triển khai ở từng doanh nghiệp cụ thể.
Khả năng nâng cấp và mở rộng. Tính thân thiện với ngƣời dùng.
Kiến trúc.
Bảo mật.
Giao diện.
Sự độc lập của cơ sở dữ liệu. Ngôn ngữ lập trình.
Sự hỗ trợ
Hỗ trợ về cơ sở hạ tầng.
Các hoạt động đào tạo, hƣớng dẫn. Tài liệu đƣợc cung cấp.
Tính liên tục
Minh bạch.
Cập nhật thƣờng xuyên.
Độ trƣởng thành
Trạng thái phát triển.
Danh sách các dự án đƣợc liệt kê trên website.