4.2.1.1. Hiệu trƣởng.
Có quyền cao nhất trong nhà trƣờng, điều hành toàn bộ hoạt động của nhà trƣờng, có quyền quyết định các chiến lƣợc, phƣơng án phát triển của trƣờng.
Dƣới hiệu trƣởng có các Phó Hiệu trƣởng, giúp Hiệu trƣởng quản lý các mặt hoạt động của trƣờng, thông thƣờng có từ 2 đến 3 Phó Hiệu trƣởng.
4.2.1.2. Tổ Hành chính.
Quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự, cơ sở vật chất của nhà trƣờng (bao gồm con ngƣời, hệ thống các phòng dạy học, trang thiết phục vụ bị dạy học, thƣ viện, tài chính ngân sách và chế độ tiền lƣơng. Ngƣời trực tiếp quản lý tổ Hành chính là Phó hiệu trƣởng phụ trách hành chính. Đứng đầu tổ Hành chính là tổ trƣởng, sau đó là các nhóm trƣởng và các tổ viên chịu trách nhiệm về một hoạt động cụ thể.
4.2.1.3. Tổ chuyên môn.
Trực tiếp quản lý Quản lý các tổ chuyên môn của nhà trƣờng (bao gồm chƣơng trình giảng dạy, tài liệu giảng dạy, nội dung bài kiểm tra, điểm số học sinh). Ngƣời quản lý trực tiếp là Phó hiệu trƣởng phụ trách chuyên môn.
Đứng đầu mỗi tổ chuyên môn là những tổ trƣởng, nhóm trƣởng, sau cùng là các tổ viên là Giáo Viên đứng lớp.
4.2.1.4. Ban giáo vụ.
Quản lý các vấn đề liên quan đến vấn đề đào tạo (lập kế hoạch dạy của giáo viên, kế hoạch học tập của học sinh, kế hoạch thực hành, thí nghiệm và kế hoạch tổ chức các hoạt động kiểm tra đánh giá). Ban giáo vụ là một bộ phận của ban chuyên môn.
4.2.1.5. Ban thi đua – Hoạt động ngoài giờ.
Quản lý các hoạt động thi đua khen thƣởng của nhà trƣờng (lập kế hoạch, tổ chức các hoạt động thi đua, tổ chức đánh giá các phong trào thi đua, lập kế hoạch khen thƣởng, kỷ luật). Đứng đầu là Chủ tịch hội đồng khen thƣởng – kỷ luật là Hiệu trƣởng, bên dƣới là đại diện của trƣởng các phòng ban và đại biểu của Giáo viên.
4.2.1.6. Các phòng khác.
Hỗ trợ quản lý về các hoạt động của nhà trƣờng nhƣ công tác đoàn thể (Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên), Ban Nữ công, Giáo Dục Thể Chất, Giáo Dục Quốc Phòng…
Trong một nhà trƣờng, về công tác chuyên môn thì mỗi ngƣời chỉ có thể tham gia giảng dạy ở một bộ môn (ví dụ: môn Toán, môn Văn …), nhƣng một ngƣời có thể tham gia trong nhiều phòng ban (ví dụ tuy là Giáo viên dạy môn toán, nhƣng có thể vừa có tên trong ban Văn nghệ và Ban Thi Đua, vừa làm Bí thƣ Đoàn vừa nằm trong Ban Giáo Vụ… ).
Ngoài ra còn một tổ chức chính trị không thể thiếu đƣợc là tổ chức Đảng. Tổ chức chính trị này không trực tiếp tham gia vào một hoạt động quản lý nào, mà chỉ đƣa ra đƣờng lối chung cho nhà trƣờng hoạt động theo đúng đƣờng lối do Đảng và nhà nƣớc vạch ra.
Đối với trƣờng ngoài công lập, hệ thống trên không có gì thay đổi nhiều, tuy nhiên về nguồn lực con ngƣời có thêm một thành phần gọi là Hội Đồng Quản trị. Chức năng của nhóm ngƣời này là cùng với Hiệu trƣởng
quản lý toàn diện nhà trƣờng. Trong phân hệ quản lý tài chính sẽ có nội dung quản lý học phí mà các trƣờng công lập không có. Thông tin học phí sẽ gắn với phân hệ quản lý học sinh để có thể giúp nhà quản lý nhà trƣờng hoạch định về mức thu học phí cũng nhƣ mức chi tiền giảng cho giáo viên hay dành những khoản kinh phí phục vụ cho nhu cầu trang thiết bị dạy học.
Hình 4.1 - Sơ đồ tổ chức trong nhà trường THPT.
HIỆU TRƢỞNG CÁC PHÓ HIỆU TRƢỞNG CÁC TRƢỞNG PHÒNG, BAN TỔ H À N H C H ÍN H TỔ C H U Y Ê N M Ô N B A N G IÁ O V Ụ Ụ B A N H Đ N G O À I G IỜ B A N T H I Đ U A TỔ CH Ứ C Đ O À N TH Ể P H Ò N G B A N K H Á C
4.2.2. Mô hình ERP cho nhà trƣờng
Hình 4.2 - Mô hình ERP cho trường đại học.
Trên cơ sở tổ chức của một nhà trƣờng, Ta có thể xác định sơ đồ tổng thể về ERP cho một nhà trƣờng với các phân hệ mà ERP cần triển khai trong các trƣờng nhƣ sau:
Hình 4.3 - Mô hình ERP cho trường THPT
ERP C HO NHÀ TRƢỜNG THPT Q UẢN LÝ HỌ C SINH Q UẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Q UẢN LÝ NHÂN S Ự Q UẢN LÝ TÀI C HÍNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Q UẢN LÝ THƢ VIỆN Q UẢN LÝ DẠY HỌ C
4.3. Các phân hệ quản lý nhà trƣờng.
4.3.1.Phân hệ quản lý Học sinh.
Quản lý hồ sơ học sinh, bao gồm những thông tin liên quan trực tiếp tới việc quản lý học sinh nhƣ thông tin về cha mẹ, thông tin về hoàn cảnh gia đình, về các chế độ ƣu tiên đƣợc hƣởng. Địa chỉ liên lạc…Các thông tin về các loại văn bằng, chứng chỉ mà học sinh đang sở hữu hoặc đang theo học. Thông tin về điểm số học sinh có đƣợc trong các kỳ kiểm tra đánh giá, xếp loại .... và những thông tin về khen thƣởng kỷ luật học sinh, những năng khiếu mà học sinh có…
4.3.2.Phân hệ quản lý Nhân sự.
Quản lý hồ sơ về giáo viên, công nhân viên trong nhà trƣờng, bao gồm các thông tin: Thông tin cá nhân (lý lịch trích ngang), thông tin về gia đình (bên nội, ngoại, vợ, chồng, anh chị em…), Thông tin về chuyên môn nghiệp vụ, thông tin về quá trình đào tạo, thông tin về quá trình lƣơng, thông tin về hồ sơ hợp đồng, thông tin về chất lƣợng giảng dạy…
4.3.3.Phân hệ quản lý Tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài chính học sinh (học phí, học bổng, chế độ miễn giảm), tài chính cán bộ (lƣơng, tiền thừa giờ, thuế thu nhập cá nhân, chế độ phụ cấp, chế độ ƣu đãi), tài chính thuế, tài chính doanh nghiệp…
4.3.4.Phân hệ quản lý Thƣ viện
Thông tin về hoạt động thƣ viện (thống kê lƣợt học sinh tham gia đọc sách thƣ viện, thống kê lƣợt sử dụng những loại sách đƣợc học sinh quan tâm), thông tin về các loại sách, tài liệu trong thƣ viện. Cũng nhƣ tình trạng của các loại sách.
4.3.5.Phân hệ quản lý Thiết bị.
Quản lý các loại trang thiết bị phục vụ giảng dạy, thông tin về hoạt động, thông tin về tính năng của từng thiết bị đối với từng giáo viên, từng lớp, thông tin về tình trạng hoạt động của các loại thiết bị hiện có và đang đƣợc giáo viên sử dụng trong các giờ thực hành.
4.3.6.Phân hệ quản lý cơ sở vật chất.
Quản lý các loại trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của nhà trƣờng nhƣ: Phòng học, họp, phòng thí nghiệm thực hành, phòng vi tính, phòng đoàn thể, phòng chức năng…các loại thiết bị điện trang bị, các loại bàn ghế, tủ, giá…
4.3.7.Phân hệ quản lý dạy và học.
Nhiệm vụ của phân hệ này là quản lý dữ liệu về chƣơng trình giảng dạy, kế hoạch giảng dạy, tiến độ giảng dạy, kết quả giảng dạy, kế hoạch đào tạo.
4.4. Vận hành của hệ thống ERP.
4.4.1.Những yêu cầu của hệ thống.
Trong trình quản lý khép kín này phải thể hiện đƣợc 2 chức năng là thông tin quản lý và thông tin cho hoạch định nguồn lực, do vậy không những thông tin không những phải đầy đủ, chính xác mà còn phải thể hiện đƣợc, đó là “những thông tin biết nói”. Ngoài ra dữ liệu phải đƣợc cập nhật, có tính liên thông cao, đƣợc bảo mật và đồng bộ dữ liệu.
Trong quá trình vận hành hệ thống có sự tham gia của nhiều đối tƣợng, từ lãnh đạo nhà trƣờng tới trƣởng các phòng ban và các giáo viên, nhân viên…
4.4.2.Vận hành của hệ thống.
Toàn bộ dữ liệu quản lý sẽ đƣợc nạp vào hệ thống máy chủ và các máy tính khác theo cơ cấu (server – web client). Trong đó máy chủ ngoài nhiệm vụ quản lý dữ liệu để quản lý, còn có các chức năng điều khiển, tính toán và hoạch định, các máy vệ tinh (client) có 2 chức năng chính:
Một là thông qua giao diện của một trang web, cho phép triển khai cùng với máy chủ.
Hai là sử dụng những công cụ cho trƣớc để thực hiện các thao tác giao tiếp với hệ thống các Giáo Viên – Nhân Viên – Học Sinh .
Các vận hành cơ bản có thể kể ra nhƣ: Login, nhập dữ liệu, truy xuất, chỉnh sửa, in ấn, tính toán…
Những giá trị phía sau của sự quản lý về dữ liệu là giá trị về hoạch định nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhà trƣờng trong thời gian tới (VD nhƣ việc tuyển lựa GV- CNV, chuẩn bị cho sự trang bị về CSVC, mua sắm thiết bị hay hạch toán học phí, hạch toán chi phí cho nhà trƣờng … ).
Nhƣ vậy là với kiến trúc server – client, cho phép mỗi thành viên trong nhà trƣờng (trong điều kiện cho phép) có thể giao tiếp với máy chủ một cách riêng biệt (bằng cách sử dụng giao diện web hoặc ứng dụng cuối) về cá nhân cũng nhƣ về một thành phần nào đó của hệ thống. Máy chủ sẽ xử lý luận lý quản lý cũng nhƣ về cấu trúc dữ liệu và thực hiện giao tiếp giữa ngƣời dùng với các ứng dụng cơ sở dữ liệu.
Về kiến trức của cơ sở dữ liệu, chức năng quản lý này đƣợc tổ chức thành các môđun, mỗi môđun là một thƣ mục với cấu trúc đã đƣợc xác định trƣớc có chứa các mã Python và các tập tin XML. Mỗi môđun phải đƣợc định nghĩa về cấu trúc dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo, các trình đơn, thủ tục, quy trình công việc… mỗi môđun đƣợc xác định bằng cách sử dụng một cú pháp độc lập với ngƣời sử dụng. Có thể thêm bớt hay sửa đổi về các đối tƣợng cho phù hợp với ngƣời dùng (VD nhƣ thêm, bớt, chỉnh sửa các menu).
Triển khai hệ thống CSDL bằng phần mềm mã nguồn mở (OpenERP), không những đáp ứng các yêu cầu về xử lý dữ liệu nhƣ đã trình bày ở trên, còn có thêm những khả năng ƣu việt khác nữa nhƣ: có thể cung cấp một hệ thống báo cáo với Open Office hội nhập cho các báo cáo tuỳ biến, có thể thay thế công cụ báo các sẵn có bằng cách sử dụng webkit hoặc jaspersoft.
4.5. Những thuận lợi và khó khăn.
Triển khai ERP cho một nhà trƣờng THPT ngoài công lập thật sự là một công việc mới mẻ, điều này gần đây không còn là điều xa với với các trƣờng Đại học trong cả nƣớc vì đã có nhiều trƣờng triển khai, dù toàn hệ thống hay chỉ một vài phân hệ quan trọng và thiết thực với việc điều hành hoạt động của nhà trƣờng. Một quan trọng khác nữa là các trƣờng Đại học rất
có nhiều điều kiện và thế mạnh khi triển khai hệ thống này. Trong khi đó để triển khai cho một trƣờng THPT ngoài công lập là một bƣớc ngoặt lớn đối với các nhà quản lý bởi:
Thứ nhất, hệ thống các trƣờng ngoài công lập đa số hoạt động theo cơ chế tự thu - tự chi do vậy việc quản lý nhà trƣờng hầu nhƣ chỉ tập trung vào sự tính toán hoạch toán của nhóm ngƣời đứng đầu nhà trƣờng theo kiểu gia đình trị, vì thế trong ý thức của nhà quản lý không cần phải có một chƣơng trình toàn diện và khép kín để thực thi quản lý nhà trƣờng (trừ một vài trƣờng THPT ngoài công lập trong nƣớc có quy mô lớn ở các thành phố lớn).
Thứ hai, trong số các nhà quản lý nói trên không phải ai cũng có những tƣ duy tốt về khả năng của máy tính phục vụ khâu quản lý của mình, vì thế họ thờ ơ, nghi ngời và không có sự ham muốn thôi thúc cần triển khai trình quản lý này.
Thứ ba, để phục vụ trình quản lý này cần phải có sự đầu tƣ đáng kể mà trƣớc hết là không thu về một mối lợi trƣớc mắt nào.
Tuy nhiên so với quản lý các trƣờng đại học thì quy mô quản lý trong các nhà trƣờng THPT ngoài công lập đơn giản hơn nhiều từ cấu trúc hệ thống cho tới phạm vi quản lý; và các trƣờng ngoài công lập có thể triển khai bất cứ lúc nào mà không phải thông qua các lực lƣợng xã hội nào khác.
Triển khai ERP cho các trƣờng học là xu hƣớng tất yếu của các nhà trƣờng để xây dựng một môi trƣờng giáo dục hiện đại nhằm đáp ứng các yêu cầu đổi mới quản lý giáo dục phù hợp với sự phát triển của xã hội. Nếu triển khai ERP trong nhà trƣờng nó sẽ mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho công tác quản lý các nhà trƣờng từ đó nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo, hiệu quả công việc của các phòng ban và đặc biệt là tạo môi trƣờng thống nhất cho phép nhà trƣờng khai thác thông tin thuận lợi và trao đổi thông tin giữa các nhà trƣờng, các nhà trƣờng với các cơ quan quản lý khác và giữa nhà trƣờng với các lực lƣợng xã hội khác nhƣ Nhân dân, PHHS, Đoàn thể, Chính quyền… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuy nhiên, triển khai ERP cho các nhà trƣờng (nhất là các trƣờng THPT) còn gặp một số cản trở mà các trƣờng phải giải quyết nhƣ chuẩn hóa qui trình quản lý, vấn đề về vốn và đặc biệt là đổi mới tƣ duy quản lý của các lãnh đạo trong điều kiện hội nhập.
Với những thành công của các trƣờng trên thế giới đã đạt đƣợc có thể khẳng định ERP cho các nhà trƣờng là giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và đào tạo cho các nhà trƣờng ở Việt Nam.
*
* * *
CHƢƠNG 5: CHIẾN LƢỢC TRIỂN KHAI ERP
5.1. Quá trình hình thành trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ
Cuối những năm 1995 Huyện Long khánh tỉnh Đồng Nai là một huyện lớn, với 15 xã, dân số trên 200.000 dân, theo thống kê của ngành giáo dục, chỉ tính riêng học sinh lớp 9 tốt nghiệp cần có trƣờng THPT để tiếp tục học lên cấp 3 hàng năm vào khoảng trên 3.000 em. Nhƣng trong huyện Long khánh chỉ có 3 trƣờng cấp 3, trong đó có 1 trƣờng chỉ tuyển sinh đầu vào là con em thuộc ngành cao su của tỉnh Đồng Nai, vì thế hàng năm số học sinh không đƣợc vào học cấp 3 lên tới trên 1.000 học sinh. Khởi nguồn là trƣờng THPT DL Văn Hiến, lấy CSVC là Phòng Giáo dục huyện Long khánh để lại, sau khi di dời sang địa điểm mới. Chỉ 4 năm sau, số học sinh cũ trƣờng ngoài công lập này lên tới trên 3.000 em với gần 60 lớp, và trƣờng ngoài công lập này cũng rơi vào tình trạng quá tải. Trƣớc tính hình này có cuộc họp của 4 thành phần lãnh đạo chủ chốt: Bí thƣ Huyện Uỷ Long Khánh, Phó chủ tịch UBND huyện Long Khánh, Trƣởng phòng Giáo dục Huyện Long Khánh và Phó Giám đốc Sở Giáo dục Đồng Nai. Sau cuộc họp này có một nghị quyết là cần phải tiếp tục kêu gọi những nhà kinh tế có tâm huyết với sự nghiệp giáo dục mở ngày trên địa phƣơng này thêm một trƣờng THPT ngoài công lập, khi mà chính quyền nhà nƣớc chƣa có điều kiện xây dựng ở địa phƣơng này thêm môt trƣờng THPT.
Vào ngày 17/9/1999 Chủ tịch UBND tỉnh Đồng nai ra quyết định số 1754/QĐ-UBT về việc xây dựng thêm ở Huyện Long khánh một trƣờng THPT ngoài công lập tại ngoại ô Huyện lỵ, cách trung tâm 15 Km, trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ có nhiệm vụ chiêu sinh học sinh thuộc 7 xã của Huyện những học sinh tốt nghiệp cấp 3 nhƣng không đủ điều kiện vào học các trƣờng THPT Công lập hoặc không có điều kiện tới trƣờng công lập vì đƣờng đi khá dài (20 – 40 Km). Với quy chế hoạt động của trƣờng ngoài công lập, nên trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ chỉ đƣợc nhà nƣớc cấp cho 10.000 m2
đất xây dựng, còn lại những nhà kinh doanh sẽ phải đầu tƣ hàng chục tỷ đồng cho cơ sở giáo dục này.
Sau một năm xây dựng, tháng 9/2000 trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ khai trƣơng ngôi trƣờng mới trƣớc sự đón chào nồng nhiệt của PHHS và nhân dân cùng các em học sinh; ban đầu chỉ có 7 lớp học với trên 300 học sinh. Sau 12 năm hoạt động và phấn đấu không nghỉ ngơi, tới ngày nay trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ có
21 lớp với gần 1.200 học sinh, 52 giáo viên và kinh phí hoạt động hàng năm trên 6.500.000.000 đ.