5.3.1. Kiến trúc của hệ thống
Do dữ liệu về một nhà trƣờng không nhiều và công việc xử lý không nặng nề, vì vậy toàn bộ dữ liệu sẽ lƣu trong máy chủ (Server) đặt tại phòng máy tính của nhà trƣờng hoặc đặt ngay trong phòng Hiệu trƣởng và việc truy cập vào cơ sở dữ liệu của các máy con (Clien) thì chỉ cần vào địa chỉ của cơ sở dữ liệu này.
Hệ thống sẽ phân cấp chỉ những ngƣời có trách nhiệm mới đƣợc sửa chữa hoặc xoá dữ liệu, nhân viên phòng ban nào thì đƣợc phép vào cơ sở dữ liệu thuộc phân hệ đó, trong quá trình truy cập chỉ đƣợc phép cập nhật và sau khi kết thúc phiên làm việc thì dữ liệu cũ sẽ không đƣợc phép sửa chữa nữa.
Cơ sở dữ liệu đƣợc chia ra thành nhiều phân hệ, mỗi phân hệ quản lý và xử lý một lĩnh vực khác nhau của nhà trƣờng nhƣ Quản lý nhân sự chỉ quản lý về vấn đề giáo viên- công nhân viên trong nhà trƣờng, quản lý học sinh sẽ quản lý các thông tin về học sinh, quản lý tài sản ...
Mặc dù nội dung quản lý của các phân hệ là khác nhau, nhƣng dữ liệu có nhiều mối quan hệ với nhau, ví dụ Phân hệ quản lý Nhân sự liên quan tới Phân hệ quản lý Tài chính về mức lƣơng , hệ số lƣơng, ngày tháng nâng lƣơng… Hay phân hệ quản lý Nhân sự cũng liên quan tới Phân hệ quản lý Học sinh về kết quả văn hoá từng môn từng lớp sẽ gắn với từng giáo viên dạy…. vì vậy giữa những phân hệ phải có những quan hệ chặt chẽ và thống nhất, có thể liên kết đƣợc với nhau và có những ràng buộc nhất định. Trong mỗi phân hệ chỉ nhập vào những thông tin cũa chính phân hệ đó quản lý, còn những thống tin thuộc các phân hệ khác thì hệ thống sẽ tự động kiên kết và tải về để phục vụ cho những nhu cầu xử lý riêng của từng phân hệ.
Do có sự quan hệ chặt chẽ về dữ liệu giữa các phòng ban của nhà trƣờng vì thế để có sự thống nhất trong quản lý cũng nhƣ điều hành hệ thống, cần phải có sự phân cấp trách nhiệm một cách cụ thể. Đứng đầu là Hiệu trƣởng có trách nhiệm quản lý chung và là ngƣời cao nhất chịu trách nhiệm về tính pháp lý của dữ liệu. Mỗi phòng ban sẽ chịu trách nhiệm về thông tin thuộc lĩnh vực hoạt động của mình, ngoài nhiệm vụ cung cấp đầy đủ và đúng thời gian về nội dung thông tin, mỗi phòng ban còn có trách nhiệm cập nhật và bảo vệ thông tin, cũng nhƣ có quyền khai thác thông tin một cách hợp lý. Để có đầu đủ thông tin trong quản lý, giửa các phòng ban có nhửng quan hệ thông tin nhất định, dựa vào những quan hệ này mà thông tin của nhà trƣờng trong hệ thống sẽ đƣợc chia sẻ một cách đắc lực, có đủ khả năng phục vụ cho các yêu cầu cụ thể của mỗi phòng ban.
Do những yêu cầu của hệ thồng quản lý , vì vậy ERP cho nhà trƣờng sẽ là một chƣơng trình quản lý khép kín bao gồm 6 phân hệ (nhƣ đã mô tả trong sơ đồ hình 21 ở trên) nhằm quản lý nhà trƣờng một cách toàn diện và có hiệu quả (theo sơ đồ tổ chức nhà trƣờng ở trên - hình 22).
5.3.2. Phân hệ quản lý nhân sự
Nhiệm vụ của phân hệ này quản lý tất cả các vấn đề về con ngƣời trong nhà trƣờng, bao gồm những ngƣời thuộc nhóm lãnh đạo (Ban giám hiệu, bí thƣ đoàn, chủ tịch công đoàn…), nhóm giáo viên (làm nhiệm vụ giảng dạy) và nhóm nhân viên (làm nhiệm vụ phục vụ).
Chức năng của phân hệ này cập nhật toàn bộ các thông tin về những con ngƣời có tham gia lao động và ăn lƣơng của nhà trƣờng, bao gồm:
Thông tin về con ngƣời (lý lịch, đảng, đoàn…).
Thông tin về nghiệp vụ (trình độ chuyên môn, bằng cấp, quá trình đào tạo...).
Thông tin về quá trình công tác (cập nhật theo từng giai đoạn ). Thông tin về hợp đồng làm việc với nhà trƣờng.
Thông tin về quá trình lƣơng (tự động cập nhật mức lƣơng theo thời gian).
Thông tin về chuyên môn công tác (với GV cập nhật theo từng năm học). Thông tin về kết quả chuyên môn (với GV link từ quản lý chuyên môn). Thông tin về khen thƣởng kỷ luật (cập nhật theo từng năm học).
5.3.3. Phân hệ quản lý học sinh
Nhiệm vụ của phân hệ này quản lý toàn bộ những thông tin về học sinh của trƣờng từ ngày vào trƣờng cho tới khi ra trƣờng.
Chức năng của phân hệ này cập nhật những thông tin về học sinh trong từng năm học, cuối năm dựa vào điểm số đạt đƣợc và kết quả đánh giá quá trình tu dƣỡng của học sinh (do GVCN thực hiện). Nếu đủ điều kiện sẽ tự động xếp học sinh này vào lớp trên cho năm học sau, ngƣợc lại nếu không đủ điều kiện sẽ phải cho biết học sinh này sẽ thi lại những môn học nào, sau thi lại phải đạt bao nhiêu điểm mới đƣợc lên lớp, hoặc học sinh thuộc diện kém sẽ phải lƣu ban học lại vào năm học tới.
Những học sinh thuộc diện khen thƣởng sẽ đƣợc đƣa tên vào danh sách khen thƣởng và sẽ đƣợc in giấy khen. Những học sinh bị kỷ luật sẽ lƣu vào danh sách kỷ luật và làm cơ sở để xem xét về xếp loại đạo đức.
Những thông tin cập nhật bao gồm: Thông tin về lý lịch trích ngang.
Thông tin về lớp học (cập nhật cho từng năm).
Thông tin về điểm số (cập nhật toàn bộ điểm số cho từng năm). Thông tin về khen thƣởng kỷ luật (cập nhật cho từng năm).
Thông tin về văn bằng, chứng chỉ (bằng tốt nghiệp nghề phổ thông, chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp cuối cấp…).
5.3.4. Phân hệ quản lý tài chính
Nhiệm vụ của phân hệ này quản lý toàn bộ thông tin về tài chính của nhà trƣờng, từ đó giúp nhà quản lý hoạch định đƣợc công tác tài chính trong các năm học sau, cũng nhƣ cung cấp những thông tin tài chính cho các cơ quan hữu quan.
Chức năng của phân hệ này lƣu trữ và xử lý các thông tin về tài chính của nhà trƣờng nhƣ :
Thông tin về nguồn thu (học phí, căn tin, giữ xe, các dịch vụ khác). Thông tin về chi trả lƣơng (link từ phân hệ QLNS, QLCM).
Thông tin về thuế (thuế DN, thuế TNCN, Thuế môn bài…). Thông tin chi phí thƣờng xuyên (cập nhật hàng ngày). Thông tin chi phí mua sắm CSVC và Thiết bị dạy học. Thông tin các chi phí khác (học bổng, khen thƣởng, ĐƠĐN).
5.3.5. Phân hệ quản lý cơ sở vật chất
Nhiệm vụ của phân hệ này quản lý toàn bộ những thông tin về cơ sở vật chất đã trng bị cho nhà trƣờng về số lƣợng, tình trạng hoạt động, cũng nhƣ những thông tin khác về mỗi thiết bị.
Chức năng của phân hệ quản lý cơ sở vật chất phải đáp ứng đƣợc những thông tin về các trang thiết bị của nhà trƣờng đang thực tế phục vụ hoạt động của nhà trƣờng, giúp cho nhà quản lý nắm vững hiện có những trang thiết bị nào?, hiện đang tồn tại ở nơi nào?, tình trạng hoạt động ra sao?. Căn cứ vào tuổi thọ và thông tin về lý lịch, quy định về chế độ bảo hành… sẽ giúp nhà quản lý có kế hoạch tu sửa, bảo hành, thay mới, khấu hao … . Thông tin quản lý bao gồm:
Thông tin về danh mục thiết bị,
Thông tin về số lƣợng, thông số kỷ thuật. Thông tin về vị trí lắp đặt.
Thông tin về ngày giờ lắp đặt, thời hạn bảo hành. Thông tin về tình trạng hoạt động.
5.3.6. Phân hệ quản lý thiết bị dạy học
Nhiệm vụ của phân hệ này quản lý toàn bộ thông tin về những thiết bị dạy học đã đƣợc trang bị, cũng nhƣ tình hình sử dụng và tình trạng hoạt động của chúng.
Chức năng phân hệ quản lý thiết bị phải cung cấp đầy đủ những thông tin về danh mục thiết bị trong kho thiết bị của trƣờng bao gồm tên thiết bị, tính năng hoạt động, tình trạng hoạt động, số lƣợng hiện có cũng nhƣ những thông tin về việc sử dụng của giáo viên… qua những thông tin này sẽ giúp nhà quản lý thấy đƣợc thiết bị dạy học đã đƣợc sử dụng ra sao?, số lƣợng và chất lƣợng có đủ để đáp ứng cho quá trình giảng dạy hay không? Từ đó sẽ có kế hoạch trang bị mua sắm cho phù hợp, tránh tình trạng thiếu hoặc dƣ thừa lãng phí. Thông tin lƣu trữ bao gồm:
Danh mục thiết bị theo quy định chuẩn của BGD Danh mục thiết bị, số lƣợng, môn học.
Nƣớc sản xuất, giá thành, thông số kỹ thuật.
Tình trạng hoạt động, thời hạn sử dụng, những quy định khi khai thác thiết bị.
Thông tin tần suất sử dụng, thông tin về ngƣời sử dụng. Thông tin kiểm kê (cập nhật thông tin vào cuối năm học).
5.3.7. Phân hệ quản lý thƣ viện
Nhiệm vụ của phân hệ này quản lý toàn bộ thông tin về các loại sách và tài liệu trang bị trong thƣ viện nhà trƣờng cũng nhƣ tình hình sử dụng và tình trạng bảo quản của chúng.
Chức năng phân hệ quản lý thƣ viện phải cung cấp đầy đủ những thông tin về danh mục các loại sách và tài liệu trong kho thƣ viện của trƣờng bao gồm tên sách, tài liệu, tình trạng bảo quản, số lƣợng hiện có cũng nhƣ những thông tin về việc sử dụng của giáo viên… qua những thông tin này sẽ giúp nhà quản lý thấy đƣợc các loại sách – tài liệu đã đƣợc sử dụng ra sao?, số lƣợng và chất lƣợng có đủ để đáp ứng cho quá trình giảng dạy hay không? Từ đó sẽ có kế hoạch trang bị
mua sắm cho phù hợp, tránh tình trạng thiếu hoặc dƣ thừa lãng phí. Thông tin lƣu trữ bao gồm:
Danh mục sách – tài liệu, số lƣợng .
Nơi phát hành, giá thành, tên tác giả, số trang. Tình trạng bào quản, những quy định khi sử dụng. Thông tin tần suất sử dụng, thông tin về ngƣời sử dụng. Thông tin kiểm kê (cập nhật thông tin vào cuối năm học).
5.3.8. Phân hệ quản lý chuyên môn
Nhiệm vụ của phân hệ này quản lý toàn bộ những thông tin về hoạt động chuyên môn của nhà trƣờng do Phó Hiệu trƣởng chuyên môn và tổ chuyên môn phụ trách.
Chức năng của phân hệ này cập nhật những thông tin về hoạt động chuyên môn trong từng năm học, bao gồm phân công chuyên môn, kế hoạch thực hiện hoạt động chuyên môn (bao gồm kế hoạch dạy học, kế hoạch thí nghiệm, kế hoạch thực hành, hoạt động thực tế…), tiến độ thực hiện kế hoạch chuyên môn, kết quả đánh giá việc thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của mỗi cá nhân…. Thông tin quản lý bao gồm:
Thông tin kế hoạch hoạt động chuyên môn (PPCT của Bộ giáo dục). Thông tin phân công chuyên môn (cập nhật theo năm học).
Thông tin lịch thực hiện hoạt động chuyên môn (TKB).
Thông tin tiến độ thực hiện hoạt động chuyên môn (cập nhật hàng tháng). Thông tin kết quả thực hiện (liên kết từ phân hệ quản lý học sinh).
Thông tin kế hoạch đào tạo bồi dƣỡng nghiệp vụ. Thông tin lịch tổ chức kiểm tra – đánh giá học sinh.
Thông tin kết quả các kỳ thi (liên kết từ phân hệ quản lý học sinh).
Thông tin kết quả đánh giá cuối năm (liên kết từ phân hệ quản lý học sinh).
5.4. Xây dựng chiến lƣợc triển khai ERP
5.4.1. Lựa chọn hƣớng triển khai
Tổ chức triển khai ERP trong nhà trƣờng là vấn đề không thể bàn cãi gì thêm, miễn là triển khai cho phù hợp với hoàn cảnh nhà trƣờng và có hiệu quả nhƣ mong muốn. Tuy nhiên cần phải xác định tiêu chí của quá trình thực hiện để căn cứ vào đó để đánh giá khả năng thực thi chiến lƣợc triển khai, những tiêu chí cơ bản bao gồm:
Bảng 5.1 – Bảng tiêu chí và chiến lƣợc đƣợc lựa chọn
TIÊU CHÍ CHIẾN LƢỢC ĐƢỢC LỰA CHỌN
Thời gian triển khai nhanh gọn, đảm bảo đúng tiến độ và không làm ảnh hƣởng tới các hoạt động khác của nhà trƣờng.
Có thể dùng chiến lƣợc Big Bang để triển khai.
Nếu quá trình triển khai thất bại thì hệ thống quản lý nhà trƣờng vẫn phải duy trì hoạt động.
Không nên dùng chiến lƣợc Big Bang vì có độ rủi ro cao khi triển khai thất bại dù chỉ ở một khâu và không nên dùng Parallel sẽ tốn kém cả về thời gian và nhân lực.
Không gây sự mất ổn định trong hoạt động bình thƣờng của nhà trƣờng
Không nên dùng chiến lƣợc Big Bang vì cả cơ quan cùng tập trung vào triển khai.
Những phân hệ có sự liên quan về dữ liệu phải đƣợc triển khai song song.
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
Trong quá trình triển khai, GV- NV sẽ đƣợc đào tạo dần.
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
Quá trình tái cấu trúc hệ thống thông tin không gây sự mất ổn định cơ quan
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
trạng vứt bỏ toàn bộ hệ thống thông tin ban đầu.
Pilot hoặc phased.
Hệ thống có tính khả mở, dễ dàng nâng cấp, cải tiến
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
Một đặc điểm quan trọng khi triển khai ERP của các nhà trƣờng là hệ thống quản lý không làm ảnh hƣởng tới chất lƣợng và nội dung đào tạo, không ảnh hƣởng tới quy trình đào tạo và tiến độ đào tạo. Ngoài ra trong các nhà trƣờng hàng năm đều có một thời gian tƣơng đối dài (2 tháng) nghỉ hè do vậy hầu nhƣ toàn bộ công việc chuẩn bị cho một năm học mới đều đƣợc thực hiện trong thời gian hè (điều này hoàn toàn khác so với hoạt động của các doanh nghiệp khác). Vì vậy không nhất thiết là chiến lƣợc triển khai phải tiến hành một cách gấp gáp.
Mặt khác, hệ thống quản lý của nhà trƣờng đƣợc tham gia bởi rất nhiều đối tƣợng (lãnh đạo, giáo viên, nhân viên, …) và đƣợc tiến hành liên tục (cập nhật theo thời gian thực), dữ liệu phải đƣợc bảo vệ an toàn tuyệt đối và chính xác (điểm số của HS, học phí, tiền lƣơng … phải đƣợc bảo mật chặc chẽ và không thể sửa hoặc xoá). Do vậy việc triển khai hệ thống quản lý (ERP) phải đƣợc cân nhắc kỹ và chắc chắn.
Với phân tích trên, có thể ra quyết định: Nên chọn chiến lƣợc triển khai PILOT hoặc PHASED sẽ là ƣu việt nhất.
5.4.2. Đánh giá tính khả thi của dự án
Đánh giá về tính kinh tế: Việc triển khai ERP cho nhà trƣờng trƣớc mắt không mang lại một lợi ích trƣớc mắt nào hết, bởi nó không tạo ra sản phẩm. Nhƣng với bộ sản phẩm ERP khi đƣợc triển khai nó sẽ mang lại trƣớc mắt cho nhà trƣờng là một văn hoá làm việc hiện đại và phong cách làm việc công nghiệp với hàm lƣợng tin học hoá cao. Sau nữa là sự cải thiện trong nghiệp vụ làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm sổ sách, an toàn dữ liệu, không nhầm lẫn, không có sự can thiệp của con ngƣời dù vô tình hay hữu ý và đặc biệt ERP sẽ cho nhà lãnh đạo những số liệu có giá trị, giúp doanh nghiệp hạch toán nguồn lực trong thời gian tiếp theo một cách hiệu quả hơn.
Ngƣợc lại nhà doanh nghiệp sẽ phải chi phí một khoản kinh phí không nhỏ cho triển khai dự án. Nếu trong điều kiện nhà trƣờng còn khó khăn về nguồn vốn hoặc hƣớng phát triển của nhà trƣờng không rõ ràng mạch lạc thì đây cũng là một bài toán khó cho ra lời giải.
Đánh giá về tổ chức: Một rào cản lớn là khi triển khai ERP trong nhà trƣờng sẽ bắt buộc mỗi con ngƣời phải có phong cách làm việc khoa học, tƣ duy cầu tiến và đức tính hy sinh, ham học hỏi, có nhƣ vậy mới vƣợt qua đƣợc cái gọi là thời gian bắt kịp (catch up). Rất có thể sẽ phải thay đổi vị trí một vài nhân vật trong bộ máy quản lý của nhà trƣờng, ngay cả bản thân nhà lãnh đạo cũng phải có một ý chí quyết tâm đổi mới, thì mới có thể triển khai thành công dự án. Kinh nghiệm đã cho thấy rằng sự tham lam triển khai, hay ôn đồm trong triển khai, hay sự thiếu tự tin, duy ý chí… sẽ dẫn tới hiệu quả triển khai không đạt và quá trình triển khai sẽ rơi vào cái gọi là “đầu voi, đuôi chuột”, lúc đó kế hoạch triển khai dù đã tốn công sức và tiền bạc, nhƣng tất yếu sẽ dẫn tới sự thất bại hoặc