Hệ thống thông tin đƣợc định nghĩa là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông đƣợc xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt đƣợc sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt đƣợc lợi thế cạnh tranh.
Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt đƣợc nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển.
Với những trƣờng THPT ngoài công lập, trƣớc hết nó mang đầy đủ những tính chất và đặc điểm về cơ cấu tổ chức, cơ cấu vận hành nhƣ những trƣờng THPT công lập khác. Tuy nhiên xét về mặt xã hội thì đây cũng là một tổ chức doanh nghiệp kinh doanh trên lĩnh vực giáo dục. Nếu nhƣ những trƣờng THPT công lập, đƣợc nhà nƣớc bao cấp 100%, trong các lĩnh vực hoạt động của trƣờng thì phần hoạch định chiến lƣợc hoạt động, nguồn lực… còn mang nặng tính chất theo cơ chế Xin – Cho, nguồn lực của những trƣờng công lập khá dồi dào bởi có nhiều ƣu thế về mọi mặt, kinh phí chi phí theo khung, nguồn tài nguyên phong phú, sức cạnh tranh trong xã hội không gay gắt và hệ thống thông tin cũng đƣợc các cấp các ngành quan tâm và trang bị theo cơ chế Chìa khoá trao tay, không phải mầy mò sƣu tầm tìm kiếm nhƣ các trƣờng ngoài công lập. Ngƣợc lại những trƣờng ngoài công lập phải tự chủ mọi hoạt động giống nhƣ bất kỳ một doanh nghiệp trên thị trƣờng. Trong cuộc đua tranh để tồn tại và phát triển, những trƣờng ngoài công lập phải hoạch định chiến lƣợc của mình từ khâu tuyển sinh, tuyển lựa giáo viên, đầu tƣ CSVC, đầu tƣ nâng cao chất lƣợng giáo dục…. do vậy nếu có những phần mềm hỗ trợ quản lý và đƣợc khai thác một cách đắc dụng sẽ giúp cho mỗi nhà trƣờng có hƣớng đi đúng đắn, tránh đƣợc những bƣớc đi sai lầm, kém hiệu quả, dẫn tới đổ vỡ.
Tuy nhiên trong tỉnh Đồng Nai, qua khảo sát 19/20 trƣờng THPT ngoài công lập thì thấy rằng hệ thống thông tin của khối nhà trƣờng này còn có nhiều vần đề để bàn.
Thứ nhất về phần cứng: trong thời kỳ gọi là thời kỳ của công nghệ điện tử, hầu hết các trƣờng đều trang bị cho mình khá đầy đủ về hệ thống máy tính phục vụ cho công tác quản lý. Từ các phòng ban chuyên môn cho tới phòng lãnh đạo, văn phòng, thƣ viện, quản sinh… đều đƣợc trang bị máy tính cũng nhƣ các thiết bị ngoại vi khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn riêng .
Thứ hai về hệ thống các phần mềm phục vụ cho quản lý: ngoài những phầm mềm bắt buộc phải sử dụng theo yêu cầu của ngành dọc nhƣ quản lý nhân sự (PMIS), quản lý thuế, còn lại đều do các nhà trƣờng tự trang bị mua sắm và triển khai nội bộ ví dụ nhƣ: phần mềm Quản lý điểm,
Hình 3.2 - Phần mềm - Quản lý điểm-Tác giả-ThS Tạ Thúc Nhu
Phần mềm Sắp thời khoá biểu…đƣợc các nhà trƣờng đặt mua với giá từ vài triệu cho tới cả chục triệu.
Hình 3.3 - Phần mềm - Xếp Thời khoá biểu-Tác giả :-Hoàng Cường
Hình 3.4 - Phần mềm: Quản lý học sinh-Tác giả: Vũ Khanh
Ngoài ra các trƣờng ngoài công lập trong tỉnh ở mỗi lĩnh vực các ban ngành bằng cách này cách khác cũng tự trang bị cho mình một chƣơng trình ngắn gọn trong máy tính nhằm giúp cho họ thuận lợi hơn trong công việc. Theo khảo sát bằng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp thì hầu nhƣ những ngƣời đƣợc tham khảo câu hỏi, họ đều trả lời là những chƣơng trình của họ có đƣợc là do tự chế hoặc nhờ sự trợ giúp từ bên ngoài nên có bố cục và cách xử lý dữ liệu theo cách riêng của họ, miễn là sử dụng có hiệu quả và chƣa có suy nghĩ là dữ liệu sẽ đƣợc liên kết với các trình quản lý khác ở bên ngoài, trừ phi in ấn hay phải tự trích rút dữ liệu ra bằng một kỹ thuật nào đó để báo các cấp trên. Đặc điểm chung của những chƣơng trình này là sử dụng những chƣơng trình ứng dựng sẵn có của bộ office cài sẵn trong máy tính sao đó dùng các công cụ (tools), các hàm (functions)… để thiết kế ra một trình ứng dụng riêng.
Thứ ba về nguồn nhân lực phục vụ cho hệ thống thông tin : đây sẽ là một nội dung mà trong đó nảy sinh rất nhiều mâu thuẫn.
Những ngƣời có quyền hành cao nhất trong việc hoạch định chiến lƣợc hoạt động của các nhà trƣờng ngoài công lập là Hội đồng quản trị mà đứng đầu là Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị (HĐQT), thƣờng đó là một ông chủ của một doanh nghiệp đang kinh doanh về một lĩnh vực kinh tế nào đó và trong nền kinh tế đa ngành nghề nên họ đã kinh doanh thêm về lĩnh vực giáo dục (18/20 trƣờng trong tỉnh), bản thân họ không am hiểu sâu về lĩnh vực giáo dục cũng nhƣ Tin học, để tồn tại, phát triển và quản lý chặt chẽ nhà trƣờng nên họ là những ngƣời rất mong muốn có một chƣơng trình quản lý toàn diện nhằm giúp họ quản lý đƣợc nhà trƣờng, định hƣớng hoạt động trong thời gian tới. Bởi bản thân họ phải quán xuyến một khối lƣợng công việc quản lý khá lớn, ngoài ra còn có rất nhiều tính toán trong công việc kinh doanh hàng ngày của mình nên họ trông chờ vào sự trợ giúp của máy tính và hệ thống nhân viên trong nhà trƣờng.
Hệ thống nhân viên trong các nhà trƣờng ngoài công lập thƣờng phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc, mỗi cá nhân thƣờng phải làm thật tốt công việc của mình mà ít hoặc không có điều kiện để quan tâm tới công việc của những ngƣời khác, bản thân họ không những chịu áp lực công việc khá lớn mà còn bị chi
phối bởi nhiều công việc, nhƣng khi có yêu cầu của ông chủ thì phải trình ra đƣợc báo cáo với nội dung thật đầy đủ, nhanh chóng và chính xác, điều này cho thấy mỗi cá nhân không thể tự lực hoàn thành công việc nếu không đƣợc hỗ trợ một cách thiết thực, nên mỗi ngƣời trong họ đều mong muốn nhà trƣờng có một chƣơng trình quản lý để tác nghiệp và có phải có sự kết nối thông tin nội bộ toàn cơ sở; có đƣợc điều này sẽ giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ, tránh những sai sót đáng tiếc trong công việc, tiết kiệm thời gian và tạo ra đƣợc những bản báo cáo đầy đủ và chính xác.
Tuy nhiên nguồn gốc của những con ngƣời này thì rất đa dạng và hầu nhƣ không đƣợc đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ, phần lớn là tự học và theo quan điểm nghề - dạy - nghề nên khi tiếp cận với các chƣơng trình lớn trong máy tính sẽ tỏ ra rất lúng túng và khai thác với hiệu quả không cao, hiệu suất khiêm tốn. Đó là chƣa kể tới việc thực khi từ bỏ thói quen làm việc cũ để chuyển sang một phong cách làm việc mới có sự tham gia của máy tính một cách toàn diện thì thông thƣờng sẽ gặp một rào cản không nhỏ và phải tốn một thời gian nhất định mới bắt kịp công việc.
Ngay cả hệ thống giáo viên, khi tiếp cận với hệ thống quản lý mới cũng gặp nhiều khó khăn. Khoảng 50% giáo viên giảng dạy tại các trƣờng ngoài công lập là giáo viên thỉnh giảng, họ chủ yếu tới trƣờng là để dạy giờ theo hợp đồng, nên họ dành rất ít thời gian cho nhà trƣờng sau giờ giảng dạy, mặc dù họ có thể am hiểu về lĩnh vực Tin học và làm tốt công việc này tại nơi công tác chính, nhƣng họ sẽ rất lơ là trong các trƣờng mà họ thỉnh giảng, và chắc chắn một điều là hệ thống thông tin trong nhà trƣờng không chỉ có sự đóng góp của giáo viên trong biên chế mà phải có cả sự tham gia của giáo viên thỉnh giảng.
Nhu cầu về triển khai ERP trong nhà trƣờng ngoài công lập nhƣ một tính tất yếu, nếu nhƣ các nhà kinh doanh trên thế giới cho rằng triển khai ERP cho một doanh nghiệp sẽ tạo cơ hội cho họ hoạch định nguồn lực một cách sâu sát, là chìa khoá của sự thành công trong kinh doanh thì với các trƣờng ngoài công lập cũng đã nhận ra chân lý đó. Triển khai ERP cho các trƣờng THPT ngoài công lập sẽ nâng cao tầm vóc mỗi nhà trƣờng, sẽ làm cho các nhà lãnh đạo nhìn rõ thực lực nhà trƣờng của mình, với các giáo viên sẽ nhận thức đƣợc một cách
rõ rệt kết giảng dạy của mình, nhân viên thì hoàn thành nhiệm vụ một cách khả quan. Từ đó mỗi ngƣời sẽ chọn đƣợc cho mình một hƣớng đi đúng đắn hơn.