Toàn bộ dữ liệu quản lý sẽ đƣợc nạp vào hệ thống máy chủ và các máy tính khác theo cơ cấu (server – web client). Trong đó máy chủ ngoài nhiệm vụ quản lý dữ liệu để quản lý, còn có các chức năng điều khiển, tính toán và hoạch định, các máy vệ tinh (client) có 2 chức năng chính:
Một là thông qua giao diện của một trang web, cho phép triển khai cùng với máy chủ.
Hai là sử dụng những công cụ cho trƣớc để thực hiện các thao tác giao tiếp với hệ thống các Giáo Viên – Nhân Viên – Học Sinh .
Các vận hành cơ bản có thể kể ra nhƣ: Login, nhập dữ liệu, truy xuất, chỉnh sửa, in ấn, tính toán…
Những giá trị phía sau của sự quản lý về dữ liệu là giá trị về hoạch định nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhà trƣờng trong thời gian tới (VD nhƣ việc tuyển lựa GV- CNV, chuẩn bị cho sự trang bị về CSVC, mua sắm thiết bị hay hạch toán học phí, hạch toán chi phí cho nhà trƣờng … ).
Nhƣ vậy là với kiến trúc server – client, cho phép mỗi thành viên trong nhà trƣờng (trong điều kiện cho phép) có thể giao tiếp với máy chủ một cách riêng biệt (bằng cách sử dụng giao diện web hoặc ứng dụng cuối) về cá nhân cũng nhƣ về một thành phần nào đó của hệ thống. Máy chủ sẽ xử lý luận lý quản lý cũng nhƣ về cấu trúc dữ liệu và thực hiện giao tiếp giữa ngƣời dùng với các ứng dụng cơ sở dữ liệu.
Về kiến trức của cơ sở dữ liệu, chức năng quản lý này đƣợc tổ chức thành các môđun, mỗi môđun là một thƣ mục với cấu trúc đã đƣợc xác định trƣớc có chứa các mã Python và các tập tin XML. Mỗi môđun phải đƣợc định nghĩa về cấu trúc dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo, các trình đơn, thủ tục, quy trình công việc… mỗi môđun đƣợc xác định bằng cách sử dụng một cú pháp độc lập với ngƣời sử dụng. Có thể thêm bớt hay sửa đổi về các đối tƣợng cho phù hợp với ngƣời dùng (VD nhƣ thêm, bớt, chỉnh sửa các menu).
Triển khai hệ thống CSDL bằng phần mềm mã nguồn mở (OpenERP), không những đáp ứng các yêu cầu về xử lý dữ liệu nhƣ đã trình bày ở trên, còn có thêm những khả năng ƣu việt khác nữa nhƣ: có thể cung cấp một hệ thống báo cáo với Open Office hội nhập cho các báo cáo tuỳ biến, có thể thay thế công cụ báo các sẵn có bằng cách sử dụng webkit hoặc jaspersoft.