4. Phƣơng pháp nghiên cứu và bố cục đề tài:
3.3.1.3 Xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách :
Để cơng tác dự tốn ngân sách đƣợc thực hiện khoa học và hữu ích, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách phù hợp. Qua nghiên cứu thực tế về đặc thù phân cấp quản lý, quy trinh lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ Phần May Đồng Tiến cĩ thể dƣợc tiến hành theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự tốn ngân sách
Ban lãnh đạo Cơng ty cần xác định mục tiêu chủ yếu cần đạt đƣợc trong năm kế hoạch nhƣ: sản lƣợng tiêu thụ,lợi nhuận, vv...thơng qua các cuộc họp với các phịng ban Sau đĩ chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách,thành lập ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách.
Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết và phải phù hợp với tình hình thực tế tại Cơng ty và phải đảm bảo các thơng tin cần thiết cung cấp thơng tin hữu ích và chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Các thành viên trong Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành thu thập các thơng tin cần thiết cho việc lập dự tốn ngân sách,bao gồm các thơng tin bên trong và bên ngồi cĩ ảnh hƣởng đến hoạt động dự tốn ngân sách của Cơng ty nhƣ:
Trong dự tốn tiêu thụ cần xem xét đánh giá sức mua của thị trƣờng, thị phần của Cơng ty và đặc biệt là các chính sách bán hàng, chiết khấu, giảm giá theo từng khách hàng cĩ mối quan hệ khác nhau đối với Cơng ty.
Về năng lực sản xuất: chú ý đến cơng xuất máy mĩc thiết bị, các mặt hàng, cơ cấu sản phẩm v.v...
Sau khi tiến hành thu thập các thơng tin cần thiết, các bộ phận liên quan sẽ phối hợp, kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận và tiến hành soạn thảo các dụ tốn ngân sách. Các dự tốn ngân sách chi tiết bao gồm:
- Dự tốn tiêu thụ. - Dự tốn sản xuất.
- Dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp. - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. - Dự tốn chi phí sản xuất chung. - Dự tốn thành phẩm tồn kho.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự tốn tiền.
- Dự tốn lợi nhuận.
- Dự tốn bảng cân đối kế tốn.
Các dự tốn trên đƣợc lập trình tự theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2: Quy trình lập dự tốn Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp Bảng kết quả hoạt động kinh doanh dự tốn Dự tốn tiêu thụ sản phẩm Dự tốn tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự tốn sản xuất Dự tốn chi phí BH và chi phí quản lý doanh
nghiệp Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự tốn tiền
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách và các thành viên liên quan sẽ tiến hành theo dõi, ra sốt, kiểm tra các sai lệch giữa dự tốn và thực tế, chú trọng đến các yếu tố bất thƣờng xảy ra để rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.