4. Phƣơng pháp nghiên cứu và bố cục đề tài:
3.3 Nội dung hồn thiện cơng tác kế tốn quản trị tại Cơng ty Cổ phần may
các doanh nghiệp điển hình trên thế giới, đồn thời phát huy tính chủ động , sáng tạo để tổ chức cho phù hợp vợi điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp , phù hợp với đặc điểm thị trƣờng kinh tế Việt Nam , phải dựa trên nguyên tắc phù hợp và hài hịa giữa lợi ích thu đƣợc và chi phí để tổ chức , hoạt động vì mục đích KTQT cũng chính là hiệu quả kinh tế.
Nguyên tác khả thi, tiết kiệm , hiệu quả:
Tổ chức cơng tác KTQT phải trên cơ sở đảm bảo tính khả thi , phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp , nếu đƣa ra một mơ hình mà khơng thể vận dụng một cách dể dành thì tính khả thi khơng đƣợc đáp ứng và nhƣ vậy tính thực tiễn của mơ hình khơng đƣợc đảm bảo.
Thơng tin cung cấp cho nhà quản trị phải đƣợc chọn lọc , thực sự cần thiết để đƣa ra những quyết định ứng phĩ kịp thời , đảm bảo sản xuất kinh tế cĩ hiệu quả.
3.3 Nội dung hồn thiện cơng tác kế tốn quản trị tại Cơng ty Cổ phần may Đồng Tiến Tiến
3.3.1 Hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần may Đồng Tiến 3.3.1.1 Mục tiêu hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách
Khi hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty, cần phải đạt đƣợc các mục tiêu: - Truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh cảu Ban lãnh đạo đến các bộ phận trong doanh nghiệp, dự báo đƣợc các khĩ khăn về tài chính trong một thời gian nhất định, phân bố và điều phối các nguồn lực trong doanh nghiệp. Dự tốn phải là thƣớc đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp.
- Cơng tác kiểm tra và đánh giá việc thực hiện dự tốn ngân sách phải đƣợc thực hiện liên tục, thƣờng xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế và phải đảm bảo tính linh hoạt.
- Phải tiến hành thu thập thơng tin, số liệu bên trong và bên ngồi đơn vị để từ đĩ tổng hợp các thơng tin hữu ích cho việc lập dự tốn đảm bảo tính chính xác nhằm làm tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện.
- Dự tốn ngân sách phải đƣợc lập trên tinh thần tiết kiệm thời gian, chi phí và mang tính khoa học.
- Nêu cao tinh thần, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự tốn ngân sách đối với mỗi thành viên thực hiện dự tốn nhằm đƣa ra các thơng tin trên các báo cáo dự tốn chính xác nhất.
3.3.1.2 Xây dựng mơ hình lập dự tốn ngân sách:
Dự tốn ngân sách phải thực hiện đƣợc mục tiêu chung của ban lãnh đạo cơng ty, phải phù hợp với tình hình thực tế, năng lực và trình độ của các xí nghiệp trực thuộc đồng thời phải bảo đảm tính tập trung dân chủ.
Mơ hình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ Phần May Đồng Tiến cĩ thể đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Trƣớc hết Cơng ty Cổ Phần May Đồng Tiến sẽ truyền đạt các mục tiêu chung của Cơng ty thơng qua một số chỉ tiêu cơ bản nhƣ: doanh thu, sản lƣợng, lợi nhuận, thu nộp ngân sách.
Trên cơ sở các chỉ tiêu dự thảo ban hành, đồng thời căn cứ vào khả năng và điều kiện thực tế ban lãnh đạo cơng ty sẽ xem xét và thảo luận xem cĩ thể hồn thành các chỉ tiêu đƣợc giao hay khơng, sau khi thống nhất các chỉ tiêu cĩ thể thực hiện đƣợc, Ban lãnh đạo cơ tồn cơng ty sẽ tiến hành phân bổ các chỉ tiêu này xuống các xí nghiệp trực thuộc.
Cuối cùng trên cơ sở dự tốn đƣợc duyệt, cơng ty sẽ đƣa ra kế hoạch chung tồn Cơng ty, và bộ luật dự tốn tại cơng ty sẽ tiến hành triển khai các chỉ tiêu này đến các bộ phận liên quan để phối hợp triển khai thực hiện.
: Kế hoạch ngân sách đƣa xuống lần 1 từ Cơng ty Cổ Phần May Đồng Tiến. : Dự tốn ngân sách sơ bộ đƣợc dự tốn. :Trình duyệt dự tốn. Sơ đồ 3.1: Mơ hình lập dự tốn + Về cơng tác tổ chức nhân sự:
Để chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách, Ban lãnh đạo Cơng ty phải tiến hành phân cơng cụ thể cho các cá nhân và từng phịng ban, các phịng ban phải chịu trách nhiệm việc lập ngân sách của bộ phận mình. Khơng cần lập bộ phận chuyên trách lập dự tốn ngân sách mà chỉ cần thành lập ban chỉ đạo lập dự tốn chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo gồm một phĩ giám đốc chuyên mơn, các trƣởng phịng chức năng và các nhân viên kiêm nhiệm từ các phịng ban để theo dõi, đốc thúc và tổng hợp dự tốn ngân sách tồn Cơng ty.
Nhiệm vụ của các phịng chức năng cơng ty sẽ đƣợc phân cơng cụ thể nhƣ sau: - Dự tốn một số chỉ tiêu cơ bản: sản lƣợng sản xuất, tiêu thụ, doanh thu, lợi
nhuận ...
- Phịng kinh doanh cơng ty: căn cứ vào tiềm năng thị trƣờng, các chính sách bán hàng, nhu cầu, giá cả nguyên liệu để tiến hành lập dự tốn nhập khẩu nguyên liệu, dự tốn tiêu thụ trong đĩ cả dự tốn về xuất khẩu cho tồn cơng ty. - Phịng tổng hợp: dựa vào nhu cầu lao động, nhân sự sẽ tiến hành lập dự tốn về
nhân sự, tiền lƣơng.
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc, giám đốc, phĩ giám đốc
Ban lãnh đạo các phịng ban, phân xƣởng
- Phịng sản xuất sẽ tiến hành lập các dự tốn về sửa chữa thƣờng xuyên, sửa chữa lớn, khấu hao tài sản cố định và dự tốn sản xuất.
- -Phịng kế tốn Cơng ty: sẽ tiến hành tồng hợp các dự tốn của các phịng ban trên cơ sở đĩ tổng hợp số liệu và lập các dự tốn nhƣ:dự tốn mua nguyên liệu,dự tốn chi phí nguyên liệu trực tiếp,dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp,dự tốn chi phí sản xuất chung,dự tốn tiền,dự tốn lợi nhuận và tốn bảng cân đối kế tốn.
- Ban chỉ đạo lập dự tốn: sau khi nhận đƣợc số liệu tổng hợp từ phịng kế tốn Cơng ty sẽ xem xét phê duyệt thơng qua cuộc họp với các thành viên liên quan và cho triển khai thực hiện.
3.3.1.3 Xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách :
Để cơng tác dự tốn ngân sách đƣợc thực hiện khoa học và hữu ích, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách phù hợp. Qua nghiên cứu thực tế về đặc thù phân cấp quản lý, quy trinh lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ Phần May Đồng Tiến cĩ thể dƣợc tiến hành theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự tốn ngân sách
Ban lãnh đạo Cơng ty cần xác định mục tiêu chủ yếu cần đạt đƣợc trong năm kế hoạch nhƣ: sản lƣợng tiêu thụ,lợi nhuận, vv...thơng qua các cuộc họp với các phịng ban Sau đĩ chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách,thành lập ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách.
Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết và phải phù hợp với tình hình thực tế tại Cơng ty và phải đảm bảo các thơng tin cần thiết cung cấp thơng tin hữu ích và chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Các thành viên trong Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành thu thập các thơng tin cần thiết cho việc lập dự tốn ngân sách,bao gồm các thơng tin bên trong và bên ngồi cĩ ảnh hƣởng đến hoạt động dự tốn ngân sách của Cơng ty nhƣ:
Trong dự tốn tiêu thụ cần xem xét đánh giá sức mua của thị trƣờng, thị phần của Cơng ty và đặc biệt là các chính sách bán hàng, chiết khấu, giảm giá theo từng khách hàng cĩ mối quan hệ khác nhau đối với Cơng ty.
Về năng lực sản xuất: chú ý đến cơng xuất máy mĩc thiết bị, các mặt hàng, cơ cấu sản phẩm v.v...
Sau khi tiến hành thu thập các thơng tin cần thiết, các bộ phận liên quan sẽ phối hợp, kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận và tiến hành soạn thảo các dụ tốn ngân sách. Các dự tốn ngân sách chi tiết bao gồm:
- Dự tốn tiêu thụ. - Dự tốn sản xuất.
- Dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp. - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. - Dự tốn chi phí sản xuất chung. - Dự tốn thành phẩm tồn kho.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự tốn tiền.
- Dự tốn lợi nhuận.
- Dự tốn bảng cân đối kế tốn.
Các dự tốn trên đƣợc lập trình tự theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2: Quy trình lập dự tốn Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp Bảng kết quả hoạt động kinh doanh dự tốn Dự tốn tiêu thụ sản phẩm Dự tốn tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự tốn sản xuất Dự tốn chi phí BH và chi phí quản lý doanh
nghiệp Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự tốn tiền
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách và các thành viên liên quan sẽ tiến hành theo dõi, ra sốt, kiểm tra các sai lệch giữa dự tốn và thực tế, chú trọng đến các yếu tố bất thƣờng xảy ra để rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.
3.3.1.4 Xây dựng định mức chi phí sản xuất:
Để phục vụ việc xây dựng hệ thống dự tốn ngân sách và tính giá thành sản phẩm kịp thời, chính xác và linh hoạt cần xây dựng đƣợc các định mức về nguyên liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 2, sản phẩm chủ yếu của cơng ty bao gồm Áo sơ mi, Áo jacket, Quần tây, quần jean, do đĩ phần hồn thiện dự tốn ngân sách và xây dựng định mức chi phí sản xuất sẽ tập trung vào 4 sản phẩm chính này.
Xây dựng định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp:
Định mức nguyên liệu trực tiếp đƣợc xây dựng riêng biệt theo giá và lƣợng cho các sản phẩm sản xuất do phịng kế tốn phối hợp cùng phịng sản xuất thực hiện.
Khi xây dựng định mức chi phí nguyên liệu cần chú ý kết hợp giữa lý thuyết và điều kiện thực tế, những đặc điểm cung cầu, đặc điểm kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp.
+ Định mức giá trị:
Khi định mức giá cho nguyên liệu phải dựa các yếu tố nhƣ giá mua, chi phí nhập kho, bốc xếp.
Ví dụ: Định mức giá mua cho 1m vải chính Vải cotton: _Giá mua 1mét :50.000đ _Vận chuyển: 5.000đ _Bốc xếp:2.000đ _Lƣu kho: 3000 Cộng định mức giá một mét vải: 60.000đ + Định mức lƣợng:
Định mức lƣợng phản ánh lƣợng nguyên liệu cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm.
Định mức giá và lƣợng nguyên liệu trực tiếp đƣợc tổng hợp thành định mức chi phí của một đơn vị sản phẩm theo cơng thức:
Định mức chi phí cho một đơn vị sản phẩm = Định mức lƣợng nguyên liệu × định mức giá nguyên liệu.
Bảng 3.1: Định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp áo sơ mi
STT Tên nguyên liệu Loại Định
mức Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 Vải 1.31 1.235 60.000 74.100 2 keo 60 1.5 0.18 13.890 2.500 3 Nút chiếc 14 200 2.800 4 Nhãn 3 250 750 5 Thẻ bài 1 300 300 6 Đạn nhựa 1 600 600 7 Bao PE 1 450 450 8 Mĩc treo 1 1.500 1.500 9 Chỉ may 90 100 9.000 10 Vắt sổ 70 100 7.000 11 Tổng 99.000
Nhƣ vậy định mức chi phí nguyên liệu để sản xuất một cái áo sơ mi ngắn tay là 99.000 đồng
Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp:
Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ đƣợc lập bởi phịng tổng hợp và phịng kế tốn. Cơng ty áp dụng hình thức trả lƣơng theo sản phẩm hồn thành cho cơng nhân trực tiếp sản xuất và định mức chi phí nhân cơng cho mỗi sản phẩm đƣợc Cơng ty tính tốn dựa trên định mức từng cơng đoạn sản xuất sản phẩm và cho kết quả sau:
Bảng 3.2: Bảng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
STT SP Định mức
1 Áo Sơ mi 60.000
2 Áo Jacket 90.000
3 Quần Tây 95.000
4 Quần Jean 120.000
Căn cứ mức độ phát sinh thực tế các năm trƣớc và tình hình thực tế trong năm kế hoạch, phịng kế tốn sẽ xây dựng định mức chi phí sản xuất chung.
Do tình hình sản xuất thực tế là mỗi một phân xƣởng phụ thuộc đảm trách sản xuất các mặt hàng theo từng dây chuyền sản xuất riêng biệt nên dự tốn chi phí sản xuất chung sẽ đƣợc tính riêng cho từng sản phẩm áo sơ mi, áo jacket, quần tây và quần jean. Dự tốn chi phí sản xuất chung bao gồm khả biến sản xuất chung và bất biến sản xuất chung.
Khả biến sẳn xuất chung là các khoản mục chi phí cĩ quan hệ tỷ lệ thuận với biến động về mức hoạt động, đƣợc phân loại thành khả biến gồm các khoản chi phí: tiền cơm ăn ca, tiền bồi dƣỡng độc hại, chi phí sữa chửa thƣờng xuyên, vật rẻ tiền mau hỏng căn cứ để xây dựng định mức khả biến xản suất chung là chi phí thực tế phát sinh các kỳ trƣớc cĩ tính đến vấn đề tiết kiệm chi phí trong kỳ.
Bất biến sản xuất chung là các khoản mục chi phí khơng biến động tỷ lệ với mức độ hoạt động nhƣ khấu hao tài sản cố định, sửa chữa lớn, vật tƣ phục vụ sản xuất, kế tốn căn cứ vào chi phí thực tế kỳ trƣớc và ƣớc tính thực tế kế hoạch để xây dựng kế hoạch này.
Do đặc thù sản xuất và qua phân tích đánh giá chi phí sản xuất chung qua các năm, định mức chi phí chung để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm áo sơ mi, áo jacket, quần tây và quần jeanđƣợc xây dựng nhƣ sau:
Bảng 3.3: Bảng định mức chi phí sản xuất chung
Đồng/sp
Định mức chi phí sản xuất chung Áo Sơ mi Áo Jacket Quần Tây
Quần Jean
Chi phí Khả biến 10.657 13.249 11.388 13.615
nhiên liệu 4.457 5.349 4.388 5.245
Sửa chữa thƣờng xuyên 200 400 300 420
Tiền ăn ca 4.000 4.500 4.200 4.750 chi phí khác 2.000 3.000 2.500 3.200 Chi phí bất biến 8.800 9.365 9.425 10.460 Khấu hao 3.000 3.100 3.200 3.500 Sửa chữa lớn 4.100 4.350 4.400 4.750 Vật tƣ phục vụ sản xuất 1.700 1.915 1.825 2.210 Cộng 19.457 22.614 20.813 24.075
Tổng hợp các định mức chi phí:
Sau khi xây dựng các định mức tiêu chuẩn cho từng loại chi phí,phịng kế tốn sẽ lập bảng tổng hợp các định mức chi phí. Số liệu tổng hợp đƣợc là định mức tiêu chuẩn để sản xuất một đơn vị sản phẩm, là cơ sở của việc lập dự tốn chi phí và là căn cứ để kiểm sốt, điều hành và phân tích kết quả hoạt động của cơng ty.
Bảng 3.4: Bảng tổng hợp định mức chi phí
Khoản mục
Mặt hàng
Áo Sơ mi Áo Jacket Quần Tây Quần Jean
Chi phí nguyên liệu 99000 175500 104000 182750
Chi phí nhân cơng 60000 90000 95000 120000
Chi phí sản xuất chung 19457 22614 20813 24075
Tổng 178457 288114 219813 326825
3.3.1.5 Hồn thiện dự tốn ngân sách: + Hồn thiện dự tốn tiêu thụ: + Hồn thiện dự tốn tiêu thụ:
Dự tốn tiêu thụ là dự tốn đƣợc lập để làm nền tảng cho việc xây dựng các dự tốn khác. Dự tốn tiêu thụ gồm dự tốn doanh thu, sản lƣợng và dự tốn thu tiền.
Dự tốn doanh thu, sản lƣợng:
Dự tốn doanh thu, sản lƣợng sẽ do phịng kinh doanh cơng ty lập căn cứ vào báo cáo phân tích thị trƣờng do bộ phận kinh doanh báo cáo lên.
- Tình hình tiêu thụ hàng quý và cơ cấu sản phẩm và thị hiếu ngƣời tiêu dùng của