4. Phƣơng pháp nghiên cứu và bố cục đề tài:
2.1.3 Cơng tác tổ chức hoạt động kinh doanh của Cơng ty:
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức:
2.1.3.2 Diễn giải sơ đồ:
* Tổng Giám Đốc:
Là ngƣờiphụ trách chung, chịu nhiệm vụ về mọi hoạt động sản xuất hang ngày của cơng ty trƣớc Nhà Nƣớc. Trực tiếp điều hành hoạt đơng sản xuất của cơng ty thơng qua 5 Phĩ tổng giám đốc và các Trƣởng phịng ban nghiệp vụ, Giám đốc xí nghiệp.
* Phĩ Tổng Giám Đốc phụ trách kinh doanh, xuất nhập khẩu, tài chính:
Là ngƣời điều hành và cung cấp thơng tin lẫn việc tham mƣu trong kinh doanh cho Giám Đốc và lãnh đạo trực tiếp các phịng.
+ Phịng Tổ chức lao động tiền lƣơng. + Phịng Kế tốn.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chứcbộ máy quản lý của Cơng ty
(Nguồn : Phịng Kinh Doanh - Cơng ty cổ phần Đồng Tiến)
* Các Phĩ Tổng Giám Đốc phụ trách sản xuất:
Là ngƣờigiúp cho Tổng Giám Đốc về moi hoạt động sản xuất, lãnh đạo trực tiếp. + Phịng kỹthuật KCS.
+ Các xí nghiệp 1,2,3,4.
* Phịng Tổ Chức Lao Động Tiền Lương:
Tuyển dụng lao động, đào tạo tay nghề bậc thợ, phân cơng lao động, chăm lo đời sống cho cán bộ cơng nhân viên , tổ chức bếp ăn tập thể phục vụ cho cán bộ cơng nhân viên, giải quyết chính sách, chế độ, bảo hộ lao động, bảo hiểm các loại, cơng tác y tế, tham mƣu cho Tổng Giám Đốc về cơng tác tổ chức thi đua khen thƣởng, quản lý cơng tác bảo vệ, phịng cháy chữa cháy.
* Phịng Kế Tốn Tài Vụ: TỔNG GIÁM ĐỐC 1 PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KD, XNK, TỔ CHỨC, KẾ HOẠCH. 4 PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH SX Phịng Tổ chức LĐ TL Phịng Kế Tốn Phịng Kỹ Thuật Phịng Kế Hoạch, Xuất Nhập Khẩu Kinh doanh Xí Nghiệp 1 Xí Nghiệp 2 Xí Nghiệp 3 Xí Nghiệp 4 Xƣởng Thêu
Theo dõi, giám sát các hoạt động của Cơng ty, tình hình sử dụng vốn trong kỳ, thu thập thơng tin chính xác, kịp thời và đầy đủ, cân đối ghi chép tính tốn chính xác giá thành sản phẩm, quản lý thu thập các nguồn vốn của Cơng ty, tính tốn chính xác lợi nhuận thay mặt Giám Đốc giám sát thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nƣớc, chính sách chế độ tài chính. Giám sát và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng nguyên tắc chế độ Nhà Nƣớc quy định.
Đồng thời lập tồn bộ các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nƣớc.
* Phịng Kỹ Thuật KCS:
Quản lý kỹ thuật của Cơng ty khi cĩ hợp đồng bán hàng cĩ hàng mẫu và hồ sơ tài liệu khách hàng cung cấp về qui cách mẫu mã, thơng số kỹ thuật của sản phẩm. Phịng Kỹ Thuật căn cứ vào hồ sơ tiến hành cắt may hàng mẫu định mức chuyên gia bên khách hàng duyệt mẫu. Và gởi Hải Quan duyệt định mức và sau đĩ chuyển mẫu xuống các xí nghiệp để chuẩn bị sản xuất sau khi xí nghiệp may hồn thành sản phẩm, bộ phận KCS thuộc phịng Kỹ Thuật sẽ kiểm tra sản phẩm trƣớc khi đĩng gĩi và xuất hàng tiêu thụ.
* Phịng Kế Hoạch Xuất Nhập Khẩu, Kinh Doanh:
Bộ phận kinh doanh: Giữ nhiệm vụ mở rộng mạng lƣới các cửa hàng, đại lý bán sỉ và lẻ trong nƣớc, nghiên cứu thị thƣờng thời trang, mẫu mã, thị hiếu khách hàng, đẩy mạnh tiêu thụ, mở rộng thị trƣờng trong và ngồi nƣớc.
Bộ phận kế hoạch: Căn cứ vào số lƣợng hàng, thời gian giao trên Hợp đồng tiến hành phân phối, điều hành các xí nghiệp sản xuất theo năng lực và kế hoạch, căn cứ vào số lƣợng nhập kho thành phẩm của các phân xƣởng báo cáo lên ban Giám Đốc chỉ đạo sản xuất và tính tốn mức độ thực hiện kế hoạch để đề xuất khen thƣởng và xử phạt hợp lý.
Bộ phận Xuất Nhập Khẩu: Giám sát hoạt động xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hĩa nhập xuất, theo dõi thanh tốn nguyên vật liệu gia cơng cho các cơng ty nƣớc ngồi, quản lý hệ thống kho, phƣơng tiện vận chuyển trong Cơng ty, làm việc trực tiếp với Hải quan.
* Các xí nghiệp 1,2,3,4 và xưởng thêu:
Cơng ty đã lập ra hệ thống tổ chức sản xuất bao gồm 4 xí nghiệp sản xuất theo quy trình khép kín từ khâu cắt đến khâu may và xƣởng thêu.
Xí nghiệp 1,2,3,4: chuyên sản xuất áo Jacket, quần tây, đồ thể thao, áo sơ mi, đồ lĩt cao cấp,…
+ Nhân viên thủ kho: thực hiện việc nhập kho và xuất kho thơng qua Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Theo định kỳ tổng hợp và báo cáo lên Phịng kế tốn của Cơng ty về tình hình nhập – xuất – tồn trong kỳ quy định.
+ Nhân viên thống kê: cĩ nhiệm vụ theo dõi từ khi nguyên vật liệu đƣa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho Cơng ty.
2.1.4 Đặc điểm sản phẩm:
Sản phẩm chính là áo sơ mi, áo jacket, quần tây, quần jean, thị trƣờng tiêu thụ là trong nƣớc và nƣớc ngồi, nƣớc ngồi chủ yếu ở các nƣớc nhƣ: U.S, EU, JAPAN, CANADA, JAPAN, TAIWAN.
2.1.5 Quy trình cơng nghệ:
Ngồi các sản phẩm chính nhƣ phân áo sơ mi, áo jacket, quần tây, quần jean, Cơng ty cịn cĩ thêm một số các sản phẩm phụ khác, tuy nhiên trong phạm vi giới hạn, đề tài chỉ trình bày quy trình cơng nghệ của bốn sản phẩm chính là sơ mi, áo jacket, quần tây, quần jean
- Mơ tả quy trình sản xuất:
Khi cĩ hàng các xí nghiệp nhận hồ sơ kỹ thuật và cả bảng sơ đồ ở phịng kỹ thuật, đồng thời căn cứ vào bảng kế hoạch sản xuất do cán bộ mặt hàng phịng kế hoạch xuất nhập khẩu cấp. Và đến kho nhận nguyên phụ liệu tiến hành cắt, khi cắt xong bán thành phẩm, bắt đầu phân cho các tổ (chuyền) may.
Khi may xong thành phẩm, chuyển qua khâu ủi ủi lại bằng hơi nhiệt để sản phẩm thẳng hơn. Sau đĩ, các xí nghiệp đƣa các sản phẩm về kho thành phẩm, lúc đĩ bộ phận KCS của phịng kỹ thuật bắt đầu kiểm tra các sản phẩm đã qua xƣởng may, nếu sản phẩm nào bị lỗi sẽ bị loại ra, khi xác nhận sản phẩm đã đạt yêu cầu, bộ phận đĩng gĩi ở kho hồn thành căn cứ vào parkinglist của cán bộ mặt hàng giao cho tiến hành đĩng gĩi, sau đĩ phịng kế hoạch xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất hàng tiêu thụ.
- Sơ đồ quy trình sản xuất:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sản xuất
(Nguồn : Phịng Kế Hoạch - Cơng ty cổ phần Đồng Tiến)
Khách hàng Mẫu và tài liệu Xuất hàng tiêu thụ Đĩng gĩi Kho thành phẩm Phịng kỹ thuật Chế mẫu Giác sơ đồ Định mức Xƣởng may KCS Ủi thành phẩm Kho nguyên phụ liệu
2.1.6 Đánh giá chung về tình hình hoạt động của cơng ty và phƣơng hƣớng phát triển: triển:
2.1.6.1 Thuận lợi:
Hiện nay, Cơng ty đang cĩ 4 xí nghiệp sản xuất lớn và thêm 1 xƣởng thêu nữa. Điều này chứng tỏ Cơng ty cĩ năng lực sản xuất lớn và cĩ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chĩng.
Thị trƣờng và khách hàng của Cơng ty vẫn tiếp tục ổn định. Những kết quả đạt đƣợc trong sản xuất kinh doanh năm 2011 vừa qua, cơng ty tiếp tục khẳng định tiềm năng, uy tín với khách hàng về chất lƣợng sản phẩm, tiến độ giao hàng, giá cả cạnh tranh và phong cách giao dịch.
Cơng ty tiếp tục đƣợc sự quan tâm chỉ đạo của Tập đồn Dệt May VN, UBND tỉnh Đồng Nai và sự lãnh đạo trực tiếp của HĐQT cơng ty. Tình hình lao động và cơng tác quản lý điều hành sản xuất vẫn giữ đƣợc nền nếp ổn định. Các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động đƣợc thực hiện đầy đủ.
Cơng ty vẫn giữ vững và tiếp tục đẩy mạnh phong trào thi đua yêu nƣớc. Giữ vững và phát huy thành tích là đơn vị điển hình tiên tiến trong khối doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh và tồn ngành Dệt may VN…
Ban lãnh đạo Cơng ty cĩ nhiều kinh nghiệm, hoạt động rất năng động, linh hoạt và hiệu quả.
Nguồn nhân lực dồi dào, với 2.601 cơng nhân viên cĩ tay nghề, cĩ chuyên mơn, nhiệt tình, đồn kết, cĩ tinh thần trách nhiệm làm việc cao và khoảng 2400 bộ máy mĩc trang thiết bị để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh, với thiết bị kỹ thuật hiện đại.
Thị trƣờng xuấtkhẩu khá rộng lớn nhƣ: U.S, EU, Japan, Canada, Taiwan, …
2.1.6.2 Khĩ khăn:
Khĩ khăn hiện nay mà Cơng ty Cổ Phần Đồng Tiến đang mắc phải cũng nhƣ khĩ khăn chung của nền kinh tế là do cuộc khủng hoảng nền kinh tế tồn cầu gây ra, đã tác động xấu vào thị trƣờng tài chính, gây ra nhiều xáo trộn nhƣ :
+Lãi suất tiền vay ngân hàng khơng giảm, làm xáo trộn và gây mất cân đối về cơ cấu nguồn vốn kinh doanh;
+ Giá cả nhiều mặt hàng nguyên phụ liệu và nhiên liệu phục vụ sản xuất đồng loạt tăng cao. Trong đĩ, cĩ những mặt hàng tăng đột biến nhƣ than đá, xăng dầu, điện nƣớc, cƣớc phí vận chuyển, phí kho bãi… Đặc biệt giá cả các mặt hàng thiết yếu phục vụ
đời sống ngƣời lao động tăng cao, làm giảm giá trị đồng lƣơng, gây thiếu hụt và khĩ khăn đối với đời sống ngƣời lao động.
Những khĩ khăn trên đã tác động xấu, gây khĩ khăn và làm hạn chế đến hiệu quả quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của lãnh đạo Cơng ty.
2.1.6.3 Phƣơng hƣớng phát triển:
* Phát triển khách hàng:
Nhu cầu của khách hàng luơn luơn thay đổi, họ địi hỏi sản phẩm ngày càng tốt hơn với chi phí thấp nhất, về chất lƣợng sản phẩm và những mặt hàng cĩ mẫu mã đẹp luơn đƣợc chấp nhận và cĩ mức tiêu thụ cao. Vì vậy, Cơng ty đang thực hiện một số biện pháp cải tiến sản phẩm để sản phẩm của mình ngày càng cĩ nhiều ngƣời biết đến và sử dụng, luơn tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của khách hàng ở từng giai đoạn và để phù hợp với từng lứa tuổi, để sản phẩm sản xuất ra khơng bị lỗi thời và tiêu thụ tốt, nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Tập trung xây dựng và thực hiện các kế hoạch về gia cơng các mặt hàng may mặc để phục vụ cho xuất khẩu và bán nội địa.
Xuất khẩu trực tiếp hàng may mặc do cơng ty tự mua nguyên vật liệu sản xuất (hàng FOB), khai thác thị trƣờng nƣớc ngồi, nhận ủy thác cho các đơn vị trong ngành về các mặt hàng xuất khẩu của cơng ty.
* Cải tiến chất lượng, giảm chi phí:
Cơng ty khơng ngừng đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao tay nghề, khoa học kỹ thuật, tổ chức thực hiện chính sách các nghiệp vụ kinh tế và cơng tác tính giá thành.
Ngồi ra, để phục vụ cho kế hoạch sản xuất hàng năm, cơng ty đã áp dụng 3 biện pháp lớn để cải tiến chất lƣợng sản phẩm, bên cạnh đĩ giảm chi phí sản xuất nhƣng vẫn khơng ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm nhƣ:
+ Cải tiến sản xuất, hay cịn gọi là “Lean”. Cải tiến sản xuất nhằm khai thác tiềm năng, sử dụng hợp lý để giảm chí phí, đạt hiệu quả cao trong sản xuất.
+ Cải tiến doanh nghiệp, hay cịn gọi là “Fip”.
+ Chƣơng trình 6S nhằm: phục vụ tốt đời sống cán bộ, cơng nhân viên về sức khỏe cũng nhƣ tinh thần và các vấn đề liên quan đến việc sản xuất.
Bảng 2.1: Bảng tăng trƣởng của cơng ty qua các năm
(Nguồn: phịng kế tốn – tài vụ)
Stt Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
1
Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 304.438.644.801 286.217.055.811 349.454.455.280
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3
Doanh thu thuần về bán hàng
và cung cấp dịch vụ 304.438.644.801 286.217.055.811 349.454.455.280
4 Giá vốn hàng bán 239.158.693.888 226.624.776.374 276.663.674.729
5
Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 65.279.950.913 59.592.279.437 72.790.780.551
6 Doanh thu hoạt động tài chính 20.296.088.618 13.328.287.942 15.832.217.055
7 Chi phí tài chính 13.421.363.216 12.953.762.369 6.416.812.899
- Trong đĩ chi phí lãi vay 2.963.904.046 1.408.820.895 1.105.631.050
8 Chi phí bán hàng 8.590.096.571 7.181.975.889 10.154.468.191
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 18.748.757.635 16.689.143.290 22.504.750.018
10
Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh 44.815.822.109 36.095.685.831 49.546.966.498
11 Thu nhập khác 2.276.625.135 2.825.069.193 2.215.452.232
12 Chi phí khác 58.981.428 1.072.952.309 109.353.650
13 Lợi nhuận khác 2.217.643.707 1.752.116.884 2.106.098.582 14 Tổng lợi nhuận trƣớc thuế 47.033.465.816 37.847.802.715 51.653.065.080
15
Chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp 11.758.366.454 9.461.950.679 12.913.266.270
Đvt: đồng
Biểu đồ 2.1: Tình hình doanh thu thuần của cơng ty trong các năm
(Nguồn: phịng kế tốn – tài vụ)
Đvt: đồng
Biểu đồ 2.2: Tình hình lợi nhuận sau thuế của cơng ty trong các năm
(Nguồn: phịng kế tốn – tài vụ)
Qua số liệu trên cho thấy biến động doanh thu thuần của Cơng ty tăng qua các năm. Cụ thể năm 2010 tăng 1.778.411.010 đồng so với năm 2009 và 2011 tăng nhiều so với năm 2010, với mức chênh lệch là trên 53 tỷ đồng. Nguyên nhân là do Cơng ty đã mở rộng thị trƣờng tiêu thụ cả trong nƣớc lẫn ngồi nƣớc. Riêng thị trƣờng trong nƣớc Cơng ty đã mở nhiều chi nhánh cửa hang, đại lý tại miền Bắc và miền Trung để tiêu thụ sản phẩm.
Bên cạnh đĩ tình hình lợi nhuận sau thuế của cơng ty cũng cĩ xu hƣớng biến động tƣơng tự. Cụ thể tăng hơn 3,6 tỷ đồng vào năm 2010 đến năm 2011 thì tăng hơn 7,3 tỷ đồng. Nhìn chung, tình hình hoạt động của Cơng ty tƣơng đối ổn định. Cơng ty đã biết cách vƣợt qua khủng hoảng nền kinh tế năm 2008 để phát triển bền vững.
2.2Cơng tác tổ chức kế tốn tại Cơng ty: 2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn: 2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:
2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
(Nguồn: Phịng Kế Tốn - Cơng ty cổ phần Đồng Tiến)
2.2.1.2 Diễn giải sơ đồ:
* Kế tốn trưởng (kế tốn tổng hợp):
Chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức điều hành tồn bộ hệ thống kế tốn của cơng ty theo chế độ quy định hiện hành.
Kế tốn trƣởng cịn cĩ nhiệm vụ kiểm sốt hoạt động tài chính của Cơng ty, liên hệ chặt chẽ với Phĩ Tổng Giám đốc kinh doanh, tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc về các chính sách Tài chính – Kế tốn, ký duyệt các tài liệu kế tốn, phổ biến chủ trƣơng và chỉ đạo thực hiện chủ trƣơng về chuyên mơn, đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những cơng việc chuyên mơn cĩ liên quan tới các bộ phận chức năng.
Các Kế tốn viên thành phần cĩ mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Kế tốn trƣởng, trao đổi trực tiếp với Kế tốn trƣởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng nhƣ về chế độ kế tốn, chính sách tài chính Nhà nƣớc.
Kế tốn trƣởng Phịng kế tốn tổng hợp và giá thành Kế tốn Ngân Hàng Kế tốn TSCĐ Phụ tùng Kế tốn cơng nợ, cửa hàng tiêu thụ đại lý Thủ quỷ Kế tốn kho phụ liệu Kế tốn thanh tốn tiền mặt, tạm ứng Kế tốn kho Nguyên liệu, nhiên liệu Kế tốn Thành phẩm
* Phĩ phịng kế tốn (phụ trách kế tốn tổng hợp và giá thành):
+ Cĩ nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong tháng tại từng phân xƣởng. + Tính tốn xác định giá thành sản phẩm. Bên cạnh đĩ cịn phải tìm cách làm giảm chi phí hạ giá thành cho cơng ty.
+ Tổng hợp và kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lƣu vào phần mềm kế tốn.
+ Phân tích tình hình tài chính phát sinh chi phí tại phân xƣởng, định kỳ kiểm tra và đối chiếu sổ sách với thủ kho của cơng ty.
+ Lập báo cáo định kỳ về tình hình vật tƣ, thành phẩm và nộp cho kế tốn trƣởng.
* Thủ quỹ:
+ Giữ nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của Cơng ty và cĩ trách nhiệm trƣớc Giám đốc. + Kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của các chứng từ, thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt.
+ Vào sổ quỹ theo dõi thu chi hằng ngày. + Thanh tốn lƣơng cho cán bộ cơng nhân viên. + Báo cáo thuế đầu ra.
+ Lƣu trữ chứng từ.
+ Sau đĩ, tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế tốn cĩ liên quan.
* Kế tốn thành phẩm:
+ Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm về