4. Phƣơng pháp nghiên cứu và bố cục đề tài:
2.2 Cơng tác tổ chức kế tốn tại Cơng ty:
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:
2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
(Nguồn: Phịng Kế Tốn - Cơng ty cổ phần Đồng Tiến)
2.2.1.2 Diễn giải sơ đồ:
* Kế tốn trưởng (kế tốn tổng hợp):
Chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức điều hành tồn bộ hệ thống kế tốn của cơng ty theo chế độ quy định hiện hành.
Kế tốn trƣởng cịn cĩ nhiệm vụ kiểm sốt hoạt động tài chính của Cơng ty, liên hệ chặt chẽ với Phĩ Tổng Giám đốc kinh doanh, tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc về các chính sách Tài chính – Kế tốn, ký duyệt các tài liệu kế tốn, phổ biến chủ trƣơng và chỉ đạo thực hiện chủ trƣơng về chuyên mơn, đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những cơng việc chuyên mơn cĩ liên quan tới các bộ phận chức năng.
Các Kế tốn viên thành phần cĩ mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Kế tốn trƣởng, trao đổi trực tiếp với Kế tốn trƣởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng nhƣ về chế độ kế tốn, chính sách tài chính Nhà nƣớc.
Kế tốn trƣởng Phịng kế tốn tổng hợp và giá thành Kế tốn Ngân Hàng Kế tốn TSCĐ Phụ tùng Kế tốn cơng nợ, cửa hàng tiêu thụ đại lý Thủ quỷ Kế tốn kho phụ liệu Kế tốn thanh tốn tiền mặt, tạm ứng Kế tốn kho Nguyên liệu, nhiên liệu Kế tốn Thành phẩm
* Phĩ phịng kế tốn (phụ trách kế tốn tổng hợp và giá thành):
+ Cĩ nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong tháng tại từng phân xƣởng. + Tính tốn xác định giá thành sản phẩm. Bên cạnh đĩ cịn phải tìm cách làm giảm chi phí hạ giá thành cho cơng ty.
+ Tổng hợp và kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lƣu vào phần mềm kế tốn.
+ Phân tích tình hình tài chính phát sinh chi phí tại phân xƣởng, định kỳ kiểm tra và đối chiếu sổ sách với thủ kho của cơng ty.
+ Lập báo cáo định kỳ về tình hình vật tƣ, thành phẩm và nộp cho kế tốn trƣởng.
* Thủ quỹ:
+ Giữ nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của Cơng ty và cĩ trách nhiệm trƣớc Giám đốc. + Kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của các chứng từ, thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt.
+ Vào sổ quỹ theo dõi thu chi hằng ngày. + Thanh tốn lƣơng cho cán bộ cơng nhân viên. + Báo cáo thuế đầu ra.
+ Lƣu trữ chứng từ.
+ Sau đĩ, tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế tốn cĩ liên quan.
* Kế tốn thành phẩm:
+ Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm về số lƣợng, chất lƣợng và chủng loại mặt hàng sản phẩm, qua đĩ cung cấp thơng tin kịp thời cho việc chỉ đạo, kiểm tra quá trình sản xuất ở từng khâu, từng bộ phận sản xuất.
+ Theo dõi và phản ánh với giám đốc về tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lƣợng và giá trị, tình hình chấp hành định mức dự trữ, tình hình bảo quản thành phẩm trong kho và kiểm kê thành phẩm. Từ đĩ, kế tốn lập bảng cân đối xuất - nhập – tồn, đối chiếu số lƣợng tồn hàng tháng với bộ phận kho.
* Kế tốn kho nguyên liệu, nhiên liệu:
+ Theo dõi và quản lý quá trình nhập-xuất-tồn nguyên liệu, nhiên liệu của Cơng ty. + Kiểm tra việc thực hiện các khoản thu chi mua vật tƣ, hàng hĩa, chi trả gia cơng và các khoản thu chi khác về nguyên vật liệu.
+ Định khoản các nghiệp vụ, lập báo cáo định kỳ về tình hình vật tƣ, thành phẩm và nộp cho kế tốn trƣởng.
* Kế tốn kho phụ liệu:
+ Theo dõi số lƣợng nhập, xuất, tồn phụ liệu của Cơng ty. + Kiểm kê phụ liệu hàng tháng.
+ Cuối tháng làm báo cáo kiêm kê, tồn kho và nộp cho kế tốn trƣởng. * Kế tốn thanh tốn tiền mặt, tạm ứng:
+ Theo dõi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, thu chi tiền mặt. + Theo dõi các khoản tạm ứng, quỹ cơng ty.
+ Lập phiếu thu – chi tiền mặt. + Lƣu trữ chứng từ.
+ Báo cáo số liệu cho kế tốn trƣởng.
* Kế tốn cơng nợ, cửa hàng tiêu thụ:
Theo dõi, đối chiếu cơng nợ khách hàng đối với các khoản thu chi của các tài khoản Phải thu khách hàng (131) và Phải trả ngƣời bán (331)
* Kế tốn TSCĐ, Phụ tùng:
Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định tại Cơng ty, tính tốn phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí hàng tháng. Đồng thời theo dõi sự biến động xuất nhập phụ tùng của Cơng ty.
* Kế tốn Ngân Hàng:
+ Hạch tốn chứng từ của ngân hàng, theo dõi số dƣ, các khoản thu chi + Thực hiện các giao dịch với Ngân hàng.
2.2.2 Chế độ kế tốn áp dụng:
* Hình thức sở hữu vốn: Cổ phần
* Niên độ kế tốn:Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
* Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 sau ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (giấy phép kinh doanh) đĩ.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế tốn là: Việt Nam đồng. * Chế độ kế tốn áp dụng: Tập trung.
* Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Nhật ký sổ cái
* Nguyêntắc xác định các khoản tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm:
+ Nguyên tắc và phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế tốn: chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá hạch tốn, cuối kỳ điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cơng bố của Ngân hàng Ngoại Thƣơng.
* Chính sách kế tốn đối với hàng tồn kho:
+ Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền. + Phƣơng pháp hạch tốn hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên.
+ Lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: căn cứ vào kiểm kê thực tế và biên bản lập dự phịng của Hội đồng Cơng ty.
* Ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
+ Nguyên tắc ghi nhận: Căn cứ vào hợp đồng, hĩa đơn GTGT, tờ khai hải quan... + Phƣơng pháo khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đƣờng thẳng theo QĐ 203/2009/TT-BTC, thời gian khấu hao đƣợc ƣớc tính nhƣ sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc: 05 – 10 năm. - Máy mĩc thiết bị: 05 – 08 năm.
- Phƣơng tiện truyền tải, truyền dẫn: 05 – 06 năm. - Thiết bị dụng cụ quản lý: 03 – 05 năm.
* Hệ thống tài khoản và chế độ báo cáo áp dụng theo quyết định ban hành số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/3/2006 gồm Bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ , thuyết minh báo cáo tài chính.
* Phƣơngpháp nộp thuế: Cơng ty nộp thuế theo quy định của Nhà Nƣớc, thuế giá trị gia tăng nộp theo phƣơng pháp khấu trừ.
* Cơng ty tính giá thành theo phƣơng pháp trực tiếp (giản đơn).
Nhìn chung hệ thống chứng từ tại cơng ty đƣợc tổ chức hợp lý theo các quy định về chế độ chứng từ kế tốn của Bộ tài chính.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày (định kỳ)
: Ghi vào cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Hình thức sổ kế tốn cơng ty sử dụng
(Nguồn: Phịng Kế Tốn - Cơng ty cổ phần Đồng Tiến) [5]
Hiện nay, cơng ty đang sử dụng hình thức sổ kế tốn áp dụng là “nhật ký sổ cái” và đƣợc viết dƣới dạng một chƣơng trình vi tính. Nhân viên kế tốn chỉ cần nhập số liệu ban đầu và định khoản vào máy, khi cĩ nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng kế tốn tiến hành in các biểu mẫu: Bảng chi tiết, bảng tổng hợp sổ cái, bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính trong tháng.
Sơ đồ 2.5: Quy trình cơng tác kế tốn
(Nguồn: Phịng Kế Tốn - Cơng ty cổ phần Đồng Tiến) Chứng từ gốc Sổ cái tổng hợp Sổ cái chi tiết Sổ quỹ Các sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế tốn Sổ cái CHỨNG TỪ GỐC MÁY VI TÍNH CÁC MẪU BẢNG BIỂU NHẬT KÍ CHI TIẾT CẦN THIẾT CÁC BẢNG NHẬT KÍ, BIỂU MẪU TỔNG HỢP HỒ SƠ LƢU TRỮ SỔ KẾ TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Hệ thốngtài khoản kế tốn cơng ty đang sử dụng dễ phân loại và hệ thống hĩa các nghiệp vụ kinh tế tài chính, theo nội dung kinh tế, theo dạng hệ thống tài khoản trong quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006.
2.2.3 Cơng tác kiểm tra kế tốn:
Hàng tháng kế tốn xí nghiệp phối hợp với bộ phận kho tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa thực tế và sổ sách các số liệu về tồn kho nguyên vật liệu, thành phầm, cơng cụ, tài sản v.v...
Cơng tác kiểm tra kế tốn đƣợc thực hiện hàng quý, do phịng kế tốn cơng ty đảm nhiệm.
Nội dung kiểm tra bao gồm:
-Kiểm tra việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn.
-Kiểm tra việc thực hiện các chế độ về tài chính và kế tốn cĩ phù hợp với các quy định của nhà nƣớc hay khơng.
-Kiểm tra một số nội dung kinh tế theo quy chế cơng ty ban hành nhƣ: quy chế bán hàng, quy chế lao động tiền lƣơng, các quy chế về sửa chữa lớn và sửa chữa thƣờng xuyên v.v...
Việc thực hiện kiểm tra kế tốn do nhân viên kế tốn Văn phịng cơng ty tiến hành hàng quý sau khi nhận các báo cáo kế tốn của các đơn vị phụ thuộc gởi lên. Nhân viên phịng kế tốn Cơng ty đảm nhận cơng việc gì thì phụ trách kiểm tra phần hành đĩ tại các xí nghiệp, ví dụ: kế lao động tiền lƣơng tại văn phịng Cơng ty thì đảm nhiệm việc kiểm tra cơng tác lao động tiền lƣơng tại xí nghiệp, kế tốn thuế thì đảm nhận việc kiểm tra báo cáo thuế tái xí nghiệp v.v..
Hàng quý sau khi kiểm tra tình hình tuân thủ các chế độ kế tốn tài chính tại các đơn vị trực thuộc, bộ phận kiểm tra sẽ lập báo cáo quyết tốn của từng đơn vị trực thuộc và tồn cơng ty.
Vào cuối năm sẽ tiến hành kiểm tốn độc lập. Cơng ty Cổ Phần May Đồng Tiến là ngƣời chỉ định cơng ty kiểm tốn, báo cáo kiểm tốn độc lập cũng đƣợc gửi cho các đơn vị bên ngồi giống nhƣ các báo cáo tài chính.
2.3 Kế tốn quản trị tại cơng ty: 2.3.1 Dự tốn ngân sách: 2.3.1 Dự tốn ngân sách:
Hàng năm, Cơng ty đều lập dự tốn các chỉ tiêu cho kỳ sau, căn cứ vào tình hình thực tế đạt đƣợc của kỳ này, tiến hành lập dự tốn cho những năm tiếp theo. Trình tự dự tốn đƣợc tiến hành:
Bƣớc 1: Căn cứ vào chỉ tiêu đề ra của ban lãnh đạo sẽ phân phối các chỉ tiêu xuống phịng ban và các phân xƣởng
Bƣớc 2: Căn cứ vào chỉ tiêu dự tốn ban lãnh đạo chuyển xuống, các phịng ban và phân xƣởng xem xét tình hình và khả năng sau đĩ tổng hợp báo cáo chuyển lên
Bƣớc 3: Căn cứ vào báo cáo của các phịng ban và phân xƣởng chuyển lên, ban lãnh đạo cơng ty tiến hành tổng hợp về khả năng và xác định các chỉ tiêu dự tốn và phê duyệt
Các báo cáo dự tốn hiện nay tại cơng ty bao gồm:
+ Dự tốn tiêu thụ: bao gồm giá trị tổng sản lƣợng tiêu thụ, đơn giá, doanh thu tiêu thụ.
+ Dự tốn sản xuất: đƣợc tính dựa vào khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ
+ Dự tốn chi phí sản xuất: bao gồm các dự tốn về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí sản xuất chung.
Dự tốn định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp:
Dự tốn định mức chi phí nhân cơng trực tiếp:
Dự tốn định mức chi phí sản xuất chung
(Các dự tốn trên sẽ dƣợc trình bày trong phần phụ lục chƣơng 2) Nhận xét:
Ưu điểm:
Trình tự dự tốn của cơng ty đƣợc xây dựng từ cấp thấp đến cấp cao đảm bảo cho mọi cấp đều tham gia vào quá trình lập dự tốn.
Do đƣợc tham gia vào quá trình lập dự tốn và các chỉ tiêu đƣợc đề đạt lên nên các cấp cơ sơ sẽ chủ động thực hiện kế hoạch và chịu trách nhiệm về kế hoạch đĩ.
Nhược điểm:
Mặc dù cơng ty đã lập đƣợc một số các dự tốn cơ bản, tuy nhiên việc lập các báo cáo dự tốn này đƣợc tính tốn một cách cứng nhắc, chủ yếu là phải dựa vào các chỉ tiêu do Cơng ty Cổ Phần May Đồng Tiến ban hành chớ chƣa thật sự dựa trên thực tế nhƣ: nhu cầu thị hiếu ngƣời tiêu dùng, chƣa dựa vào việc phân tích các chính sách nhƣ quảng cáo, khuyến mãi, chính sách giá cả sản phẩm, tình hình biến động kinh doanh theo thời vụ,
mơi trƣờng kinh tế chính trị xã hội v.v...Mặt khác Cơng ty chƣa tiến hành lập dự tốn tồn kho thành phẩm cuối kỳ, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý, dự tốn tiền.
2.3.2 Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm: 2.3.2.1 Phân loại chi phí sản xuất. 2.3.2.1 Phân loại chi phí sản xuất.
Cơng ty cổ phần Đồng tiến sản xuất ra nhiều sản phẩm với nhiều chủng loại, quy cách, do đĩ các chi phí sản xuất phát sinh cũng rất đa dạng. Cụ thể chi phí sản xuất sẽ đƣợc chia thành các khoản mục sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân cơng trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung.
2.3.2.2 Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất.
Đối tƣợng tập hợp chi phí là theo từng phân xƣởng và từng mã hàng cụ thể. Đối tƣợng tập hợp chi phí trùng với đối tƣợng tính giá thành là những sản phẩm đƣợc gia cơng, sản xuất hồn thành trong kỳ hoạt động.
Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, do khơng thể tập hợp riêng cho từng mã hàng nên đƣợc tập hợp chung cho tồn Cơng ty, sau đĩ phân bổ cho từng mã hàng theo tiêu thức số lƣợng sản phẩm hồn thành nhập kho.
2.3.2.3 Đối tƣợng tính giá thành.
Đối tƣợng tính giá thành là từng mã hàng sản phẩm hồn thành trong kỳ hoạt động.
2.3.2.4 Kỳ tính giá thành sản phẩm.
Giá thành sản phẩm đƣợc tính vào cuối mỗi tháng.
2.3.2.2 Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. * Kế tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. * Kế tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng luơn giữ một vai trị khơng thể thiếu trong quá trình tạo ra giá thành của sản phẩm. Thơng thƣờng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Nhƣ vậy, việc hạch tốn đúng đắn và chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cĩ tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định giá thành.
Với đặc điểm của cơng ty là gia cơng hàng may mặc cho đối tác, cho nên chi phí nguyên vật liệu chính là một phần do đối tác cung cấp, khơng tính vào giá thành sản phẩm gia cơng. Phần cịn lại do cơng ty mua về dùng trực tiếp sản xuất sản phẩm cho
hàng FOB ở các phân xƣởng của cơng ty, trừ phân xƣởng chuyên sản xuất đồ lĩt cao cấp thì đƣợc hoạch tốn riêng, khơng hạch tốn chung với các phân xƣởng khác.
Ở đây mặt hàng đƣợc chọn hạch tốn để tính giá thành là hàng FOB nên chi phí NVL chính, phụ liệu… đều do cơng ty tự mua về để sản xuất sản phẩm. Chi phí NVL trực tiếp của hàng FOB gồm: Chi phí NVL chính (trực tiếp), chi phí phụ liệu, chi phí nhập hàng.
Các loại nguyên vật liệu:
Chi chí nguyên vật liệu chính:
Nguyên vật liệu chính nhƣ: vải chính, keo ép, gịn lĩt, dựng cổ. Cơng ty đã sử dụng một số loại vải sau đây để may:
Vải kate Vải nỉ Vải cotton
Vải sec Vải nilon Vải ki bố
Vải cát Vải kaki Vải silk
Vải jean Vải phi Vải sơ