Hậu Trạch cũng giống như bao làng Việt cổ truyền khác, trước năm 1945 để được nhà nước công nhận là một đơn vị hành chính hoàn chỉnh thì phải hội đủ các tiêu chuẩn sau:
- Đình làng.
- Sổ địa bạ: ghi ranh giới và đất đai của làng. - Sổ hương ẩm: ghi tên tuổi nam giới trong làng. - Hội đồng lý hương.
Với các tiêu chuẩn trên, làng trở thành một đơn vị hành chính thấp nhất trong cơ cấu tổ chức của nhà nước phong kiến. Tuy nhiên, làng Việt Nam dù lí do gì đi nữa thì vẫn luôn bao hàm cả hai yếu tố tự trị và phụ thuộc nhà nước. Nhà nước không cần trực tiếp đến từng cá nhân mà chỉ thông qua làng buộc cá nhân phải thực hiện mọi chủ trương chính sách của mình.
Cùng với quá trình lập làng và phát triển mở rộng quy mô làng xã thì cơ cấu tổ chức của làng Hậu Trạch ngày càng chặt chẽ hơn. Từ các nguồn tài liệu còn ít ỏi ở địa phương, theo lời kể của các cụ già cao tuổi ở làng, kết hợp đối chiếu so sánh với các tài liệu về làng xã ở Thanh Hóa cho thấy bộ máy quản lý của làng trước năm 1945 gồm có các thiết chế sau:
* Hội đồng lý hương.
Là tổ chức nắm dân bằng pháp chế. Đây là bộ phận đại diện cho nhà nước phong kiến ở làng chấp hành những mệnh lệnh của nhà nước trong phạm vi xã thôn. Đứng đầu là lý trưởng. Lý trưởng thời Lý - Trần gọi là hương trưởng, sang thời Lê gọi là xã trưởng, cuối Lê đầu Nguyễn mới gọi là lý trưởng. Lý trưởng là người được ủy quyền cho các hạng người trong bộ máy chức dịch để giao thiệp với chính quyền nhà nước trên các vấn đề về thuế má, sưu dịch binh dịch và các công việc liên quan khác về mặt hành chính. Đồng thời cũng là người được ủy nhiệm thực hiện mọi quyết định của hội đồng các viên thứ chỉ.
Giúp việc lý trưởng là phó lý, là người cùng với lý trưởng chịu trách nhiệm trước nhà nước và thay mặt lý trưởng đi đôn đốc từng công việc cụ thể như bắt phu, lấy lính, kiểm tra canh phòng.
Giúp việc lý trưởng và phó lý là tổ chức Ngũ hương. Ngũ hương là năm viên chức phụ trách từng công việc khác nhau gồm:
- Hương bạ: coi việc sinh tử, giá thú, quản lý sổ sách của làng.
- Hương kiểm: coi việc trị an, tuần phòng, giữ gìn an ninh trật tự, tư pháp.
- Hương bản: giữ công quỹ tài sản của làng
- Hương mục: coi việc đê điều đường sá, các công sở của nhà nước có trên địa bàn làng.
- Hương dịch: coi việc tế lễ đình đám hội hè, cắt đặt và theo dõi phần việc mỗi khi làng tổ chức ăn uống.
Hội đồng Lý hương điều hành các công việc được nhà nước cắt đặt như thu thuế, bắt phu bắt lính, tuần giờ, bảo vệ xóm làng, xử đoán các vụ tranh chấp kiện tụng trong phạm vi làng xã.
Lý trưởng do các tiên thứ chỉ và ba bàn lão họp cử ra, sau đó phải được dân bầu (chỉ nam giới 18 tuổi mới được đi bầu). Năm Thành Thái thứ 18 (1907) quy định lệ này như sau: "Tất cả dân đinh có hộ tịch trong làng đều được bầu làm chánh hay phó lý. Người nào làm việc đủ hạn 9 năm sẽ được thưởng cho làm cửu phẩm bá hộ và sau 5 năm cho thăng hàm một lần. Hễ làm việc được 3 năm thì có quyền từ dịch", cuối cùng trình lên cấp huyện để được công nhận và bổ nhiệm.
Đi sâu tìm hiểu về làng qua lời kể của các cụ già cao tuổi chúng tôi thấy, mặc dù trong làng có nhiều dòng họ sinh sống nhưng không dòng họ nào chi phối được các hoạt động của hội đồng lý hương và hội đồng kỳ mục của làng. Đây là hai tổ chức đứng đầu cấp làng xã với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Song về cơ bản thì Hội đồng kỳ mục đứng đầu là cụ tiên chỉ trong nhiều trường hợp đóng vai trò quyết định chỉ huy mọi công việc trong làng, trong họ. Còn Hội đồng Lý hương phải tuân theo trong các việc
cắt đặt, các lễ lạt, hội hè, đóng góp. Các công việc hành chính nhiều khi lý trưởng phải trình cụ tiên chỉ và được lão làng giám sát. Như vậy, trong phạm vi làng xã tổ chức lão làng vẫn có uy tín hơn tổ chức chính quyền.
* Hội đồng kỳ mục.
Là tổ chức mang tính cộng đồng quản lý dân bằng tục lệ hương ước gồm có các vị tiên chỉ, thứ chỉ và ba bàn lão (mỗi bàn lão có 4 cụ, ba bàn 12 cụ, lấy các cụ trong làng từ 60 tuổi trở lên). Sở dĩ các bàn có 12 người vì trong các cuộc hương ẩm, thường những người giúp việc cho các lý dịch được ngồi ăn với nhau quanh ba bàn hoặc ba mâm và theo lệ của làng thì mỗi mâm gồm có 4 người.
Trong tổ chức này tiên chỉ phải là người nhiều tuổi nhất, có phẩm tước cao nhất và có đạo đức nhất trong số các hưu quan chức sắc, các khoa mục trong làng. Đây là người đứng đầu làng, có toàn quyền quyết định mọi công việc lớn nhỏ trong làng. Còn thứ chỉ - là người thứ hai có tuổi cao thứ nhì trong làng nhưng cũng phải có đầy đủ các điều kiện trên và cùng giúp việc tiên chỉ trong việc quản lý mọi sinh hoạt của làng xã.
Dưới cụ tiên thứ chỉ là ba bàn lão. Căn cứ vào sổ hương ẩm tính từ cụ nhiều tuổi xuống lấy đủ 12 cụ vào bàn lão này. Với nguyên tắc "hữu tước dụng tước, vô tước dụng xỉ" nên khi khuyết tiên chỉ, thứ chỉ lên thay, khuyết thứ chỉ thì lấy cụ cao tuổi nhất trong ba bàn lão lên thay. Quá trình lựa chọn vào các địa vị như trên theo một quy định nhất định và bất di bất dịch. Ngoài ra, giúp việc cho tổ chức này còn có bộ phận các giáp trưởng có trách nhiệm điều hành các công việc trong giáp, nhất là việc ma chay của các cụ.
Mọi công việc trong làng cụ tiên chỉ thống nhất với cụ thứ chỉ rồi thông qua ý kiến của ba bàn lão. Khi đã thống nhất trong tổ chức thì khi đó mới được triệu tập toàn dân để họp. Tùy theo tính chất và đặc thù của công việc, mà đối tượng tham gia cuộc họp khác nhau. Thông thường chỉ có nam giới từ
18 tuổi trở lên hoặc lão nhiêu. Mọi thành viên tham gia tổ chức lão làng đều phải sửa lễ khao vọng để cúng thần ở đình và đãi làng (có thể là một ít trầu cau, rượu, hoa quả hoặc cũng có thể là xôi thịt với bữa tiệc linh đình tùy theo khả năng của người khao vọng).
* Hội đồng tộc biểu.
Theo trí nhớ của các cụ già cao tuổi trong làng thì sau năm 1930 còn có Hội đồng tộc biểu. Đây thực chất là tổ chức do chính quyền thực dân - phong kiến lập ra với mong muốn có thêm chân rết ở các dòng họ để dễ bề quản lý và điều hành. Để tăng thế lực cho hội đồng này và cũng phù hợp với tục lệ sẵn có mà làng quy định, họ nào chưa có đại biểu trong hội đồng phải cử người có uy tín và thế lực đại diện cho các dòng họ của mình tham gia hội đồng tộc biểu có trách nhiệm chăm lo giáo dục con em trong dòng họ, giữ gìn gia phong phép nước cùng với hội đồng kỳ mục và lý hương thực hiện các tập tục của làng.
Ngoài các tổ chức nắm dân bằng pháp chế, tục lệ, hương ước thì trong làng phải có sổ đinh, sổ hương ẩm để ghi chép các điều khoản mà làng đã quy định.
Sổ đinh ghi chép tất cả tên con trai trong làng, 18 tuổi phải vào làng. Đến tuổi họp phiên đầu năm, gia đình sắm chục trầu, chai rượu trình làng và được thông bạ ghi tên vào sổ hương ẩm. Kể từ giờ phút này chính thức được coi là thành viên của làng, chịu mọi quy định của một dân đinh.
Ở Hậu Trạch có sự phân chia tuổi tác và các chức danh trong làng như sau:
- 90 tuổi trở lên gọi là đại thọ.
- 80 tuổi trở lên gọi là thượng thượng thọ - 70 tuổi trở lên gọi là thượng thọ
- 50 tuổi trở lên gọi là lão nhiêu.
Tùy ở mức tuổi mà chức danh và công việc tham gia khác nhau. Những người vào độ tuổi 60 được xếp vào loại "dân bất phiền, quan bất nhiễu". Ở tuổi lão nhiêu, khi làng họp được ngồi vào chiếu song còn phải gánh chịu một vài việc nhỏ. Từ 40 đến 49 tuổi gọi là lệnh. Ở tuổi này thì mọi phu phen tạo dịch đều phải gánh chịu chỉ hơn trai đinh ở chỗ: khi làng tổ chức ăn uống thì không phải làm cỗ chia phần. Từ 18 đến 39 gọi là trai đinh, trong độ tuổi này mọi công việc của làng, trai đinh đều phải làm tất cả.
Theo phong tục của làng, chỗ ngồi tại đình cũng được quy định như sau: Chiếu giữa dành cho cụ tiên chỉ và quan tước triều đình. Cụ tiên chỉ ngồi ngang hàng với tiến sĩ (văn) hay quận công (võ). Nếu có cả tiến sĩ và quận công thì ngồi bên tả (trái) là cụ tiên chỉ, còn bên hữu (phải) là tiến sĩ và quận công theo quy ước "nhất tả nhị hữu". Kế tiếp là ba bàn lão, cụ nhiều tuổi ngồi trên, ít tuổi ngồi dưới. Từ đó trở xuống quy định:
- Cử nhân ngồi cùng chiếu với cụ 80 tuổi - Tú tài ngồi cùng chiếu với cụ 70 tuổi - Ông đồ ngồi cùng chiếu với cụ 60 tuổi - Lý trưởng ngồi cùng chiếu với cụ 70 tuổi.
Nếu xét theo vị trí ngồi tại chốn đình thì lý trưởng cũng chỉ là bậc thứ ba trong làng phải theo sự chỉ bảo của các cụ nhiều tuổi. Tuy nhiên vào những đêm trước Cách mạng tháng Tám thì tổ chức Lý hương lại lấn át cả Lão làng.
Như vậy, trước năm 1945, về cơ bản bộ máy hành chính ở Hậu Trạch cũng giống như các làng quê khác ở Trung Bộ. Nhà nước tuy không nhúng tay vào làng xã nhưng lại đưa hệ thống đẳng cấp vào tận nông thôn để từng bước nắm chắc xã thôn. Tuy nhiên, theo luật lệ của làng thì người nhiều tuổi nhất (tiên chỉ) sẽ là người nắm mọi quyền hành của làng xã. Còn theo luật của nhà nước thì địa vị đó phải dành cho những người có quan tước phẩm hào cao
trong số các thành viên của làng. Do vậy, trong phạm vi làng xã, nhiều lúc vị tiên chỉ có quyền tối cao, song có lúc chính quyền lý hương lại có ưu thế hơn trong mọi công việc của làng.