Giải pháp 1: Xác định vai trò, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự trong công tác phân tích công việc:
Phân tích công việc là một trong những công tác quản lý nhân sự, nó là nhiệm
phức tạp, liên quan tới mọi công việc, mọi người lao động và tất cả các phòng, ban trong Công ty. Nó chỉ thực hiện được và thực hiện tốt khi có sự phối hợp, cùng tham gia của các phòng, ban khác trong Công ty, nhưng vai trò chính phải thuộc về phòng Hành chính nhân sự. Hành chính nhân sự phải khẳng định được vai trò trung tâm của mình trong phân tích công việc. Phòng HCNS có nhiệm vụ:
Xác định trình tự tiến hành phân tích công việc. Công tác phân tích công việc thì phân tích công việc nên thực hiện theo trình tự như sau:
- Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích
- Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công tích công việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích công việc, gồm cán bộ phân tích công việc và người cung cấp là những người lao động ở các phòng ban khác.
- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin.
- Tiến hành thu thập thông tin.
- Xây dựng các văn bản phân tích công việc. - Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ.
Hiện nay, sự hiểu biết về phân tích công việc của những người lao động trong phòng HCNS còn hạn chế, vì vậy người được chọn là cán bộ phân tích công việc cần được cử đi tham dự một khoá học, khoá đào tạo để bồi dưỡng, nâng cao kiến thức và kỹ năng. Người quản lý trực tiếp các phòng ban và người lao động thực hiện công việc sẽ là những người có trách nhiệm cung cấp các thông tin có liên quan đến công việc cần phân tích.
Giải pháp 2: Cần có sự phối hợp giữa các phòng ban trong công tác phân tích công việc: Các phòng ban và tất cả lao động trong Công ty cần phối hợp thực
hiện với phòng HCNS trong công tác phân tích công việc. Các phòng ban khác và mọi người lao động cần có thái độ hợp tác, tạo điều kiện cho cán bộ phân tích công
việc, phòng HCNS thực hiện nhiệm vụ của mình, cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin liên quan đến công việc theo yêu cầu của cán bộ phân tích công việc, tham gia vào việc viết văn bản phân tích, góp ý để hoàn thiện văn bản này. Đặc biệt là bảng mô tả công việc phải do trưởng các phòng ban thảo luận với người lao động của phòng ban mình cùng với nhân viên phân tích công việc để viết ra.
Giải pháp 3: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho tất cả các vị trí:
Phân tích công việc tại Công ty nên được tiến hành phân tích theo từng chức danh công việc. Trước hết, phòng HCNS cần xác định hệ thống chức danh công việc theo phòng ban trong Công ty, sau đó tiến hành đặt mã số cho từng chức danh công việc. Việc đặt mã số cho chức danh công việc giúp tạo nên hệ thống dễ sử dụng, quản lý.
Phòng HCNS cần xây dựng mẫu trình bày chung cho văn bản phân tích công việc của tất cả công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích công việc giữa các công việc. Phòng HCNS có thể thiết kế gộp hai văn bản phân tích công việc: bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, vào chung một văn bản có tên là “Bảng mô tả công việc” (Xem phụ lục 1). Cán bộ tham gia phân tích công việc gồm: cán bộ phân tích công việc và những người lao động ở các phòng ban khác đóng vai trò là người cung cấp thông tin. Phòng HCNS cần phải giao công tác phân tích công việc cho một người lao động trong phòng mình đảm nhiệm, đó chính là cán bộ phân tích công việc, người này sẽ chuyên trách công tác phân tích công việc từ nay về sau của Công ty. Cán bộ phân tích công việc nên được chọn là người am hiểu về các công việc trong Công ty và đã được đào tạo về nghiệp vụ phân tích công việc.
Giải pháp 4: Công tác phân tích công việc phải thực hiện theo quy trình:
- Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích
- Bước 2: Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích công việc
- Bước 3: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin
- Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin
- Bước 5: Xây dựng các văn bản phân tích công việc - Bước 6: Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ