- Quy định điều kiện thanh toán bán hàng chặt chẽ hơn: trong đó bao gồm các biện pháp như kiểm soát chặt các điều kiện thanh toán đối với khách hàng khi mua hàng.
3.2.1.7. Nhóm giải pháp tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh
<> Giảm chi phí và tiết kiệm trong sản xuất, kinh doanh: để tăng doanh thu và lợi nhuận thì trước hết phải giảm được chi phí, trong đó cần phải kiểm soát tốt các loại chi phí:
- Kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất, thi công: trong đó chú trọng nhất đó là chi phí sử dụng nguyên, nhiên vật liệu trong sản xuất thi công và chi phí quản lý và sử dụng thiết bị máy móc trong hoạt động sản xuất, thi công như: Điều chỉnh và hoàn thiện lại quy trình kiểm kê, đánh giá xuất nhập tồn trong sản xuất và thi công theo định kỳ từ 1 đến 2 tuần / 1 lần tại các bộ phận. Kiểm soát chặt chẽ quy trình bảo trì, bảo dưỡng với thiết bị, máy móc và phương tiện cơ giới. Xây dựng lại bảng định mức nguyên, nhiên liệu mới cho thiết bị, máy móc và xe cơ giới; Gắn các thiết bị điện tử để theo dõi hành trình, đo hao nhiên liệu…
- Kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng: thông qua việc kiểm soát chặt chẽ các chi phí liên quan đến chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí nhân viên, chi phí quảng cáo và giới thiệu sản phẩm… đảm bảo các loại chi phí này ở mức hợp lý. Trong đó nên cụ thể quy định rõ mức chi phí liên quan đến bán hàng cho từng loại sản phẩm (chi phí quảng cáo, chi phí bảo hành, chi phí hỗ trợ…), mức lương khoán sản phẩm cho nhân viên bán hàng theo doanh thu… để từ đó nâng cao trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên bán hàng cũng như người mua hàng được rõ ràng và cụ thể hơn.
- Giảm thiểu chi phí trong công tác tổ chức và quản lý: để thực hiện tốt việc quản lý loại chi phí này thì công ty phải chú trọng đến việc cơ cấu lại tổ chức bộ máy hoạt động và bộ máy quản lý. Trong đó cụ thể tinh giản lại bộ máy hoạt động ít người nhưng có hiệu quả hơn là sử dụng nhiều người gây ra sự chồng chéo, làm tăng chi phí trả lương và chi phí hoạt động.
<> Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng: Đây là vấn đề cần thiết phải thực hiện nếu muốn cắt giảm chi phí không cần thiết, vì khi hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện tốt sẽ giúp cho công tác kiểm soát, quản lý mọi hoạt động theo đúng quy trình đề ra, từ đó kiểm soát chặt chẽ hơn các loại chi phí giúp nâng cao chất lượng và sản phẩm dịch vụ một cách hiệu quả nhất. Trong đó các giải pháp cần trú trọng là:
- Ban lãnh đạo công ty phải trực tiếp tham gia để cải tiến và điều chỉnh lại những điểm chưa phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng: trong đó cụ thể phải điều chỉnh nhanh
lại hệ thống kiểm soát, hệ thống biểu mẫu và một số quy trình liên quan đến sản xuất kinh doanh chưa phù hợp.
- Nên đào tạo và bổ sung nhân sự có kinh nghiệm và chuyên môn cho đội ngũ nhân sự đang thiếu của Ban quản lý ISO của công ty. Trong đó cụ thể tuyển dụng từ 2-3 người để đào tạo bài bản hoặc thông qua đơn vị tư vấn ISO để sắp xếp và đào tạo lại nhân sự cho phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty.
- Đẩy mạnh công tác kiểm tra đánh giá ISO nội bộ, đánh giá chính xác những tồn tại và những điểm không phù hợp và tiến hành hoạt động khắc phục phòng ngừa một cách nghiêm túc; Có quy chế thưởng bằng hiện kim hoặc hiện vật với những cải tiến hữu ích và xử lý một cách triệt để như phạt, kỹ luật với các lỗi không phù hợp tùy theo tính chất thông qua việc cắt thưởng, trừ lương…
Thông qua các giải pháp để cắt giảm chi phí và nâng cao doanh thu từ đó làm gia tăng lợi nhuận; Với mức lợi nhuận sau thuế dự kiến đạt được từ 5%-10% tổng doanh thu khi đó hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty dự kiến sẽ đạt như bảng 3.8:
Bảng 3.8: Hiệu quả sản xuất kinh doanh dự kiến đạt được từ 2012-2020
Chỉ tiêu 2012 2013 2014 2015 2015-2020
Lợi nhuận/vốn 13% 14% 17% 20% 23%
Lợi nhuận/doanh thu 5% 5% 5% 6% 7%
Lợi nhuận/chi phí 7% 7% 8% 10% 9%
Hiệu quả tổng hợp quyệt đối (tỷ
đồng) 128 180 260 350 350
(Nguồn: Phòng kế toán + kinh tế - kế hoạch <Phụ lục 06 >+ tác giả tính toán)
<> Giải pháp giảm chi phí sử dụng vốn vay
- Hạn chế sử dụng vốn vay sử dụng cho thanh toán việc mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất: cũng là giải pháp cần thực hiện để tạo ra áp lực thu hồi công nợ. Mặc dù về cơ bản rất khó thực hiện trong tình hình nền kinh tế khó khăn hiện nay. Để làm được điều này, ban điều hành phải xây dựng được kế hoạch thanh toán và thu hồi tiền bán hàng một cách hợp lý, nếu khoản vay sử dụng cho sản xuất, thi công hợp đồng nào trước đó chưa được thu hồi nợ theo kế hoạch sẽ không cấp tiếp vật tư và nhiên liệu… có như thế sẽ tạo ra áp lực cho việc thu hồi công nợ và sử dụng tiết kiệm nguyên nhiên liệu trong sản xuất kinh doanh, từ đó giúp giảm được chi phí sử dụng vốn.
+ Nhanh chóng trả các khoản nợ vay để giảm mức nợ ngân hàng (cả ngắn hạn và dài hạn) trở về mức an toàn: Với tỷ lệ nợ/ tổng tài sản năm 2011 của công ty là 70%, cho
thấy khó khăn lớn nhất hiện nay của công ty là việc chi trả lãi vay; Nếu tiếp tục vay vốn công ty sẽ rơi vào tình trạng không an toàn và có thể bị vỡ nợ. Để thực hiện việc giảm các khoản đang nợ ngân hàng, theo tác giả cần thực hiện một số giải pháp sau: Hạn chế các khoản vay và chỉ khi thật cần thiết mới đi vay, vì càng vay nhiều áp lực trả lãi vay của công ty càng lớn từ đó càng làm tăng chi phí, từ đó làm giảm lợi nhuận và làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh chung; Nhanh chóng thu hồi các khoản nợ từ hoạt động sản xuất và thi công để ưu tiên để trả dần các khoản vay ngắn hạn.
<> Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn
- Tiếp tục đầu tư nâng cao giá trị tài sản dài hạn của công ty vào công nghệ và thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Công ty nên tiếp tục đầu tư để nâng cao giá trị tài sản của mình đặc biệt là đầu tư thêm thiết bị xe máy cho thi công là điều cần thiết, vì với số lượng thiết bị đang có và khối lượng công trình thi công đang thực hiện công ty vẫn thường thiếu hụt thiết bị thi công và phải thuê mướn thiết bị bên ngoài để bù vào với chi phí cao.
Bên cạnh đó tiếp tục đầu tư cho các thiết bị máy móc đã cũ như hệ thống máy phay, bào của bộ phân cơ khí, hệ thống trạm trộn bê tông cũ… để từ đó giảm chi phí sửa chữa, nâng cao hiệu quả sử dụng và sản xuất từ đó giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên việc đầu tư này phải được thực hiện có kế hoạch và theo nhu cầu thực tế của công ty để đầu tư mua sắm nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
- Khai thác hết công suất và hiệu quả các tài sản dài hạn trong hoạt động sản xuất kinh doanh (khấu hao nhanh): Hiện tại có nhiều tài sản như nhà xưởng, thiết bị và xe máy chưa được sử dụng hiệu quả, vẫn có những thiết bị để không hoặc sử dụng rất ít từ đó chưa khai thác hết công suất và làm giảm hiệu quả sử dụng, vì vậy cần phải:
+ Sử dụng và khai thác nhanh các thiết bị máy móc và công nghệ đang có với công suất tối đa để nhanh khấu hao và thu hồi vốn, từ đó nâng cao được hiệu quả sử dụng của các tài sản dài hạn đã đầu tư này.
+ Sàng lọc và lập danh mục các thiết bị cơ giới, xe máy hay hử hỏng và sửa chữa nhiều, với hiệu suất thấp để thanh lý và mua sắm thiết bị mới có công suất cao, hiệu quả khai thác tốt hơn.
- Thanh lý các loại tài sản như nhà xưởng, thiết bị và vật tư hư hỏng: Trong đó cụ thể nên thanh lý khối lượng lớn sắt phế liệu từ các thiết bị đã hư hỏng đang tồn ở công ty kể từ năm 2006 đến nay; Nên thanh lý các loại xe cơ giới đã hư hỏng (như xe
lu, xe tải…) và hệ thống nhà xưởng ly tâm cũ (3 xưởng xản xuất không sử dụng) để giảm chi phí kho bãi, thu hồi vốn cho đầu tư thiết bị mới.