bản lại khụng cú nghiệp vụ về văn thư và cỏn bộ văn thư cú nghiệp vụ nhưng lại khụng nắm vững chuyờn mụn của lĩnh vực muốn tham mưu nờn rất khú khăn trong việc nhận ra những sai sút về thể thức hay nội dung chuyờn mụn của văn bản.
- Đối với cỏc cấp lónh đạo, một số người chưa quan tõm đỳng mức tới việc chuẩn hoỏ VBHC, nhiều văn bản khụng được xem xột kĩ trước khi kớ ban hành.
- Kiến thức tiếng Việt và kiến thức về quy định soạn thảo văn bản của một bộ phận cỏn bộ chưa đỏp ứng được yờu cầu trong cụng tỏc soạn thảo văn bản. Bờn cạnh đú, việc ảnh hưởng của phương ngữ cũng là nguyờn nhõn dẫn đến cỏc lỗi trong VBHC.
3.4. Cỏc đề xuất để chuẩn húa văn bản hành chớnh hiện nay
Trong điều kiện cụng nghệ thụng tin phỏt triển mạnh mẽ, việc soạn thảo và lưư trữ cỏc VBHC ngày càng cú nhiều thuận lợi. Hơn nữa từ thỏng 1 năm 2011, thụng tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19 thỏng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản hành chớnh
đó chớnh thức được thực hiện đỏnh dấu sự nỗ lực của Bộ Nội vụ trong việc từng bước đưa cụng tỏc soạn thảo văn bản hành chớnh đi vào nề nếp, khoa học. Để nõng cao chất lượng cỏc VBHC núi chung và VBHC của huyện Quảng Xương núi riờng nhằm đỏp ứng yờu cầu quản lớ nhà nước, chỳng tụi đề xuất một số nội dung sau:
- Cỏn bộ chịu trỏch nhiệm soạn thảo văn bản cần thường xuyờn được bồi dưỡng kiến thức và cập nhật cỏc văn bản về quy định soạn thảo văn bản hành chớnh.
- Nõng cao trỡnh độ tiếng Việt để trỏnh những sai sút trong soạn thảo văn bản như mắc cỏc lỗi viết hoa, viết tắt, viết tiếng địa phương; viết sai chớnh tả, sai cỳ phỏp. Những từ ngữ chưa hiểu rừ nghĩa thỡ cần tra cứu từ điển để dựng từ chớnh xỏc (đặc biệt là cỏc từ Hỏn - Việt), tuyệt đối khụng được núi và viết một cỏch cảm tớnh, trỡnh bày theo thúi quen.
- Nắm vững kiến thức chuyờn mụn lĩnh vực mà mỡnh trực tiếp làm văn bản tham mưu cho lónh đạo để trỏnh những sai sút về nội dung, thuật ngữ chuyờn mụn
- Tớnh khuụn mẫu là một trong những đặc điểm nổi bật của VBHC, vỡ vậy, khi soạn thảo thể loại văn bản nào cần nghiờn cứu kĩ thể thức và đặc trưng của thể loại văn bản đú. Xõy dựng đoạn văn rừ ràng mạch lạc và tạo sự liờn kết chặt chẽ giữa cỏc đoạn để tạo nờn văn bản cú cấu trỳc hoàn chỉnh. Trỏnh cỏc sai sút ngữ nghĩa cũng như cấu trỳc văn bản.
3.4.2. Đối với cỏn bộ quản lớ
- VBHC là một trong những phương tiện quan trọng để quản lớ nhà nước vỡ vậy cần nõng cao nhận thức của mọi người trong việc thực hiện nghiờm tỳc cỏc quy định về thể thức và nội dung của từng loại VBHC
- Thường xuyờn cập nhật cỏc quy định về thể thức văn bản hành chớnh để vận dụng khi thẩm định và chỉnh sửa văn bản của cấp dưới tham mưu trước khi kớ và ban hành văn bản
- Kiến thức quản lớ nhà nước núi chung và kiến thức về soạn thảo văn bản quản lớ nhà nước núi riờng cần được quan tõm đỳng mức trong quỏ trỡnh bồi dưỡng và quy trỡnh bổ nhiệm cỏn bộ quản lớ
- Cơ quan cấp huyện là cơ quan chịu trỏch nhiệm trong việc quản lớ nhà nước và chỉ đạo cấp dưới thực thi nhiệm vụ nờn trong quỏ trỡnh tuyển dụng cỏn bộ, cỏc nhà quản lớ cần chỳ ý tới việc tuyển dụng những cỏn bộ khụng chỉ
giỏi về chuyờn mụn mà cũn cú khả năng vận dụng và trỡnh bày cỏc nội dung chuyờn mụn, cỏc văn bản chỉ đạo rừ ràng, mạch lạc, khoa học.
- Cỏn bộ quản lớ mỗi cơ quan đơn vị cần thẩm định và sửa những sai sút (nếu cú) trong cỏc VBHC trước khi kớ ban hành.
3.5. Tiểu kết chương 3
Ở chương 3, chỳng tụi tập trung trỡnh bày những nội dung chớnh sau : - Khỏi quỏt chung về cỏc kiểu lỗi trong VBHC.
- Cỏc loại lỗi thường gặp ở VBHC ban hành ở huyện Quảng Xương, Thanh Hoỏ, gồm : lỗi chớnh tả, lỗi dựng từ, lỗi về cõu, lỗi về văn bản
Chỳng tụi đó thống kờ được số lượng văn bản cú lỗi, cỏc loại lỗi, số lượng lỗi của từng tiểu loại nhỏ hơn; rỳt ra những nhận xột cần thiết và nờu đề xuất để chuẩn hoỏ VBHC ở huyện Quảng Xương núi riờng và VBHC núi chung.
KẾT LUẬN
1. Trờn cơ sở kế thừa cỏc cụng trỡnh nghiờn cứu về phong cỏch học, đặc biệt là cỏc tài liệu về VBHC núi chung và cỏc văn bản về hướng dẫn soạn thảo văn bản núi riờng, luận văn đó xỏc lập một số đặc điểm của cỏc thể loại VBHC, khỏi quỏt một số đặc điểm chung nhất về ngụn ngữ của VBHC.
Luận văn xỏc định rừ đặc điểm văn bản hành chớnh ban hành tại cỏc cơ quan ở huyện Quảng Xương, Thanh Hoỏ trờn cỏc phương diện chớnh tả, từ vựng, cõu và kết cấu văn bản cũng như VBHC ban hành ở cỏc cấp và cỏc địa bàn khỏc, VBHC được soạn thảo và banh hành ở huyện Quảng Xương nhỡn chung đó đảm bảo thể thức, nội dung, phong cỏch của VBHC. Là loại văn bản ban hành ở địa bàn huyện, VBHC phản ỏnh những cụ thể, sỏt hợp của địa phương, liờn quan trực tiếp và cũng là loại văn bản phản ỏnh rừ nhất tỡnh hỡnh hoạt động chớnh trị - kinh tế - xó hội - văn húa của địa phương.
2. Trờn ngữ liệu cỏc VBHC (500 văn bản) bao gồm hai hệ thống văn bản phỏp quy và VBHC thụng thường, luận văn đó tiờn hành khảo sỏt, miờt tả,
phõn loại và thống kờ cỏc loại lỗi về chớnh tả, từ vựng, ngữ phỏp và tổ chức văn bản của VBHC được ban hành tại cỏc cơ quan ở huyện Quảng Xương, Thanh Hoỏ :
-Về chớnh tả : nhiều văn bản cũn tồn tại lỗi chớnh tả, đặc biệt là cỏc lỗi về : viết hoa (51,6%), viết số (9.2%), thanh điệu (29.4%), phụ õm đầu(19.2%) và viết tắt(48.2%).
- Về từ vựng : trờn cơ sở đặc điểm ngụn ngữ văn bản hành chớnh, luận văn tập trung xem xột cỏc loại lỗi thường gặp về sử dụng ngụn ngữ : lỗi dựng từ dựng từ khụng đỳng với nghĩa muốn biểu đạt(19.4%); dựng thừa từ, lặp từ, thiếu từ(23.8); dựng từ khụng đỳng phong cỏch ngụn ngữ (21.6%), dựng quan hệ từ khụng chớnh xỏc (10.8%)
- Về ngữ phỏp : Số VBHC vẫn cũn nhiều lỗi về ngữ phỏp trong việc tạo lập cõu. Cỏc cõu sai về ngữ phỏp, ngữ nghĩa chiếm đa số trong cỏc lỗi sai về cõu. Cụ thể : cõu sai về ngữ phỏp (21.2%), cõu sai về ngữ nghĩa (18.2%), lỗi về dấu cõu (6.8%)
- Về tổ chức văn bản, luận văn đó khảo sỏt và xem xột bỡnh diện này dưới cỏc gúc độ : bố cục văn bản núi chung, đoạn văn, liờn kết nội dung... Tuy khụng nhiều, nhưng vẫn cũn những sai sút về tổ chức văn bản như khụng đảm bảo cỏc phần mục, sai về thể loại văn bản do người soạn thảo khụng nắm vững đặc trưng phong cỏch văn bản. Lỗi về tổ chức cỏc bộ phận trong văn bản(8.4%), lỗi về cỏch mở đầu văn bản (11.2%), lỗi về phong cỏch văn bản (4.8%)
Tất cả những lỗi trờn, dự ở phương diện nào cũng phần nào làm mất đi tớnh chuẩn mực của VBHC và ảnh hưởng tới hiệu quả giao tiếp trong quản lớ hành chớnh nhà nước (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Cỏc VBHC dựng để khảo sỏt được lựa chọn ngẫu nhiờn từ những văn bản được ban hành trong thời gian 4 năm (từ năm 2007 đến năm 2010) tại cỏc cơ quan, tổ chức trong huyện Quảng Xương. Kết quả khảo sỏt cho thấy, nhiều văn bản cũn sai sút, tuy nhiờn những sai sút trong cỏc văn bản này giảm dần theo thời gian. Tỷ lệ văn bản mắc lỗi ở năm 2010 giảm nhiều so với năm
2007(109 so với 268 văn bản), đặc biệt là cỏc lỗi về cõu và tổ chức văn bản; trong cỏc văn bản cú lỗi thỡ loại lỗi về chớnh tả và từ vựng chiếm đa số; trong một văn bản cú thể lặp lại nhiều lần một loại lỗi hoặc cú nhiều loại lỗi trong một văn bản.
4. Ngoài việc khảo sỏt, miờu tả khỏch quan, chỳng tụi đó cố gắng xỏc định nguyờn nhõn khỏch quan và chủ quan của những sai sút trong cỏc VBHC. Cú lẽ, đõy cũng là những sai sút khụng chỉ của riờng cỏc VBHC ở một đơn vị huyện.
5. Từ thực trạng sử dụng ngụn ngữ trong cỏc VBHC ở huyện Quảng Xương, chỳng ta cú thể thấy cũn rất nhiều vấn đề cần phải được triển khai thực hiện nghiờm tỳc hơn trong quỏ trỡnh soạn thảo VBHC. Trước năm 2005, khi chưa cú cỏc văn bản hướng dẫn về kỹ thuật soạn thảo thỡ việc cũn nhiều sai sút trong cỏc VBHC là điều cú thể lớ giải được, tuy nhiờn từ năm 2005, Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ đó cú thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 06 thỏng 5 năm 2005 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản mà cỏc VBHC vẫn cũn khụng ớt cỏc lỗi thỡ đú là điều rất đỏng quan tõm. Vấn đề này khụng chỉ đặt ra với những người soạn thảo văn bản mà quan trọng hơn là đối với những cỏn bộ quản lớ của cỏc cơ quan, đơn vị.
Hiện nay, việc đổi mới và nõng cao chất lượng quản lớ nhà nước thụng qua hệ thống VBHC là một trong những nội dung quan trọng của cụng cuộc cải cỏch hành chớnh của đất nước hiện nay. Hoạt động của bộ phận tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ thủ tục hành chớnh, gọi tắt là "Một cửa", đang được cỏc cơ quan nhà nước ở huyện Quảng Xương và nhiều nơi trờn cả nước tổ chức thực hiện hiệu quả, mang lại niềm tin của nhõn dõn. Nõng cao chất lượng VBHC ngoài việc nõng cao hiệu quả quản lớ cũn là cỏch để giữ gỡn và phỏt triển sự trong sỏng của tiếng Việt; giỳp nõng cao ý thức núi và viết tiếng Việt cần đạt sự đỳng đắn, trong sỏng, mạch lạc mới đạt hiệu quả giao tiếp như mong muốn./.