2.2.4.1 Tổ chức mạng lưới mua hàng.
Các đơn vị cung cấp nguyên liệu cho cơng ty phần lớn là các đơn vị trong địa bàn tỉnh Thanh Hĩa và một số nguyên liệu được mua tại các doanh nghiệp ở các tỉnh thành khác như Vũng Tàu và TP HCM. Mỗi đơn vị nguồn hàng cĩ những đặc điểm riêng, vì vậy, để đảm bảo cho nguồn nguyên liệu được cung ứng kịp thời, đáp ứng nhu cầu sản xuất, tránh sự tăng giá của các đơn vị cung ứng, tiết kiệm chi phí lưu thơng cũng như khĩ khăn trong việc thu mua nguyên liệu do cạnh tranh trong thu mua thì cơng ty cần phải cĩ chính sách hợp lý và linh hoạt trong việc thu mua nguyên liệu đối với từng loại nguyên liệu, từng đơn vị cung cấp, từng thời điểm và trong từng điều kiện sản xuất kinh doanh.
Cơng ty tiến hành thu mua nguyên liệu bằng cách thu mua trực tiếp và thu mua qua trung gian. Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thu mua và CBHS với nguyên liệu sản xuất chính là các loại cá được đánh bắt trên biển, vì vậy cơng ty chủ yếu thu mua các loại cá nguyên liệu thơng qua trung gian và một phần nhỏ được mua trực tiếp tại các tàu thuyền đánh bắt. Trung gian cung cấp các loại cá nguyên liệu cho cơng ty thường là các tàu thu mua đi thu mua trực tiếp trên biển từ những tàu thuyền đánh bắt. Ngồi ra, những trung gian đĩ cịn là các doanh nghiệp là đại lý thu mua ở các tỉnh lân cận như Nghệ An, Hà Tĩnh, Thái Bình. Hình thức mua chủ yếu dựa trên nguyên tắc “thuận mua vừa bán” vì vậy khơng cĩ hợp đồng mua bán, các nhà cung ứng cũng khơng cố định. Các nhân viên trong bộ phận thu mua của cơng ty sẽ trực tiếp đi thu mua cá tại các trung gian này, các đơn vị cung cấp cá phải phân loại sẵn từng loại cá theo yêu cầu của cơng ty sau đĩ mới tiến hành thu mua. Đây là nguồn cung cấp cá chủ yếu cho cơng ty vì đối với nguồn này cơng ty cĩ thể mua được cá với số lượng tươi, lớn, đảm bảo chất lượng và được phân loại sẵn. Ngồi ra cơng ty cịn thu mua một phần nhỏ cá từ các tàu thuyền đánh bắt đã vào bờ, tuy nhiên lượng cá này rất ít do tàu thuyền đi đánh bắt thường đi lâu ngày, việc bảo quản cá khơng đảm bảo nên cá sẽ khơng được tươi và số lượng cá thường ít và chưa được phân loại sẵn, nhưng cơng ty cĩ thể tận dụng được nguồn nguyên liệu lẻ, giá rẻ để tiết kiệm chi phí.
Đối với nguyên liệu phụ như muối cũng được thu mua qua trung gian dưới hình thức ký kết hợp đồng với anh Lê Cơng Tân, trung gian thu mua muối từ các hộ nơng dân làm muối trong xã Hải Bình và một số xã trong địa bàn huyện. Các nguyên liệu phụ khác như mì chính, đường, sorbitol, bột trứng, bột dẻo được mua trực tiếp tại các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại dưới hình thức ký kết hợp đồng mua bán với các doanh nghiệp này. Các doanh nghiệp này bao gồm cả các doanh nghiệp trong và ngồi tỉnh như Vũng Tàu và TP HCM. Khi hợp đồng được ký kết, các doanh sẽ thực hiện theo hợp đồng chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến cơng ty.
Nguyên liệu Đường được mua trực tiếp tại Mía đường Lam Sơn, Việt Đài. Đây là hai doanh nghiệp sản xuất, nằm trong tỉnh Thanh Hĩa nên việc mua hàng được thuận tiện và luơn đáp ứng được kịp thời nhu cầu sản xuất. Mì chính, Sorbitol được mua tại cơng ty TNHH Nguyễn Phương Vi và cơng ty TNHH Hĩa chất Trường Quang nằm ở TP HCM . Bột lịng trắng trứng, bột dẻo được mua tại cơng ty CP chế biến XNK thủy sản Coimex 30/4 TP Vũng Tàu, các doanh nghiệp này ở khá xa cơng ty nên thời gian vận chuyển đến cơng ty khá lâu và rủi ro cũng cao hơn, vì vậy cơng ty cần cĩ chính sách dự trữ phù hợp để đảm bảo nguyên liệu luơn đủ để phục vụ sản xuất..
Nhìn chung, việc bố trí mạng lưới mua hàng của cơng ty tương đối phù hợp với đặc điểm, địa điểm của các đơn vị cung ứng và nhu cầu của cơng ty. Đặc biệt việc mua hàng chủ yếu qua trung gian là rất phù hợp với tính chất của nguyên liệu của ngành CBHS, tận dụng tối đa lợi thế về địa lý và phù hợp với điều kiện sản xuất của cơng ty. Mạng lưới thu mua này giúp cơng ty tận dụng tối đa nguồn nguyên liệu để phục vụ sản xuất cĩ hiệu quả, giảm thiểu chi phí. Việc lựa chọn nhiều nguồn cung ứng nguyên liệu khơng những giúp giảm thiểu rủi ro mà cịn làm phong phú loại nguyên liệu, đảm bảo cơng ty luơn cĩ nguyên liệu để sản xuất. Tuy nhiên, đối với các nguồn hàng mua ở xa như cá mua từ các tỉnh khác, việc thu mua phụ thuộc quá nhiều vào nhân viên thu mua, việc kiểm sốt chưa thực sự chặt chẽ vì vậy, cơng ty cần cĩ chính sách quản lý hiệu quả hơn. Ngồi ra cơng ty cần nắm vững các thơng tin về nguồn hàng, nhất là các nguồn ở xa để cĩ thể chủ động hơn trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2.2.3.2 Tổ chức phương tiện thu mua và vận chuyển đến nhà máy sản xuất.
Sau khi đã thỏa thuận và mua được hàng thì cơng việc tiếp theo là làm thế nào để đưa nguyên liệu về cơng ty, phương tiện vận chuyển cĩ thể do bên mua hoặc bên bán phụ trách tùy theo từng điều kiện cụ thể của doanh nghiệp và của đơn vị nguồn hàng. Tổ chức phương tiện vận chuyển phải đảm bảo được chất lượng, tính chất của nguyên liệu và giảm thiểu được chi phí đến mức tối thiểu cho cơng ty.
Đối với nguyên liệu sản xuất chính thu mua tại cảng cá Lạch Bạng thì cơng ty tự tổ chức cơng tác vận chuyển và bốc dỡ nguyên liệu. Cá sau khi được thỏa thuận xong về giá cả từng loại sẽ được bốc lên xe tải chở về trạm cân rồi đưa đến khu tiếp nhận nguyên liệu. Cá được mua tại các tỉnh khác thì việc vận chuyển cá sẽ do nhân viên thu mua thỏa thuận với các đại lý thu mua cá tại các tỉnh đĩ tổ chức tàu thuyền vận chuyển cá về cảng cá Lạch Bạng, sau đĩ việc vận chuyển và bốc dỡ cá về nhà máy sẽ do cơng ty phụ trách. Hiện tại cơng ty đang cĩ 5 chiếc xe tải Hoa Mai trọng tải 3,5 tấn và 2 xe cẩu.
Đối với các loại nguyên liệu phụ như muối, đường, mì chính, Sorbitol, bột dẻo, bột lịng trắng trứng sẽ được các nhà cung cấp tổ chức phương tiện vận chuyển đến nhà máy, thường được chở bằng xe tải.
2.2.3.3 Tổ chức lực lượng lao động thu mua nguyên liệu.
Để hoạt động thu mua nguyên liệu được tiến hành thuận lợi, dễ kiểm sốt và đạt hiệu quả cao, cơng ty đã tổ chức riêng một lực lượng lao động chuyên về thu mua nguyên liệu. Đây là những đối tượng chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng, mua hàng, bảo quản, bốc xếp, vận chuyển hàng hĩa về cơng ty. Vì vậy họ là những người tác động trực tiếp đến hiệu quả của cơng tác thu mua nguyên liệu của cơng ty. Cơng ty cần bố trí lực lượng lao động này một cách phù hợp với nhu cầu sản xuất, đặc điểm và điều kiện sản xuất của cơng ty cũng như phù hợp với khả năng chuyên mơn của từng lao động để đảm bảo hiệu quả thu mua cao. Tình hình tổ chức lao động thu mua nguyên liệu của cơng ty được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 5: Tình hình lao động thu mua nguyên liệu của cơng ty qua 3 năm 2009-2011. ĐVT: Người
Chức năng Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 2010/
2009
2011/ 2010
SL % SL % SL %
- Thủ kho 2 5,7 2 3,8 2 3,6 0 0
- Thu mua, tiếp nhận 11 31,4 18 34,6 20 35,7 63,6 11,1
- Bảo vệ 4 11,4 4 7,7 4 7,1 0 0
- Bốc xếp 12 34,3 20 38,5 20 35,7 66,7 0
- Lái xe 6 17,2 8 15,4 10 17,9 33,3 25
Tổng 35 100 52 100 56 100 48,6 7,7
( Nguồn: Phịng kinh doanh – Cơng ty CP Long Hải)
Nhìn vào bảng trên cĩ thể thấy lao động thu mua nguyên liệu của cơng ty đều tăng qua các năm. Năm 2009, tổng số lao động thu mua là 35 người, đến năm 2010 là 52 người, tăng tới 48,6% so với năm 2009. Năm 2011, tổng số lao động thu mua là 56 người, tăng 7,7% so với năm 2010. Cơng ty đang trong quá trình mở rộng sản xuất kinh doanh, việc sản xuất với quy mơ lớn hơn địi hỏi số lượng nguyên liệu phải lớn hơn, vì vậy tăng số lượng lao động thu mua nguyên liệu là điều cần thiết. Tuy nhiên khơng phải ở bộ phận nào cũng tăng số lượng lao động. Cụ thể:
Đối với bộ phận thủ kho, trong 3 năm, cơng ty cĩ một kho vật tư để tiếp nhận và bảo quản các nguyên liệu phụ phục vụ sản xuất, và một kho tiếp nhận, bảo quản cá. Mỗi kho này sẽ cĩ 1 thủ kho để quản lý việc nhập, xuất nguyên liệu và các vật tư khác. Vì vậy, trong 3 năm số lượng lao động thủ kho vẫn khơng hề thay đổi vẫn là 2 người.
Bộ phận bảo vệ trong 3 năm cũng khơng thay đổi là 4 người. Những người trong đội bảo vệ này khơng phải là lao động của cơng ty mà cơng ty tổ chức thuê ngồi của cơng ty bảo bệ Lam Sơn – TP Thanh Hĩa. Những người lao động này khơng nhận tiền lương trực tiếp từ cơng ty mà nhận lương qua cơng ty bảo vệ Lam Sơn. Với việc thuê ngồi nhân viên bảo vệ, cơng ty sẽ cĩ một đội ngũ nhân viên chuyên về bảo vệ, cĩ kinh nghiệm và tổ chức cơng việc một cách chuyên nghiệp hơn, giúp giảm thiểu chi phí do thất thốt nguyên liệu.
Bộ phận thu mua và tiếp nhận nguyên liệu là bộ phận cĩ số lao động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động (trên 30%) và tăng đều qua 3 năm. Năm 2009, số lượng
lao động thu mua và tiếp nhận là 11 người, năm 2010 là 18 người, tăng 63,6% so với năm 2009. Năm 2011, số lao động này là 20 người, tăng 11,1% so với năm 2010. Số lao động thu mua và tiếp nhận này chủ yếu là thu mua và tiếp nhận cá nguyên liệu. Cơng ty sản xuất càng nhiều, số lượng cá nguyên liệu thu mua càng lớn thì số lao động thu mua và tiếp nhận nguyên liệu càng nhiều để đảm bảo về số lượng và chất lượng cá nguyên liệu.
Bộ phận bốc xếp cĩ số lượng lao động chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số lao động và tăng vào năm 2010, tăng 66,7% so với năm 2009, nhưng qua năm 2011 số lượng lao động bốc xếp vẫn khơng thay đổi là 20 người. Do cơng ty thu mua với số lượng lớn nguyên liệu nên việc bốc xếp hàng hĩa cần nhiều lao động hơn, vì vậy năm 2010 cơng ty đã tăng số lượng lao động lên 20 người. Tuy năm 2011 cơng ty thu mua số nguyên liệu nhiều hơn nhưng do tính chất nguyên liệu cá là theo mùa vụ nên cá lúc nhiều lúc ít, lao động bốc xếp cĩ thể thừa, thiếu tùy theo sản lượng cá mua được. Nhận thức được điều này, năm 2011 cơng ty khơng tuyển thêm lao động bốc xếp mà thực hiện thuê ngồi vào những mùa vụ cá, cơng ty thu mua được nhiều cá. Do địa hình của nhà máy nằm ngay cạnh cảng cá Lạch Bạng và chợ đầu mối hải sản nên luơn cĩ sẵn những người dân thực hiện cơng việc bốc xếp hàng hĩa, cơng ty dễ dàng thuê được người bốc xếp vào những mùa vụ cá. Việc thuê ngồi lao động bốc xếp này khơng những giúp cơng ty luơn cĩ đủ lao động làm việc kịp tiến độ sản xuất mà cịn giúp giảm thiểu chi phí lao động..
Bộ phận lái xe cĩ số lượng lao động tăng đều qua các năm. Năm 2009, số lao động lái xe là 6 người, năm 2010 là 8 người, tăng 2 người tương ứng tăng 33,3% so với năm 2009. Năm 2011 là 10 người, tăng 2 người tương ứng tăng 25% so với năm 2010. Do số lượng nguyên liệu thu mua ngày càng nhiều nên cơng ty đã mua sắm thêm xe tải để vận chuyển nguyên liệu vì vậy số lượng lao động lái xe cũng tăng lên qua các năm.
Tất cả các lao động thu mua của cơng ty đều là những người lao động phổ thơng, trình độ thấp học vấn thấp. Tuy nhiên, đối với việc thu mua, vận chuyển, bốc dỡ nguyên liệu họ là những người dân cĩ kinh nghiệm trong nghề, khả năng làm việc khá tốt, hiệu quả làm việc cao. Nhưng khơng phải vì vậy mà trình độ học vấn khơng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của họ, đặc biệt đối với đội ngũ thủ kho cần phải địi hỏi cĩ kinh
nghiệm, khả năng quản lý, tính tốn giỏi, linh hoạt xử lý tình huống mà cơng ty chưa đáp ứng được. Vì vậy cơng ty cần nâng cao hơn nữa trình độ của những lao động này.
2.2.3.4 Tổ chức lưu kho và luân chuyển nguyên liệu.
Nguyên liệu sau khi mua về sẽ được bảo quản và dự trữ trong kho.
Đối với nguyên liệu cá thì cơng ty chưa cĩ kho dự trữ mà cá khi mua về sẽ được tập kết, để ngay tại kho tiếp nhận nguyên liệu và được bảo quản ngay tại chỗ. Chất lượng của cá nguyên liệu phụ thuộc vào độ tươi ngon của chúng. Muốn cho cá được tươi và đảm bảo chất lượng địi hỏi cá cần được bảo quản theo đúng cơng thức và thời gian lưu trữ càng ít càng tốt. Cơng ty bảo quản cá dưới hình thức ướp đá khơ, chất đống theo cơng thức như sau: Cứ 1 lớp đá và muối lại đến một lớp cá, cá dày 10 cm, đá dày 5cm và 1 lớp muối rải đều. Với cách bảo quản kết hợp giữa ướp đá và muối giúp giữ nhiệt và tăng độ lạnh cho cá, đảm bảo cá tươi ngon, đúng chất lượng. Với cách bảo quản này cá cĩ thể để được tối đa là 1 tuần vẫn đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên với lợi thế về nguồn cung ứng dồi dào, gần nhà máy sản xuất nên thơng thường cơng ty chỉ để cá từ 1 đến 2 ngày là đã sử dụng hết. Cá được nhập trước sẽ được đưa vào bảo quản và sản xuất trước. Cá là nguyên liệu được khai thác theo mùa vụ. Thường thì mùa vụ từ tháng 3 đến tháng 10, lúc này sản lượng cá khai thác được nhiều và chất lượng cá tương đối tốt. Vào các tháng ngồi mùa vụ, cơng ty sẽ cĩ ít nguyên liệu để sản xuất, việc dự trữ nguyên liệu cá cũng rất cần thiết cho hoạt động của cơng ty. Tuy nhiên, cá rất khĩ bảo quản, thời gian bảo quản ngắn nên việc dự trữ sẽ cĩ thể khơng mang lại hiệu quả mà cịn gây nên thiệt hại cho cơng ty. Vì vậy, cơng ty khơng tổ chức kho để dự trữ cá nguyên liệu mà sẽ dự trữ thành phẩm đã được sản xuất trong kho lạnh của cơng ty.
Đối với các nguyên liệu sản xuất phụ sẽ được đưa vào kho vật tư để bảo quản và lưu trữ. Nguyên liệu phụ như muối, mì chính, đường, sorbitol, bột lịng trắng trứng, bột dẻo là những chất dễ bảo quản hơn cá. Các nguyên liệu này được để trong kho đảm bảo thống mát, khơng tiếp xúc với ánh nắng mặt trời và khơng bị ẩm ướt. Khi đặt hàng ở các doanh nghiệp, để đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất và phịng ngừa rủi ro nên việc dự trữ nguyên liệu là rất cần thiết. Đối với nguyên liệu muối và đường, các đơn vị cung cấp ở trong địa bàn tỉnh nên cơng ty chỉ dự trữ các nguyên liệu này đủ để sản xuất 2 đến 3 ngày. Đối với các nguyên liệu cịn lại do đơn vị cung cấp ở xa nên thời gian vận
chuyển đến cơng ty lâu hơn và dễ gặp rủi ro hơn, vì vậy cơng ty tiến hành dự trữ các nguyên liệu này đủ để sản xuất trong 3 đến 5 ngày. Nguyên liệu dự trữ được để trong