1. Mô hình của một công ty PR chuyên nghiệp
Giống như các công ty khác, công ty PR hoạt động theo luật doanh nghiệp. Có 4 hình thức là: doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh
Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp thường gồm 3 thành phần chính yếu là khối tác nghiệp, khối hành chính và khối kỹ thuật được mô tả theo mô hình sau:
Ban giám đốc
Khối tác nghiệp Khối hành chính Khối kỹ thuật
•Tư vấn •Truyền thông •Tổ chức sự kiện •Lễ tân •Hành chính •Kế toán •Nghiên cứu •Thiết kế •Dàn dựng
- 63 -
2. Chức năng của từng bộ phận
a. Khối tác nghiệp
Khối tác nghiệp có thể được xem là “trái tim” của cả công ty. Khối này bao gồm các hoạt động chính của một công ty PR, nó có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty bao gồm:
Tư vấn: Công việc của bộ phận này là liên lạc, giải đáp thắc mắc, tư vấn, thuyết phục khách hàng sử dụng các giải pháp PR hiệu quả nhất cho các vấn đề của khách hàng. Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng tư vấn dài hạn với công ty PR và xem các ý kiến tư vấn là thành phần không thể thiếu trong chiến lược quảng bá và duy trì hình ảnh của doanh nghiệp.
Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là người có kiến thức cao, am hiểu rộng, năng động, có tài thuyết phục và kỹ năng diễn đạt xuất sắc.
Truyền thông: Bộ phận này đảm đương tất cả các vấn đề liên quan đến truyền thông và các phương tiện truyền thông như báo chí, phát thanh, truyền hình. Soạn thảo các thông cáo báo chí là việc làm thường xuyên của bộ phận này. Ngoài ra, bộ phận này còn phải bố trí các cuộc phỏng vấn, liên lạc với các phóng viên, điện thoại, gửi thư cho ban biên tập cũng như báo cáo kết quả với khách hàng
Nhân viên phụ trách mảng này phải là người chi tiết, cẩn thận. Khả năng diễn đạt, trình bày mạch lạc là những tố chất phải có. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng là yêu cầu cần thiết để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với giới truyền thông.
Tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện được chuẩn bị chu đáo từ khâu ý tưởng cho đến quá trình thực hiện và đánh giá kết quả. Trong thực thi công việc, bộ phận này luôn phải kết hợp với bộ phận truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh công ty khách hàng được trọn vẹn và hiệu quả hơn
Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là người tháo vát, nhanh nhạy và hết sức chu đáo. Bên cạnh đó, khả năng tiên liệu và sự linh hoạt ứng phó với tình huống bất ngờ cũng là phẩm chất không thể thiếu.
Quản trị khủng hoảng: Khủng hoảng luôn là cơn ác mộng của các doanh nghiệp. Bộ phận quản trị khủng hoảng của một công ty PR chuyên nghiệp phải có sự am hiểu tình hình và khả năng giải quyết vấn đề sắc sảo. Bên cạnh đó, phải nắm chắc quy luật vận động và khuynh hướng của các hiện tượng thì mới có thể giúp doanh nghiệp khách hàng vượt qua thử thách đáng sợ này
Nhân viên quản trị khủng hoảng phải là những người nhiều kinh nghiệm, từng trải, có nền tảng kiến thức vững chắc, có tầm nhìn, tầm bao quát sự việc và khả năng tiên đoán các vấn đề có thể phát sinh
Giải quyết khủng hoảng không phải chỉ là công việc của một người, nó đòi hỏi công sức và trí tuệ của cả tập thể. Xử lý khủng hoảng là nhiệm vụ chung của cả bộ phận, và thậm chí, của toàn công ty.
b. Khối hành chính
Đây là khối “trung tâm đầu não” phụ trách việc quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động công ty. Khối hành chính bao quát toàn bộ công việc của các bộ phận cũng như các vấn đề về nhân sự, chính sách, thủ tục, quy chế, lương bổng, khen thưởng, kỷ luật, … cho cán bộ, nhân viên toàn công ty. Thông thường, người giám đốc điều hành sẽ kiêm nhiệm quản lý khối này.
c. Khối kỹ thuật
Khối kỹ thuật gồm các bộ phận hỗ trợ hoặc có liên quan đến khía cạnh kỹ thuật của các hoạt động trong một công ty PR. Khối này thường bao gồm các bộ phận:
Nghiên cứu: Song song với các hoạt động tác nghiệp thì việc nghiên cứu thị trường là hoạt động không thể thiếu ở các công ty PR chuyên nghiệp. Các phương pháp nghiên cứu thị trường thường được áp dụng trong PR là nghiên cứu những thông tin có sẵn, thăm dò ý kiến cũng như nghiên cứu hình ảnh của tổ chức đối với công chúng
Người phụ trách công tác nghiên cứu này, phải là người có trình độ nghiên cứu nhất định, am hiểu về thị trường và có khả năng làm việc độc lập cao.
Thiết kế: Khâu thiết kế rất cần thiết cho mọi hoạt động, từ việc lập kế hoạch cho đến xây dựng các biểu mẫu, hình ảnh, biểu trưng hoặc các phương tiện nhận dạng khác. Công tác thiết kế tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí khi triển khai thực hiện
Bộ phận thiết kế cần những con người làm việc tỉ mỉ, cẩn thận nhưng đồng thời cũng phải có óc thẩm mỹ và khả năng sáng tạo cao.
Dàn dựng: Là một khâu quan trọng trong công tác chuẩn bị của mọi hoạt động tác nghiệp. Từ việc xây dựng một kịch bản PR cho đến thiết kế, trang hoàng một địa điểm tổ chức sự kiện đều cần đến “bàn tay dàn dựng”
Người làm công tác dàn dựng không chỉ lên chương trình, chuẩn bị các khâu âm thanh, ánh sáng, xe cộ, vệ sinh, an ninh, v.v… mà còn phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. Họ phải “đi trước, về sau” để chỉ đạo mọi công việc dàn dựng chương trình cho đến “thu dọn chiến trường” sau khi kết thúc
Công tác dàn dựng đòi hỏi sức khoẻ tốt, chịu đựng áp lực cao trong việc chạy đua với thời gian sao cho kịp tiến độ chương trình. Nhưng cũng được niềm vui khi thấy được công trình của mình tạo được hiệu ứng tốt.
Kỹ thuật: Bộ phận kỹ thuật có mặt trong hầu hết các công ty. Với công ty PR, bộ phận này chủ yếu giúp quản trị trang web - một kênh liên lạc với các khách hàng rất có hiệu quả. Bên cạnh đó, bộ phận này cung cấp sự hỗ trợ cần thiết có liên quan đến khía cạnh kỹ thuật cho tất cả các bộ phận khác trong công ty.