Tài liệu quan hệ công chúng có thể là tài liệu viết hoặc tài liệu hình ảnh (phim tự giới thiệu). So với sự kiện, tài liệu quan hệ công chúng sẽ giúp chúng ta giải thích cặn kẽ và chính xác hơn nội dung cần truyền tải và đối tượng có thể tham khảo ở mọi lúc mọi nơi. Tài liệu quan hệ công chúng bao gồm một số loại tài liệu cơ bản như sau:
1. Bản tin công ty:
Trước đây bản tin công ty chỉ thường được lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp nhằm tạo một kênh thông tin chính thức từ ban giám đốc đến nhân viên, giúp mọi người biết được hướng phát triển của doanh nghiệp, tạo sự hiểu biết giữa các thành viên trong doanh nghiệp đặc biệt là ở những doanh nghiệp có nhiều nhân viên với nhiều chi nhánh hay văn phòng đại diện
Ngày nay, bản tin không chỉ được sử dụng ở phạm vi nội bộ mà còn được sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động Marketing của doanh nghiệp. Bản tin có thể dùng để truyền đạt thông với các đối tượng công chúng bên ngoài như khách hàng, đại lý, các chuyên gia
trong ngành và các đối tác khác của doanh nghiệp. Nội dung bao gồm những thành công của công ty, lắp đặt dây chuyền mới, kết quả của chương trình khuyến mãi, các hoạt động tiếp thị vừa qua, đào tạo nhân viên…
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, hàng ngày chúng ta có thể nhận được bản tin công ty của rất nhiều doanh nghiệp. Vậy bản tin như thế nào sẽ thu hút được công chúng chú ý và quan tâm? Trước hết để thu hút được sự quan tâm của người đọc, bản tin không nên quá dài. Chúng ta nên nhớ rằng bản tin chỉ nhằm mục đích cập nhật thông tin về doanh nghiệp chứ không phải là một cuốn truyện hoặc một quyển sách giáo khoa. Bản tin phải được trình bàu một cách hấp dẫn (màu sắc, phông chữ, bố cục) để bắt mắt người đọc về hình thức. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là nội dung cua bản tin. Liệu nội dung bản tin có liên quan và mang lại lợi ích gì cho người đọc hay không ? các đối tượng khác ngoài khách hàng sẽ không hề quan tâm đến bản tin của doanh nghiệp nếu nội dung của bản tin chỉ tập trung vào giới thiệu các đặc tính của sản phẩm mới. Để tránh điều này, chúng ta phải nắm rõ ai sẽ là đối tượng mà bản tin công ty nhắm đến.
Có nhiều người cho rằng khó khăn lớn nhất là làm thế nào để tìm ra nội dung cho bản tin. Nhiều khi bản tin của công ty không được phát hành đúng thời gian dự kiến bởi vì người ta chẳng tìm thấy điều gì đáng để đăng lên bản tin. Thật ra nếu chúng ta chịu khó quan sát và để ý thì sẽ dễ dàng tìm ra nhiều chuyện đáng nói chẳng hạn như:
- Sản phẩm: Doanh nghiệp vừa chế tạo và tung ra thị trường sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm cũ…
- Tình hình công ty: Doanh nghiệp mới sáp nhập hoặc mua lại công ty khác, mở rộng các chi nhánh và văn phòng đại diện…
- Các sự kiện: Doanh nghiệp tổ chức các sự kiện như tham gia hội chợ triển lãm, tổ chức hội nghị khách hàng, họp báo…
- Hoạt động R & D: Doanh nghiệp áp dụng công nghệ mới, cải tiến kỹ thuật sản xuất, các phát minh sáng chế…
- Khách hàng: Doanh nghiệp thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, kinh nghiệm của khách hàng trong việc sử dụng các sản phẩm của doanh nghiệp…
- Nhân sự: Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu nhân sự, thăng chức, tuyển dụng, khen thưởng…
- Kiểm soát và quản lý chất lượng: Các phương pháp kiếm soát và quản lý chất lượng mà doanh nghiệp đang áp dụng, các sáng kiến cải tiến chất lượng, các chứng nhận chất lượng…
- Các hoạt động xã hội: Doanh nghiệp đã tham giá các hoạt động như gây quỹ, các chương trình học bổng, chương trình bảo vệ môi trường, bảo tồn thiên nhiên và di sản văn hóa…
- ….
Như vậy, có rất nhiều điều để chúng ta có thể nói trong bản tin công ty. Điều quan trọng là chúng ta có để tâm quan sát và nhanh nhạy nắm bắt chúng hay không.
- 33 -
Brochure và tờ rơi cũng đều là tài liệu nói về vấn đề nào đó như doanh nghiệp (thành lập, tôn chỉ hoạt động, hoạt động kinh doanh, nguồn lực, thành công…), sản phẩm (giới thiệu sản phẩm mới, tính năng, hướng dẫn cách sử dụng sản phẩm..) hay các hoạt động xã hội (các chương trình xã hội doanh nghiệp đang thực hiện. Brochure thường được đóng thành cuốn, chứa được nhiều thông tin còn tờ rơi thường là những tờ riêng lẻ cung cấp thông tin về một hoặc hai vấn đề
Brochure hoặc tờ rơi có thể gửi kèm với thông cáo báo chí hoặc phân phát cho các đối tượng tham gia họp báo hoặc sự kiện như những tài liệu tham khảo để giúp họ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp
Muốn tác động có hiệu quả hơn đến người đọc thì những tài liệu này phải có một thông điệp rõ ràng. Quan trọng hơn chúng phải được thiết kế một cách sáng tạo. Lời viết (tiêu đề ) phải thể hiện khác biệt với những tài liệu của các công ty khác.
3. Phim tự giới thiệu
Lời nói khó mà diễn tả trung thực và sinh động như hình ảnh. Hơn nữa không phải lyucs nào chúng ta cũng có cơ hội cho đối tượng công chúng nhìn thấy tận mắt sản phẩm hoặc đến thăm nhà máy, cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. lúc đó một phim tự giới thiệu là một công cụ quan hệ công chúng hữu hiệu được sử dụng trong những sự kiện như hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, buổi đào tạo, huấn luyện….nhằm tăng tính thuyết phục tới đối tượng công chúng của doanh nghiệp.
Để phim tự giới thiệu hấp dẫn người xem, điều đầu tiên là nó phải ngắn, trung bình từ 5 đến 7 phút. Phim càng dài thì sẽ càng chán. So với các tài liệu quan hệ công chúng khác, thế mạnh của phim là hình ảnh chứ không phải là lời bình nên chúng ta cần phải chú ý khai thác hiệu quả truyền tải thông điệp qua hình ảnh. Ngoài ra, nội dung phim cần tập trung vào những vấn đề cụ thể . Tham lam đưa nhiều thông tin sẽ làm phim thiếu tập trung.
Làm một bộ phim có nhiều công đoạn, bắt đầu từ viết kịch bản, quay phim và đến hậu kỳ (dựng phim, lồng tiếng, lồng nhạc…). Do vậy, chúng ta nên tìm hỗ trợ từ các công ty dịch vụ chuyên nghiệp để phim tự giới thiệu hấp dẫn người xem.