Một điều chắc chắn là doanh nghiệp là người hiểu và nắm chắc các hoạt động của mình hơn ai hết. Doanh nghiệp cũng nắm rõ ai là đối tượng công chúng muốn nhắm tới, doanh nghiệp muốn gì ở công chúng, và muốn chuyển tải thông điệp gì đến họ. Chính vì vậy sẽ dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp tự vạch ra chương trình PR cho mình. Còn nếu thuê công ty dịch vụ thì chúng ta sẽ mất thời gian giải thích cho họ và ai sẽ đảm bảo chắc chắn rằng họ hiểu đúng những gì doanh nghiệp muốn nói. Hơn nữa nếu doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên sáng tạo, có thể nghĩ ra những hoạt động PR “độc nhất vô nhị” thì doanh nghiệp sẽ thu hút được sự quan tâm của công chúng. Các công ty dịch vụ PR chuyên nghiệp thường khuyên doanh nghiệp nên phỏng theo các hoạt động PR mà họ đã thực hiện thành công cho các khách hàng trước đây và điều này thật là sai lầm.
Vậy doanh nghiệp nên thuê công ty dịch vụ PR chuyên nghiệp khi:
- Mọi người trong doanh nghiệp quá bận rộn với công việc cho nên họ không có thời gian để thực hiện các hoạt động PR
- Doanh nghiệp đã tìm kiếm trong nội bộ nhưng không ai có khả năng làm PR
- Từ trước đến nay, doanh nghiệp chưa có mối quan hệ nào với các cơ quan truyền thông: Báo chí, truyền hình, phát thanh...
- Một số hoạt động đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao như tổ chức các sự kiện trong khi doanh nghiệp không có khả năng và chưa có kinh nghiệm tổ chức các hoạt động đó Khi lựa chọn công ty dịch vụ PR chuyên nghiệp, chúng ta cần xem xét đến các vấn đề sau:
- Kinh nghiệm của họ nhất là đối với các đối tượng khách hàng như doanh nghiệp chúng ta. Có thể công ty dịch vụ đã thực hiện rất thành công cho rất nhiều tập đoàn hay công ty lớn của nước ngoài nhưng chưa thể chắc rằng sẽ thành công với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì vậy, doanh nghiệp chúng ta không nên trở thành “vật thử nghiệm đầu tiên của họ”. Hãy chọn những công ty có thể chưa nổi tiếng lắm nhưng quan trọng là họ có kinh nghiệm làm PR thành công cho các doanh nghiệp như doanh nghiệp chúng ta.
- Có năng lực vừa đủ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp nếu không doanh nghiệp sẽ phải trả tiền cho những điề mà doanh nghiệp không cần
- Không nên tin vào những gì họ nói mà tin vào những chứng cứ về những công việc mà họ đã làm
- Nên hỏi ý kiến khách hàng cũ của công ty PR
- Nên xem xét kỹ lưỡng đề xuất của họ: Trước tiên nên xem đề xuất của công ty dịch vụ có đúng với mục đích mà doanh nghiệp muốn đạt được hay không, đề xuất đó có sáng tạo hay không hay lặp lại kịch bản của khách hàng trước...Việc xem xét kỹ lưỡng đề xuất giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí do loại bỏ những việc không cần thiết.
II NHU CẦU HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÁC CÔNG TY PR CHUYÊN NGHIỆP NGHIỆP
- 62 -
Trong thời buổi hội nhập, mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu quảng bá thương hiệu. Nhu cầu này trở thành một xu hướng kinh doanh quan trọng và ngày càng phổ biến. Có thể nói, xu hướng kinh doanh ngày nay chính là kinh doanh thương hiệu. Một thương hiệu tốt là một minh chứng hùng hồn năng lực của doanh nghiệp. Và trong các chiến lược xây dựng thương hiệu, không thể thiếu được vai trò vô cùng quan trọng của PR.
Để xây dựng và quảng bá thương hiệu cần có sự kết hợp của rất nhiều công cụ khác nhau. Trước đây, rất nhiều người cho rằng quảng cáo được xem là công cụ có tầm quan trọng hơn cả. Tuy nhiên, trong những năm gần đây PR đang dần “lên ngôi” và khẳng định vai trò mạnh mẽ của mình bởi vì:
- So với quảng cáo thì ngân sách cấp cho hoạt động PR thấp hơn nhiều nhưng hiệu quả mang lại không thua kém
- “Quảng cáo là mình tự nói về mình”, trong khi “PR là người khác nói về mình”.
Do đó, sử dụng PR trong việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp thường có sức thuyết phục hơn vì có độ tin cậy cao hơn
- Quảng cáo thuyết phục khách hàng bằng lợi ích của sản phẩm. Còn PR chinh phục
khách hàng bằng những giá trị cao cả hơn.
Hiểu rõ vai trò tích cực của PR, các doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến hoạt động này nhiều hơn. Ngoài việc thành lập bộ phận PR trong doanh nghiệp, trong những thời điểm cần thiết, các doanh nghiệp còn nhờ đến dịch vụ PR chuyên nghiệp bên ngoài. Không ít doanh nghiệp ký hợp đồng dài hạn với các công ty PR, và xem những dịch vụ được các công ty này cung cấp có tầm quan trọng không nhỏ trong chiến lược phát triển của mình. Nhu cầu trên chính là tiền đề cho hàng loạt công ty PR chuyên nghiệp ra đời và phát triển.
Nhận ra ưu thế của PR, nhiều công ty quảng cáo đã bổ sung thêm PR vào chức năng hoạt động của công ty và xem nó như một dịch vụ cung cấp cho khách hàng bên cạnh dịch vụ quảng cáo. Những yêu cầu về sự nhạy bén, năng động, khả năng sáng tạo trong hoạt động PR cũng là những yếu tố phù hợp với giới trẻ. Theo đánh giá của các nhà tuyển dụng, PR đang là một nghề nghiệp thu hút nhiều sự quan tâm trên thị trường lao động.