II. Hoạch định dự án
11. Kết thúc dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng của công việc quản lý dự án. Bất cứ dự án nào cũng đều có điểm kết thúc - đây là thời điểm các mục tiêu đã thực hiện được và kết quả chuyển giao cho các bên liên quan. Một số thành viên bắt đầu chuyển sang công việc khác. Điều quan trọng là phải giữ cho các thành viên còn lại tập trung vào mục đích cuối cùng của dự án cho tới khi dự án kết thúc. Tại thời điểm kết thúc, dự án phải giải tán và các thành viên trở về với công việc thường ngày.
Định nghĩa thành công của dự án:
Điều này rất quan trọng giúp chúng ta xác định được được kết quả công việc đã làm, tuy có thể có nhiều cách tiếp cận, cũng như định nghĩa nhưng tựu trung sự thành công của dự án đều được đánh giá theo 4 cấp độ:
Cấp độ một: Đáp ứng các đích của dự án: ở cấp này câu hỏi được đặt ra là dự án có đáp ứng được các mục tiêu ban đầu về thời gian, chất lượng hay không.
Cấp độ hai: Là hiệu quả của dự án, nếu dự án đáp ứng được các mục đích của nó nhưng các nhóm khách hàng, những người khác bị tác động ngược lại thì dự án không được coi là thành công.
Hiệu quả của dự án có thể được tính toán trên các tiêu chí sau: + Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả thế nào?
+ Mức độ tác động đối với khách hàng?
Cấp độ ba: Lợi ích của khách hàng khi sử dụng dự án
Ở cấp này đánh giá thành công hay không trả lời các câu hỏi sau: + Vấn đề ban đầu có được giải quyết không?
+ Sự gia tăng như doanh thu, thu nhập?
+ Khách hàng có sử dụng sản phẩm của dự án không?
Cấp độ bốn: Đánh giá ở mức độ cải tiến tổ chức (tức là các tổ chức có học hỏi được gì từ dự án để hoàn thiện tổ chức của mình không?)
Những yếu tố quyết định thành công của dự án
Một dự án có thể thành công được hay không thường phụ thuộc vào một số yếu tố then chốt, đó là: năng lực của cá nhân và tổ chức thực hiện dự án; môi trường tác động (bao gồm sự ủng hộ của các nhà quản lý và các thành viên quan trọng khác có liên quan đến dự án); sự mong muốn (hiểu biết, thái độ, lợi ích), thể hiện cụ thể theo các nội dung sau:
1. Sứ mệnh của dự án có được xác định rõ ràng hay không, có nhận được sự cam kết thực hiện dự án hay không?
2. Thiết kế dự án có đầy đủ và phù hợp với thực tế triển khai dự án? 3. Nhà quản lý và các thành viên dự án
4. Lịch trình thực hiện dự án
5. Sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao nhất
6. Phân phối nguồn lực đúng, đủ, kịp thời theo yêu cầu
7. Các kênh cung cấp thông tin trong quá trình triển khai dự án 8. Cơ chế và các nguyên tắc kiểm soát dự án
9. Khả năng xử lý các sự cố xảy ra
10. Phản ứng trước yêu cầu của khách hàng
Các nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án
1. Không có sự liên kết giữa các bên có liên quan đến dự án;
2. Không xác định được nhu cầu thực sự của dự án tức không xác định được đúng vấn đề cần giải quyết;
3. Không chỉ ra được sự khác biệt giữa mục tiêu cụ thể và phương thức tiến đến mục tiêu đó;
4. Phân tích không đầy đủ tư tưởng của dự án trước khi sang giai đoạn nghiên cứu khả thi;
5. Dự án không có được sự hỗ trợ hợp lý của các cơ quan liên quan;
6. Sử dụng các kỹ thuật cũng như phương pháp không phù hợp với thực tế; 7. Không xem xét đầy đủ năng lực của đơn vị quản trị dự án;
8. Không lường trước được các rủi ro trong quá trình thực hiện dự án; 9. Không thảo luận cụ thể và chi tiết về ngân sách của dự án;
10. Thiếu thông tin nên không phản ứng kịp thời khi rủi ro xảy ra;
11. Có quá nhiều người quản lý ở các khâu khác nhau khi chỉ đạo cùng một tiến trình hay
công việc của dự án.
Điều hành dự án hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu của dự án về chi phí, thời gian, chất lượng và hiệu quả của dự án đã đặt ra.
Báo cáo kịp thời chính xác tình trạng của dự án và các tác động tốt xấu đến dự án cho lãnh đạo biết.
Kỹ năng cần có của nhà quản trị dự án
Kỹ năng về quản lý dự án hay gọi là kỹ năng cứng gồm các yêu cầu về thành thạo các công cụ quản lý dự án các kỹ thuật, công nghệ và có khả năng áp dụng chúng trong quá trình làm việc (ví dụ mô tả vấn đề sẽ được giải quyết, tác động của vấn đề, kết quả mong muốn…).
Kỹ năng về hành vi giữa cá nhân với cá nhân còn gọi là kỹ năng mềm (vì quản lý dự án là hoàn thành công việc thông qua người khác), do đó kỹ năng này có một ý nghĩa rất quan trọng cách cư xử trong sinh hoạt ảnh hưởng rất lớn đến công việc, các kỹ năng này có thể gồm:
- Khả năng giao tiếp nói và viết - Khả năng giải quyết mâu thuẫn - Khả năng đàm phán thương lượng - Khả năng biết lắng nghe
- Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác - Kỹ năng uỷ quyền cho người khác
Nhà quản trị dự án giỏi có nghĩa là có
1. Kinh nghiệm tổ chức và lãnh đạo
2. Quan hệ giao tiếp linh hoạt
3. Năng lực điều hành một tập thể đa dạng phức tạp
4. Kỹ năng trao đổi thông tin
5. Năng lực phân công và theo dõi kiểm tra công việc
Nhà quản trị có phương pháp phải luôn đặt câu hỏi
1. Mục đích của dự án này là gì?
2. Kết quả cuối cùng sẽ ra sao?
3. Sẽ gặp phải những vấn đề gì?
4. Nhiệm vụ và trách nhiệm của tôi là gì?
5. Chức trách và quyền hạn của tôi là gì?
6. Giới hạn ngân sách là bao nhiêu?
7. Hạn chót của công việc là lúc nào?
Các nguyên tắc khi xây dựng bộ máy quản lý dự án
- Nguyên tắc một thủ trưởng
Nguyên tắc này xác định mỗi cá nhân phải biết rõ người phụ trách mà mình phải báo cáo và nhận mệnh lệnh là ai? Điều này có nghĩa là mỗi cá nhân chỉ nhận mệnh lệnh và thi hành mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp để trách tình trạng chồng chéo.
1. Nguyên tắc thống nhất về chức năng: các bộ phân của dự án phải có chức năng rõ ràng,
không trùng lặp hoặc bỏ sót công việc;
Có tầm nhìn nghĩa là biết được mình là ai, mong muốn điều gì và những định hướng trên từng bước đường. Tầm nhìn không đơn giản chỉ là treo tấm bảng đồng lên tường. Mục tiêu là phải được thực hiện chứ không chỉ nêu ra.
Mục đích là điều mà bạn hướng tới – định hướng cho bản thân. Mục đích không phải chỉ là thành tích mà là những điều còn lớn hơn thế. Biết rõ mục đích để phấn đấu là bước đầu tiên để đạt được mục đích đó. Mục đích cuối cùng trong công việc là kết quả cao nhất.
Nếu không hướng đến sự hoàn hảo, sẽ không bao giờ đạt được thành tích xuất sắc.
Sự sáng suốt của một người không thể bằng cả một tập thể.
Nếu Chúa muốn chúng ta nói nhiều hơn nghe, Người đã cho chúng ta hai cái miệng chứ không phải là hai cái tai.
Công việc chỉ có hiệu quả khi bạn thực sự làm việc hết mình nhưng thay vì làm việc nhiều hơn, hãy làm việc một cách có hiệu quả hơn.
Những người có kết quả công việc tốt sẽ luôn cảm thấy hài lòng với bản thân.
Những gì là mới hôm nay nhưng sẽ lạc hậu trong ngày mai.
Không ai có thể khiến bạn cảm thấy mình yếu kém nếu bạn không nghĩ như vậy.
Trong cuộc sống, những vấn đề bạn lảng tránh không giải quyết sẽ tiếp tục kéo dài.
Những người thành công dường như hay về sau cùng, nhưng thực ra họ đang phấn đấu cho một mục tiêu khác.
Trong quản lý nhân sự, thắt chặt kỷ luật ngay từ đầu rồi dần dần nới lỏng sẽ dễ hơn là làm ngược lại.
Biết cách ngợi khen và khuyến khích nhân viên là chìa khóa thành công của người lãnh đạo. Hãy khen ngợi tiến bộ mà người khác đạt được vì đó là cái mốc có thể di chuyển đến các đích xa hơn.
Nếu bạn muốn biết tại sao nhân viên của mình làm chưa tốt, hãy tự xem lại cách lãnh đạo của mình. Nếu muốn nhân viên của mình có trách nhiệm, hãy là người hướng dẫn tận tình cho họ.
Với một nhà quản lý, để nhân viên tôn trọng mình có ý nghĩa hơn là việc có nhiều nhân viên biết đến mình.
Lãnh đạo không phải là tác động tới nhân viên mà là cùng làm với nhân viên.
Người lãnh đạo giỏi là người biết cách hướng dẫn nhân viên luôn lắng nghe và điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng.
Nhân viên giỏi sẽ làm việc hiệu quả khi họ được tự do thể hiện năng lực bản thân.
Không nhất thiết phải làm mọi thứ hoàn hảo ngay từ đầu.
Hãy tìm cách để khách hàng yêu thích sản phẩm của mình, chỉ hài lòng thôi là chưa đủ.
Những người khiêm tốn không phải là những người đánh giá thấp bản thân mà họ ít nghĩ về bản thân mình.
Đừng bao giờ, đừng bao giờ đầu hàng.
Hô quyết tâm mà không làm thì chỉ là nói suông.
Có những lúc số liệu đúng nhưng quyết định lại sai.
Giải pháp khi có quá nhiều công việc là ở một mình và yên tĩnh.
Cần phải có cả thái độ hứng thú với những việc không có hiệu quả.
Đừng bao giờ phạt một người đang cố học hỏi.
Mọi người đều có những điểm tốt, đôi khi chỉ là hành vi của họ gây ra rắc rối.
Nhất quán không có nghĩa là lúc nào cũng làm giống nhau.
Cần nhớ rằng hôm nay bạn có thể rất thành đạt nhưng lại thất bại vào ngay ngày hôm sau.
Đảm bảo duy nhất mà bạn có thể có cho công việc hiện tại là cam kết không ngừng phát triển bản thân.
Không có chiếc gối nào êm hơn lương tâm thanh thản.
Bạn có thể làm được rất nhiều điều khi không quan tâm đến lợi ích, tiền bạc.
Những người suy nghĩ tích cực luôn có những kết quả tốt đẹp vì họ không sợ thất bại.
Người làm việc hiệu quả tập trung vào việc lớn, kẻ tầm thường chỉ biết làm những việc tủn mủn, rập khuôn.
Hãy dành thời gian để xác định những giá trị cốt lõi. Các giá trị cốt lõi phải được mọi người biết tới.
Làm lãnh đạo, một trong những điều quan trọng nhất là hiểu rõ bản thân mình.
Cuộc sống của bạn do chính bạn quyết định. Hãy làm tất cả những gì mình có thể. Nguồn: Lãnh đạo thông minh, Ken Blanchard
“Tài liệu này có giá trị cho hiệu trưởng các trường, trước mắt cũng như lâu dài. Đây thực sự là cẩm
nang tốt cho các hiệu trưởng vận dụng trong hoạt động quản lý, điều hành chỉ đạo công tác giáo dục tại địa phương. Tập tài liệu này còn là bộ “bách khoa”định hướng, dẫn lối trên các lĩnh vực quản lý
giáo dục mà chúng ta đang quan tâm”.
(Nguyễn Văn Tuyên – Hiệu trưởng trường TH Cao Xá 1, Tân Yên, Bắc Giang)
“Thiết thực, khoa học, bổ ích, toàn diện cả trên phương tiện lý luận và thực hành. Bộ tài liệu đạt chất
lượng cao cả về nội dung và hình thức, tổng hợp được những kiến thức kinh nghiệm và thực tiễn quản lý. Bộ tài liệu rất cần thiết cho công tác quản lý và lãnh đạo nhà trường. Tôi thực sự cảm ơn Dự
án SREM!”
(Vương Lệ Thuỷ - PHT THPT Hồng Bàng, Hải Phòng)
“Đây là bộ sách quý, được xem là cẩm nang dành cho hiệu trưởng để nâng cao hiệu quả quản lý
trường học. Nội dung phong phú, đa dạng, có nhiều điểm mới, vừa khái quát, vừa cụ thể thiết thực,
phù hợp cho công tác quản lý của hiệu trưởng nói riêng và ngành giáo dục nói chung.”
(Phan Văn Pháp, Hiệu trưởng Trường THPT Tánh Linh, Huyện Tánh Linh, Bình Thuận)
“Bộ tài liệu này rất hay, có nhiều thông tin, kiến thức quan trọng, có tính khả thi và khoa học cao. Tài liệu được trình bày rõ ràng, khoa học, hệ thống, dễ tiếp cận, dễ khai thác và rất có giá trị về mặt sử dụng trong công tác quản lý trường học cho các hiệu trưởng”.
(Phạm Văn Trưởng- Hiệu trưởng trường THCS Nguyễn Huân, Đầm Dơi, Cà Mau)
“Nội dung chương trình tài liệu bổ ích, cần thiết, tiện ích và rất sát với thực tế giúp cán bộ quản lý
giáo dục nói chung và hiệu trưởng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đặc biệt là các hiệu trưởng
mới được bổ nhiệm”.
(Nguyễn Thị Ngà – Hiệu trưởng trường THCS Trần Phú, Hà Nam)
‘Tài liệu giúp minh bạch hóa công tác quản lý, nâng cao hiệu quả quản lý các hoạt động trong nhà
trường, giúp các hiệu trưởng mới được đề bạt phát triển năng lực quản lý của mình. Sách giúp cho
hiệu trưởng tiếp nhận và ứng dụng công nghệ thông tin một cách tỉ mỉ, rõ ràng, tiện ích”.
(Võ Thị Huệ, Hiệu trưởng Trường MN Thị trấn KP 3, Tân Châu, Tây Ninh)
“Tài liệu đã hệ thống các tài liệu, văn bản về quản lý giáo dục đầy đủ, khoa học, dễ hiểu. Là cẩm
nang giúp các nhà quản lý vận dụng tốt trong quá trình quản lý tại cơ sở trường học”.
(Phan Thị Hương – Hiệu trưởng trường Tiểu học Thị trấn Chí Thanh số 1, Tuy An, Phú Yên)
“Tập tài liệu đã đề cập đến rất nhiều các lĩnh vực lý thuyết, thực hành và những công việc rất thực tế cho người quản lý các trường học. Tập tài liệu thực sự là cẩm nang của những cán bộ quản lý giáo dục, đáp ứng lòng mong mỏi của các địa phương. Xin trân trọng cảm ơn các tác giả đã dồn nhiều công sức, trí tuệ để biên tập bộ tài liệu rất công phu và giá trị này”.
(Nguyễn Hoàng, PHT TP Pleiku, Gia Lai)