II. Năng lực Hiệu trưởng cần có đểthực thi nhiệm vụ
1. Thay đổi và quản lý sự thay đổ
Con người luôn sống với sự thay đổi, kể từ lúc lọt lòng mẹ đến lúc về già, trải qua biết bao thay đổi, trong cả cuộc sống và sự nghiệp. Đối với một con người, thay đổi là cơ hội tiến bộ trong sự nghiệp và cũng là cơ hội để đổi mới cuộc sống của bản thân. Đối với một tổ chức nói chung và trường học nói riêng, thay đổi là biện pháp để thúc đẩy sự đi lên, nhằm bắt nhịp với cuộc sống và thời đại. Đối với một doanh nghiệp, thay đổi là cạnh tranh để phát triển. Mặc dầu vậy, sự thay đổi được đón tiếp theo những cách khác nhau, có người phản kháng, có người chấp nhận và có người chủ động đón đầu. Thay đổi ảnh hưởng tới mọi khía cạnh của cuộc sống và bởi vậy việc chủ động dự đoán nhằm tiếp cận sự thay đổi nhanh chóng là cách duy nhất để đảm bảo cho tương lai của một tổ chức. Lời khuyên cho các nhà quản lý là hãy tiếp cận sự thay đổi bằng tư tưởng cởi mở và học cách phát huy những yếu tố tích cực.
Một số gợi ý dưới đây để bạn cùng suy nghĩ.
1. Trước khi thực hiện việc thay đổi, hãy tự hỏi bản thân liệu sự thay đổi đó sẽ có tác động như thế nào đến tất cả những người có liên quan và liệu nó có làm tăng hiệu quả các hoạt động trong đơn vị mình không? Trả lời câu hỏi này, bạn hãy phân tích (một cách khách quan nhất) những điểm mạnh, điểm yếu và những cơ hội của đơn vị, nhớ là khi phân tích hãy nhìn vào cả thực trạng hiện tại, bối cảnh ngắn hạn và viễn cảnh trong tương lai.
2. Điểm quan trọng là bạn phải hình dung được một cách rõ ràng về mục đích của bất kỳ sự thay đổi nào mà bạn dự kiến thực hiện. Tiếp theo hãy viết ra giấy những chương trình/hoạt động mà bạn muốn thay đổi, phạm vi, lộ trình thực hiện và đích cần đạt tới. Hãy ưu tiên các thay đổi ở những lĩnh vực chính, sau đó mở trên diện rộng với khung thời gian ngắn gọn và rõ ràng.
3. Hãy khuyến khích đồng nghiệp và cấp dưới cùng suy nghĩ để đề xuất các ý tưởng thay đổi. Khi có nhiều loại đề xuất bạn hãy cố gắng xem xét chúng trong sự kết hợp với các thay đổi khác. Luôn nhắc nhở mình cân nhắc kỹ các ý kiến của cộng sự và cán bộ dưới quyền, hãy suy ngẫm về những ý kiến trái chiều, đặc biệt những ý kiến trái ngược với dự tính của bạn. Nhưng cũng cần tìm kiếm người đón nhận sự thay đổi một cách cởi mở và tác động để họ trở thành đồng minh của mình.
4. Bạn phải luôn khuyến khích việc thay đổi và nuôi dưỡng khát vọng thay đổi. Hãy để mọi người biết về kỳ vọng của bạn rằng bạn luôn mong mọi người đạt được những kết quả tốt nhất. Hãy nhấn mạnh rằng những ý tưởng mới có thể tạo nên bộ mặt mới của đơn vị. Hãy khuyến khích mọi người tập trung vào tương lai thay vì chỉ nghĩ về quá khứ và hiện tại. Hãy khuyến khích mọi người suy nghĩ, trao đổi và đóng góp những ý tưởng đổi mới, sáng tạo. Hãy mời mọi người tham gia vào những nhiệm vụ cụ thể với mục tiêu rõ ràng bất cứ khi nào có thể. Hãy đặt câu hỏi để kiểm tra xem mỗi người có nhận thức được chiến lược của đơn vị hay không. Hãy tận dụng tư duy chiến lược của tất cả cán bộ. Nên thu hút những lực lượng cán bộ mới vào việc lập kế hoạch thay đổi. Bạn phải luôn thể hiện sự mong muốn xây dựng một môi trường làm việc dựa trên uy tín và sự tin cậy lẫn nhau.
5. Phải chớp lấy cơ hội sau khi đã cân nhắc hết các rủi ro có thể phát sinh. Vì bạn là lãnh đạo nên phải “làm đúng ngay từ đầu”và hướng dẫn mọi người cùng hành động đúng. Cần biết
rằng mọi người có thể tự giám sát hiệu quả hoạt động của chính mình.
6. Bạn cũng phải tự hỏi mình, liệu đã phản ứng một cách tích cực với những thay đổi bên ngoài chưa? Nếu thấy mình đang phản kháng lại sự thay đổi thì hãy tự hỏi lý do mình không muốn thay đổi, đôi khi việc dễ dãi quyết định làm theo một chính sách giống như những người khác không phải là ý tốt, bởi vậy, hãy suy nghĩ kỹ trước khi quyết định. Trong mọi trường hợp, hãy phản ứng tích cực với sự không chắc chắn chứ không phải né tránh sự thay đổi. Ngoài ra, do tốc độ thay đổi của công nghệ ngày càng nhanh chóng nên bạn phải rất nỗ lực để đạt tới sự thông thạo và biết sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin mới, đừng tìm cách tránh né.
7. Hãy nhớ rằng chất lượng hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào chất lượng của quy trình thực hiện công việc cho nên phải tập trung vào một vài quy trình thật sự cần thiết. Hãy xây dựng chương trình thay đổi một cách thích hợp và thuận lợi cho việc điều chỉnh. Ngoài ra, cần có dự kiến cơ cấu nhân sự kỹ lưỡng khi hoạch định thay đổi. Hãy đề bạt hoặc bố trí những người đề xuất sự thay đổi vào những vị trí then chốt trước khi triển khai chương trình thay đổi.
8. Huấn luyện cán bộ được coi là một chiến lược lôi kéo mọi người tham gia vào việc xây dựng ít nhất một hoạt động thay đổi. Phong cách quản lý mới đòi hỏi sự minh bạch và công khai thông tin, vì vậy, đừng giữ thông tin bí mật trừ phi đó là điều cần thiết. Hãy xin lỗi và giải thích nếu cán bộ cảm thấy không được thông báo đầy đủ. Bạn phải là một huấn luyện viên giỏi, biết sử dụng các chiến thuật khai thác sự năng động sáng tạo của những người khác để thực hiện chương trình thay đổi của mình. Hãy mạnh dạn giao quyền chủ động cho các bộ phận để họ tự đưa ra các chỉ tiêu của mình. Còn bạn thì nên hỗ trợ họ trong chiến lược thực hiện.
9. Bạn phải là một nhà tuyên truyền giỏi khi thực hiện thay đổi. Để chương trình thay đổi được đa số chấp nhận, bạn cần chắc chắn rằng, mọi người nhìn cùng hướng với bạn và cùng phấn đấu để đạt được những viễn cảnh sẽ đạt được khi thực hiện các chương trình thay đổi. Nếu nó có tương lai dài, hãy chia nhỏ thành nhiều giai đoạn và làm rõ về kết quả của từng giai đoạn. Bạn phải trình bày về kế hoạch thực hiện một cách hết sức thuyết phục. Trong kế hoạch thay đổi phải bao gồm kế hoạch khuyến khích cán bộ để ghi nhận những đóng góp cá nhân và tập thể thực hiện thay đổi thành công. Hãy luôn nhắc nhở mọi người rằng sự thay đổi là vì tập thể chứ không phải là vì một vài cá nhân và đừng quên thực hiện những lời cam kết của bạn sau khi tiến hành thay đổi. Những cam kết với chương trình thay đổi của bạn sẽ làm tấm gương cho người khác.
10. Trong quá trình thực hiện, nếu có tình huống thay đổi, hãy điều chỉnh lại kế hoạch.
Việc này là hết sức bình thường, chỉ cần bạn phải theo dõi thường xuyên, đừng để khi sự việc đi quá xa, khó khắc phục. Nếu thấy có hiện tượng uể oải hoặc những hành vi phản kháng, cần có những biện pháp hiệu chỉnh ngay. Cũng cần xem có sự phản đối ngầm không. Phải điều tra sự im lặng một cách cẩn thận vì đó không phải là dấu hiệu tốt lành. Hãy tiếp nhận những ý kiến đóng góp, phàn nàn của các bên quan tâm đến chương trình thay đổi của bạn vì những ý kiến này sẽ giúp bạn thay đổi một cách hiệu quả hơn, hãy cảm ơn họ và nếu có thể thì tạo liên kết với họ để đương đầu với những người bảo thủ và hay soi mói, chỉ trích. Phải xem xét một cách nghiêm túc các phản kháng và xử lý chúng hiệu quả.
11. Đừng giấu kín những thất bại (nếu có) hoặc cố bào chữa nó nếu có ai đó nêu ra những
sai lầm của bạn. Bài học từ các thất bại đã có sẽ giúp bạn tránh lặp lại sai lầm. Điều quan trọng là phải trung thực về những ảnh hưởng bất lợi của chương trình thay đổi (nếu có), đó là một giải pháp tốt nhất, cũng là cách duy nhất để thực hiện. Cần nhớ rằng người ta lớn lên sau những lần vấp ngã. Quan trọng là sau đó, bạn biết cách đứng dậy và học được cách tránh những lần bước
lại.
12. Bạn phải là một nhà tâm lý học trong khi theo dõi quá trình thay đổi. Đừng nghĩ rằng
bạn biết người khác đang nghĩ điều gì mà nên khuyến khích họ bộc lộ. Có thể lập một thùng thư góp ý dành riêng cho các chương trình thay đổi. Hãy động viên, khuyến khích và đối xử đặc biệt nhẹ nhàng nếu thấy tinh thần làm việc và lòng tin của cán bộ bị giảm sút trong quá trình thực hiện thay đổi. Hãy thuyết phục cán bộ rằng sự thay đổi luôn là cơ hội. Hãy tận dụng tối đa những người giữ vai trò chủ chốt trong các chương trình thay đổi.
13. Nếu việc thực hiện thay đổi bị trì trệ, trước tiên phải xem xét mục tiêu của nó được
đưa ra là gì và cách đo lường. Hãy tìm ra một số phương pháp đo lường chủ yếu để đánh giá sự thành công. Chỉ có tìm hiểu kỹ lưỡng hoặc đưa ra các biện pháp đo lường mới thấy rõ ràng tiến độ và chương trình của sự thay đổi. Phải liên tục kiểm tra sự phù hợp và liên quan của hoạt động đến môi trường thay đổi. Đảm bảo rằng các mục tiêu được điều chỉnh, và trao đổi rõ ràng với tất cả mọi người. Hãy thống nhất những mục tiêu phát triển và viết chúng ra giấy. Tiếp theo hãy tiếp tục đưa ra các mục tiêu cao và thách thức hơn nữa và các chương trình thay đổi cũng phải đáp ứng theo.
14. Đảm bảo rằng bạn phải hỗ trợ toàn bộ quá trình thay đổi. Hãy dùng những buổi họp
kiểm điểm tiến độ được tiến hành thường xuyên để nêu bật những kết quả đạt được. Nhớ tổ chức ăn mừng những thành công quan trọng. Bạn phải dành thời gian tham dự nếu buổi liên hoan đã được thu xếp. Hãy làm cán bộ cảm nhận được rằng vai trò của họ có ý nghĩa rất quan trọng với bạn và với đơn vị mình.