II. Năng lực Hiệu trưởng cần có đểthực thi nhiệm vụ
4. Hành động hiệu quả
Hành động hiệu quả chính là việc đưa ra những quyết định hành động kịp thời. Một người hành động hiệu quả là người biết hoàn thành mọi việc đúng hạn và không bao giờ trì hoãn đến khi quá trễ, cho dù vấn đề có khó khăn, cấp bách, đòi hỏi phải suy nghĩ, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi quyết định. Những người hành động hiệu quả luôn biết tập trung thực hiện các việc quan trọng để đạt được mục tiêu đề ra. Họ biết cách xử lý vấn đề một cách kịp thời với những giải pháp thuyết phục nhất. Họ có khả năng kiểm soát cuộc sống cá nhân cũng như công việc của mình; họ cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn, áp lực công việc, nhưng chính khả năng và cách xử lý tình huống một cách có tổ chức và kịp thời sẽ giúp họ giải tỏa mọi căng thẳng. Hành động hiệu quả đồng nghĩa với việc đưa ra những quyết định hành động đúng và kịp thời. Nếu bạn biết rõ là cần phải làm thì đừng chần chừ, hãy hành động ngay vì hành động ngay sẽ tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, cần chắc chắn rằng bạn hành động vì thực sự cần phải hành động như vậy.
1. Một hành động hiệu quả trước hết phải kịp thời, nghĩa là nó phải được diễn ra đúng lúc cần phải diễn ra. Để làm được điều này, bạn phải học cách mô tả một công việc một cách hết sức chi tiết (dù công việc ấy hết sức đơn giản). Phải viết ra tất cả các mô tả công việc cho từng công việc nhỏ, tên công việc, thứ tự thực hiện, lộ trình và nguồn lực thực hiện, những người thực hiện, những người liên quan, kết quả cần đạt được của công việc, các chỉ tiêu cụ thể cần đạt và dự toán tài chính cho nó. Trong quá trình thực hiện bạn luôn đảm bảo rằng bảng mô tả công việc được cập nhật liên tục và vẫn đang phù hợp. Cũng cần xác định mức độ ưu tiên của từng loại nhiệm vụ tùy theo mức độ quan trọng rồi thống nhất với toàn thể cán bộ về một phương án thực hiện tốt nhất (chứ không phải là tìm sự nhất trí về một phương án nào đó).
2. Việc tính toán thời gian thực tế để hoàn thành một công việc là hết sức quan trọng. Nếu thời gian thực hiện là dài, bạn phải chia thành các mốc lớn, sau đó lại chia thành các mốc nhỏ. Trong từng giai đoạn nhỏ lại chia thành các mốc đánh giá kết quả. Ngoài ra còn phải tính đến thời gian dự phòng cho các hoạt động để xử lý các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Bạn phải nhận thức được nguyên nhân thực sự của vấn đề phát sinh. Đừng cho rằng mỗi vấn đề chỉ có một nguyên nhân duy nhất. Việc chậm đưa ra giải pháp hợp lý sẽ dẫn đến nguy cơ đối mặt với nhiều rủi ro.
3. Việc thu thập và xem xét kỹ các thông tin cần thiết trước khi đưa ra quyết định là hết sức quan trọng. Hãy liệt kê đầy đủ tất cả các tiêu chí làm cơ sở cho việc ra quyết định. Cần chắc chắn là bạn hiểu rõ mục đích của các quyết định mà mình đưa ra. Lên kế hoạch về thời điểm bạn sẽ đưa ra quyết định và thực hiện kế hoạch đó. Bảo đảm rằng quyết định của bạn sẽ tác động tích cực đến mục tiêu đề ra. Dành thời gian chuẩn bị cho việc thuyết phục người khác thực hiện quyết định của mình.
4. Cần xây dựng một môi trường thuận lợi cho việc ra quyết định kịp thời. Các quyết định đúng đắn chính là sản phẩm của việc tư duy một cách hiệu quả. Hãy thảo luận các vấn để phát sinh với các cộng sự và các bên liên quan để giúp lựa chọn quyết định. Nếu quyết định của bạn là một giải pháp không bền vững thì bạn không thể giải quyết triệt để vấn đề. Tuy nhiên, cũng cần nhớ rằng một giải pháp hoàn hảo có thể sẽ là quá muộn.
5. Sau khi xác định được các vấn đề trên, bạn có thể dồn hết sức lực để thực hiện chúng. Hãy tìm cách nhận diện các yếu tố rủi ro, các cơ hội và thách thức khi thực hiện. Cố gắng ngăn ngừa các vấn đề trước khi chúng phát sinh. Thay đổi kế hoạch ngay nếu bạn dự đoán được vấn đề sắp xảy ra. Hãy phản ứng linh hoạt trước những hoàn cảnh mới.
thiện nó. Thực hành các qui trình này cho đến khi thuần thục. Hãy thông báo qui trình mà bạn đang áp dụng cho các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp. Luôn đối chiếu danh sách công việc cần làm để kiểm tra xem công việc có thực hiện đúng hạn không. Khi hành động, hãy ưu tiên giải quyết những nhiệm vụ khó khăn trước. Phải chắc chắn rằng bạn không trì hoãn các nhiệm vụ khó khăn bởi nếu cứ trì hoãn các vấn đề khó khăn thì một vấn đề nhỏ có thể dẫn đến một cuộc khủng hoảng lớn. Còn nếu buộc phải trì hoãn thì cần phân tích thật kỹ các lý do khiến bạn phải trì hoãn thực hiện nhiệm vụ đó. Cũng có thể đề nghị các bên liên quan cùng tham gia phân tích các nguyên nhân. Việc vận dụng các kinh nghiệm sẵn có của bạn hoặc của đồng nghiệp là một kỹ năng cần trau dồi để cải thiện kỹ năng ra quyết định của bạn.
7. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi thành viên trong các nhóm đều làm việc vì mục tiêu chung. Cần đảm bảo các thành viên trong nhóm phân biệt được giữa những việc quan trọng và những việc cấp thiết. Yêu cầu các thành viên xem xét thường xuyên các công việc của mình. Trong quá trình thực hiện, vẫn phải khuyến khích các tư duy đổi mới, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật để đẩy nhanh hơn (hoặc để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc). Cũng cần kiểm tra xem liệu có thể phân công một số phần công việc của bạn cho người khác không và hãy chắc chắn rằng bạn không làm công việc của người khác. Bạn phải kết hợp những lý lẽ hợp lý với lòng nhiệt tình để thuyết phục người khác thực hiện. Đừng nghĩ rằng việc đồng ý hành động của những người khác là đương nhiên.
8. Về phía mình, bạn hãy lưu trữ tài liệu ngăn nắp, hợp lý để đảm bảo việc tra cứu thông tin một cách dễ dàng, dù là trên hồ sơ giấy hay dưới dạng điện tử. Nếu bạn chưa thạo lắm về máy tính, hãy in các tài liệu lưu trữ trên máy tính để tiện tra cứu. Hệ thống lưu trữ thông tin của bạn càng đơn giản càng tốt, nếu không bạn sẽ rất mất thời gian vào việc tra cứu, tìm kiếm các hồ sơ hay thông tin lưu trữ. Trong việc phổ biến thông tin hay xử lý công việc, hãy đảm bảo rằng bạn luôn chuyển đúng thông tin cho đúng người chịu trách nhiệm giải quyết. Bằng không, bạn lại mất thời gian để giải quyết lại. Hãy khuyến khích và hướng dẫn những người khác sử dụng hệ thống lưu trữ thông tin tương tự. Bạn luôn cần có một quyển sổ nhỏ, nhẹ thôi, để ghi chép lại mọi ý tưởng (của bạn và của người khác) mà các ý tưởng này có thể giúp bạn cải thiện phương pháp làm việc hiệu quả hơn. Bất cứ khi nào nảy ra ý tưởng, hãy ghi lại, dù lúc đó đã là đêm khuya vì sáng mai bạn có thể đã không thể nhớ lại các ý tưởng đó. Hãy xem lại nó khi bạn có thời gian rảnh rỗi, hãy dành thời gian suy nghĩ về những vấn đề đã được ghi chép lại hàng tuần.
9. Hãy chuẩn bị kỹ cho các cuộc họp, thu thập mọi dữ kiện liên quan trước khi triệu tập. Hãy lên chương trình với các nội dung được suy nghĩ kỹ trước với các tình huống có thể xảy ra. Điều này là đặc biệt quan trọng nếu cuộc họp có liên quan đến quyền lợi của những người họp. Nên nhớ rằng thông tin được trình bày ngắn gọn thường hiệu quả hơn là chi tiết, dài dòng. Những chuyện mang tính tự sự riêng tư không nên nói ở cuộc họp (dù chỉ để làm dịu không khí), càng không nên mang những chuyện của bạn ra làm gương trong các cuộc họp. Hãy nói những chuyện đó trong một không gian không phải là họp.
10. Hãy biết cách sử dụng hiệu quả thời gian của mình bằng cách học hỏi về cách sử dụng
công nghệ thông tin để phát huy tối đa hiệu quả công việc. Tuy nhiên, công nghệ mới luôn đi liền với các rủi ro do virus, sự cố phần cứng, phần mềm, vì vậy, bạn luôn nhắc nhở các thành viên trong nhóm ghi chép và lưu trữ hồ sơ các thông tin liên quan tránh mất mát thông tin dữ liệu do các rủi ro do máy tính.
11. Việc tham gia thực hiện công việc sẽ giúp bạn phát huy năng lực của mình. Việc thừa
nhận mình không có câu trả lời (trong một số trường hợp) hoàn toàn không phải là biểu hiện của sự yếu kém, đôi khi lại kích thích tư duy của những người khác. Hãy nâng cao uy tín của mình
học hỏi, bạn sẽ sớm chấm dứt khả năng làm việc hiệu quả của mình. Việc trao đổi ý kiến với người khác sẽ giúp bạn giải tỏa bớt căng thẳng. Cần sắp xếp thời gian tập thể dục đều đặn, nó sẽ giúp tăng cường năng lượng cơ thể. Đừng nên làm việc quá sức và quá căng thẳng vì sẽ kìm hãm khả năng đưa ra các quyết định hiệu quả. Hãy là một người năng động, quyết đoán, biết đề ra hành động kịp thời, thay vì là người thụ động, chỉ biết nhờ người khác mách nước cho mình.