II. Năng lực Hiệu trưởng cần có đểthực thi nhiệm vụ
3. Phân công công việc hiệu quả
Phân công công việc là một trong những kỹ năng thiết yếu của người quản lý. Việc phân công hiệu quả không những đảm bảo kết quả công việc mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho cả bạn và cán bộ dưới quyền. Phân công là hành động giao phó nhiệm vụ cho mọi người với sự tin tưởng rằng người được phân công sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Phân công công việc còn là một phương pháp hiệu quả để huấn luyện và đào tạo cán bộ. Việc phân công hợp lý sẽ mang lại hiệu suất làm việc của chính bạn, mang lại lợi ích cho các cộng sự của bạn và cho toàn đơn vị. Việc phân công hợp lý sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc và củng cố lòng tự tin của cán bộ, đồng thời giảm thiểu áp lực trong công việc. Khái niệm phân công bao gồm từ việc bổ nhiệm cán bộ vào một vị trí đến việc yêu cầu cán bộ thực hiện một hay nhiều công việc nhỏ lẻ. Phân công liên quan đến 2 vấn đề: quyền quyết định và khả năng kiểm soát. Người quản lý sẽ phải cân nhắc để lựa chọn cán bộ có năng lực phù hợp để giao việc, cân nhắc về việc giao phó quyền hạn đến mức độ nào để người được phân công có đủ quyền hạn chủ động tiến hành công việc. Đồng thời, người quản lý cũng phải giám sát tiến độ thực hiện công việc thông qua các báo cáo của người được phân công.
Việc phân công đúng năng lực, sở trường và có tính đến các yếu tố phụ trợ là hết sức quan trọng và không phải ai cũng có thể làm tốt ngay. Vì vậy, hãy dành thời gian, tâm sức để tổ chức và sắp xếp công tác này một cách có hệ thống.
1. Điều cần quán triệt trước tiên là đừng ôm đồm công việc chỉ vì lo rằng cấp dưới của
bạn sẽ không làm tốt như bạn. Đừng nên đánh giá thấp năng lực của các cán bộ dưới quyền. Hãy nhớ rằng nếu bạn hết lòng với cộng sự của bạn thì họ sẽ tận tụy với bạn. Tất nhiên, không phải công việc nào bạn cũng có thể giao phó cho người khác. Nhưng nếu bạn thường xuyên ca thán là “Tôi không có đủ thời gian”“làm không hết việc”thì bạn chưa phải là người biết tổ chức tốt công việc của mình đâu.
2. Để việc phân công có hiệu quả, bạn phải ưu tiên xem xét cán bộ có năng lực phù hợp
cho công việc. Chỉ đánh giá năng lực thôi, đừng vì các quan hệ thân thiết hay bạn bè làm ảnh hưởng tới việc phân công của bạn. Tiếp theo, hãy tính đến hoàn cảnh và tính cách của từng người khi cân nhắc trong phạm vi hẹp hơn. Đừng để tình trạng một người làm không hết việc trong khi đó những người khác lại quá ít việc. Đừng ngần ngại khi giao những việc quan trọng vào tay những người trung thực, thẳng thắn vì họ sẽ luôn trình bày thẳng thắn những điều mà họ không thống nhất với bạn. Đừng bị dao động bởi những người có khả năng nói giỏi nhưng làm việc với kết quả thấp. Hãy đặt họ vào đúng vị trí theo năng lực của mình. Trong những trường hợp cần thiết, bạn có thể thăm dò cán bộ của mình và cho họ sự chọn lựa để có được quyết định đúng đắn nhất. Tuy nhiên, nếu cảm thấy không tin tưởng một cán bộ nào đó thì đừng mạo hiểm giao cho họ những việc quan trọng.
3. Trong quá trình lên kế hoạch phân công, bạn phải đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đầy đủ
mọi sự trợ giúp và quyền hạn cần thiết cho cán bộ của bạn. Cần thông báo rõ (tốt nhất là bằng văn bản) cho những người được phân công về những lĩnh vực trách nhiệm của họ. Bản thân bạn
thiết mới nhất (đặc biệt là các thay đổi) phải được phổ biến kịp thời tới những cán bộ liên quan, tốt nhất là bằng văn bản. Bởi nếu bạn không làm tốt việc phổ biến thông tin, bạn sẽ phải mất thời gian (sau này) cho việc khắc phục các trục trặc, sự cố do cán bộ tạo ra vì không nắm được thông tin kịp thời. Đừng quên các phương án dự phòng cho các trường hợp điều động khẩn cấp.
4. Sau khi phân công xong, công việc của bạn là giám sát việc thực hiện. Việc giám sát là
phải chặt chẽ nhằm phát hiện sớm các trục trặc hoặc các vấn đề cần tháo gỡ. Hãy đặc biệt chú ý tới những cán bộ mới vào nghề hoặc mới chuyển đổi nhiệm vụ. Tuy nhiên, không nên đưa ra quá nhiều tầng nấc giám sát đối với cán bộ bởi họ cần có những quyền hạn nhất định để phát huy tính sáng tạo, tự chủ trong công việc. Đôi khi, ý định giúp đỡ của bạn có thể bị hiểu nhầm thành sự can thiệp. Dù sao, việc giao phó công việc dễ dàng hơn nhiều so với việc thực hiện công việc đó.
5. Bạn cần có thái độ tích cực khi kiểm tra công việc, hãy làm cho cán bộ cảm nhận được
những kỳ vọng của bạn về kết quả khả quan mà họ sẽ mang lại. Hãy thể hiện rõ sự tin tưởng của bạn vào họ. Nếu cán bộ đang tự mình giải quyết tốt công việc thì hãy động viên họ chứ không cần đưa ra thêm lời khuyên. Nhưng nếu họ gặp khó khăn hoặc mắc sai lầm thì hãy cùng họ phân tích để tìm ra nguyên nhân của việc trì trệ, cùng cán bộ tìm ra các giải pháp hoặc ý tưởng cải tiến để khắc phục. Phải giữ thái độ tích cực, dù chính bạn cũng cần dự tính những khả năng xấu có thể xảy ra để có thể xử lý ngay các vấn đề phát sinh. Với những cán bộ thường than phiền mình đang bị quá tải trong công việc, thì chỉ cần khuyên họ hãy sử dụng nhật ký công việc nhưng nếu họ phạm sai lầm nghiêm trọng thì cần nhanh chóng tìm ngay người thay thế.
6. Nếu việc phân công không đem lại hiệu quả, hãy tự hỏi mình xem đã làm sai điều gì?
Hãy xem lại quan điểm của chính bạn, phân tích chúng một cách khách quan và điều chỉnh lại các quyết định của mình. Hãy kiểm tra xem liệu bảng phân công công việc có phải là nguyên nhân dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng hay không. Tổng kết lại những sai lầm và những kinh nghiệm thu được để tham khảo trong tương lai, ghi nhận những nỗ lực đối với công việc và khen thưởng kịp thời, tuy nhiên, cần có thái độ cứng rắn nếu cán bộ có hành vi lừa dối, che dấu hoặc không chịu thừa nhận lỗi lầm. Đừng do dự phân công việc đó cho người khác.
7. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng một môi trường làm việc trong đó công nhận sự
thành công và không đổ lỗi cho nhau khi thất bại, một tổ chức nơi mà mọi người cùng nhau xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả. Trách nhiệm của bạn là gắn kết họ lại và đào tạo để họ có thể đảm nhiệm nhiều loại công việc khác nhau. Hãy xem những sai lầm là những bài học quí giá để tăng cường năng lực của cán bộ và cải thiện kỹ năng quản lý của bạn.
8. Để làm được điều này, chính bạn phải liên tục học hỏi và rèn luyện để có thể huấn
luyện cán bộ. Nếu nhận thấy có lỗ hổng trong kiến thức quản lý, hãy bổ xung ngay. Hãy củng cố các kỹ năng của bạn bằng cách tận dụng mọi cơ hội học hỏi từ người khác. Hãy luôn tìm cách đổi mới các quy trình làm việc đã có sẵn từ trước. Cứ khoảng 3 đến 6 tháng một lần, hãy kiểm tra và điều chỉnh lại lịch làm việc.
9. Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn phải cử người đại diện cho mình đi làm việc bên
ngoài hoặc điều hành đơn vị trong thời gian bạn đi vắng, hãy chọn người mà bạn thực sự tin tưởng và nắm được công việc. Hãy thông báo trong toàn đơn vị quyết định này. Dù vậy, bạn vẫn nên đề nghị một cán bộ có kinh nghiệm khác quan sát người đại diện của bạn trong thời gian xử lý công việc.