II. Hoạch định dự án
10. Giám sát cáchoạt động
trung triển khai kế hoạch, xử lý nhanh những vấn đề và sự thay đổi để giữ cho dự án phát triển đúng tiến độ.
- Theo dõi tiến độ dự án: ngay cả những kế hoạch được chuẩn bị chu đáo cũng có thể thất bại, do đó cần phải có một hệ thống theo dõi để cảnh báo sớm những điều có thể xảy ra, đảm bảo rằng bạn nắm vững phương pháp giám sát hiệu quả và phương thức xây dựng một quy trình cho phép phát hiện những vấn đề tiềm ẩn.
+ Giám sát hiệu quả: giám sát dự án bao gồm việc quản lý thật cẩn thận các kế hoạch của bạn để đảm bảo dự án được thực hiện trôi chảy. Giám sát có hiệu quả cho phép bạn thu thập thông tin, qua đó đánh giá và điều chỉnh tiến độ hướng tới các mục tiêu của dự án. Đồng thời giám sát cũng cho phép bạn đánh giá được tiến độ hiện thời của dự án so với kế hoạch ban đầu.
Các biện pháp giám sát: - Sử dụng các báo cáo - Xem xét yếu tố thời gian - Tổ chức các cuộc họp đánh giá - Đối phó với sự thay đổi
Điều cần nhớ:
- Luôn so sánh tiến độ và ngân sách hiện tại với kế hoạch ban đầu.
- Không được lơi lỏng kiểm soát ngay cả khi mọi việc được thực hiện đúng theo kế hoạch. - Hỏi ý kiến những người trong nhóm về cách đẩy nhanh tiến độ dự án.
- Khuyến khích các thành viên phát biểu về các khía cạch liên quan đến dự án. - Xem xét các phương án trước khi thay đổi một thành phần chính của kế hoạch. - Giải thích lợi ích của sự thay đổi cho những người chịu ảnh hưởng của nó. - Tìm cáchđạt được sự phê chuẩn đối với các thay đổi càng sớm càng tốt.