II. Năng lực Hiệu trưởng cần có đểthực thi nhiệm vụ
5. Các giai đoạn củadự án
Với dự án, bao giờ cũng có điểm khởi đầu và điểm kết thúc, có thể chia làm 5 giai đoạn:
- Giai đoạn khởi đầu: là giai đoạn xác định và mô tả nhu cầu, xem xét về tính khả thi của các vấn đề, trả lời câu hỏi có nên hay không nên thực hiện dự án;
- Giai đoạn lập kế hoạch: Bước đầu tiên trong giai đoạn này là thống nhất về tầm nhìn của dự án, nêu ra chính xác mục tiêu của dự án. Để làm được điều này phải tập trung những thành viên then chốt và những người hữu quan sau khi xác định được tầm nhìn và mục tiêu có thể đề ra chiến lược và những nhiệm vụ phải thực hiện, trình tự tốt nhất để thực hiện công việc, ước tính ngân sách và dự đoán các rủi ro có thể xảy ra.
- Giai đoạn thực hiện dự án: Thành công của giai đoạn thực hiện dự án phụ thuộc vào đội ngũ thực hiện dự án. Giám đốc dự án sẽ phải nghĩ đến việc tuyển chọn nhóm, tìm hiểu cách thức phát triển nhóm khi dự án đang tiến triển, khuyến khích tinh thần đồng đội, thoả thuận những quyết định trọng điểm.
- Giám sát hoạt động: Một khi dự án được triển khai, cần phải đánh giá tiến độ của dự án dựa vào các mốc thời gian và mục tiêu đã đề ra, một hệ thống giám sát hiệu quả rất cần thiết khi bạn muốn giải quyết những trở ngại và điều chỉnh để dự án không chệch hướng. Mọi công việc đã quy định trong dự án được thực hiện dưới sự giám sát chặt chẽ của nhà quản trị dự án như: tiến độ thực hiện công việc, các điều chỉnh, chất lượng và các mục tiêu đạt được so với dự kiến ban đầu.
- Giai đoạn kết thúc dự án: Tập trung vào việc xác định dự án đã hoặc sẽ đáp ứng những nhu cầu ban đầu thế nào và bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng. Khách hàng chấp nhận và sử dụng các sản phẩm bàn giao, giải phóng các nguồn lực, đánh giá và rút ra bài học. Tổng kết rút kinh nghiệm là khâu quan trọng nhất trong giai đoạn này. Cần dành thời gian thích đáng để rút kinh nghiệm. Điều gì đã thực hiện tốt, điều gì cần khắc phục? Kết quả nào lẽ ra đã có thể cải thiện? Nếu được làm lại, việc lập kế hoạch và thực hiện dự án có thay đổi gì không và như thế nào? Những bài học kinh nghiệm này cần được ghi chép và lưu trữ lại để áp dụng cho các dự án trong tương lai. Việc này sẽ tạo nền tảng vững chắc và đảm bảo sự thành công cho những dự án tiếp theo.
- Thông tin rộng rãi về dự án để cho mọi người biết được điều gì sắp diễn ra
- Hãy giám sát dự án một cách đặn từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc
- Những khó khăn có thể xảy ra tại bất cứ giai đoạn nào của dự án
Xem xét mức ưu tiên cho dự án
Khi phải quản lý nhiều dự án thì bạn phải xác định mức độ ưu tiên của từng dự án và đánh giá xem dự án nào là quan trọng nhất. Trước khi bắt đầu một dự án hãy xem xét bạn cần bao nhiêu người và những nguồn lực gì để đạt được mục tiêu, đồng thời bạn phải thiết lập tiến độ cho các dự án của mình. Điều này sẽ giúp bạn xem xét liệu có sự chồng chéo về thời gian hay nguồn lực giữa các dự án hay không.
Điều cần nhớ:
- Hãy sắp xếp dự án theo trình tự để tránh chồng chéo, xung đột
- Hãy kiểm tra mức độ ưu tiên của dự án có phù hợp với mục tiêu của tổ chức hay không?
Sơ đồ quy trình các giai đoạn của dự án