II. Năng lực Hiệu trưởng cần có đểthực thi nhiệm vụ
7. Thuyết phục hiệu quả
Bạn đừng nghĩ rằng làm người đứng đầu tổ chức là không cần phải thuyết phục hay thương lượng. Trong thực tế, bạn phải thực hiện nhiều cuộc thương lượng với nhiều tổ chức cá nhân liên quan khác (như khi thực hiện một hợp đồng, một dự án, một thỏa thuận, giải quyết một đơn khiếu nại). Vậy làm thế nào để bạn luôn là người đạt được mục đích cao nhất?
Đầu tiên bạn phải cố gắng để “đọc”các nhu cầu của đối phương và dành nhiều thời gian để chuẩn bị cho cuộc thương thuyết, bắt đầu bằng cách hình dung những kết quả có thể đạt được (đừng nghĩ vội đến thua thiệt). Tiếp theo, cần chuẩn bị sẵn các phương án bạn có thể nhượng bộ khi tiến hành thương lượng bằng cách viết ra tất cả các mục tiêu (cố gắng loại bỏ những mục tiêu không thực tế), rồi sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Tiếp nữa là xác định chiến lược tùy theo từng hình thức thương lượng. Bạn cần học hỏi những thủ thuật thương lượng từ các chuyên gia hoặc tham gia những cuộc thương lượng của người khác trong vai trò là quan sát viên. Tìm và nói chuyện với những người biết về phía đối phương và chắc chắn rằng bạn đã thu thập được tất cả những thông tin quan trọng liên quan đến cuộc thương lượng. Sau đó, xác định những vấn đề công khai có thể thỏa hiệp và những vấn đề không thể thỏa hiệp, đồng thời xác định thật rõ ràng trách nhiệm của bạn hoặc người đại diện của bạn, người thương lượng hoặc đại diện của họ.
Dù bạn chuẩn bị kỹ thế nào thì trong khi thương lượng vẫn có thể xảy ra các tình huống chưa lường hết. Lúc này, cần nhớ rằng linh hoạt là dấu hiệu của sức mạnh chứ không phải của sự yếu kém. Sẵn sàng nhượng bộ những điểm không quan trọng nhưng đừng vội vàng, nếu đồng ý vội vàng, có thể bạn sẽ hối tiếc. Phải luôn tỉnh táo trong quá trình thương lượng, hãy kiềm chế tính nóng nảy và sự thất vọng trong khi thương lượng. Cố gắng để mình không bị lôi cuốn vào thái độ “ăn miếng trả miếng”và tuyệt đối không được tỏ ra giận dữ hoặc bỏ ra ngoài.
Hãy bắt đầu bất kỳ cuộc thương lượng nào bằng những điểm chung, không tranh chấp. Ngay từ đầu cần nhấn mạnh đến nhu cầu cần đạt được thỏa thuận. Tập trung kỹ vào đề nghị của đối phương. Tìm những điểm tương đồng trong lập trường của bạn. Hãy lắng nghe cả giọng điệu và lời nói để phán đoán tâm lý. Có thể phân công cho một thành viên trong đoàn phát hiện ra những dấu hiệu mà đối phương biểu lộ. Những dấu hiệu quan trọng, đôi khi, chỉ xuất hiện trong vài giây. Hãy quan sát những thay đổi trong ngôn ngữ cơ thể và điều chỉnh chiến thuật cho phù hợp. Luôn tỏ ra điềm tĩnh, lịch sự nhưng kiên định, đôi khi cũng có thể sử dụng tính hài hước khi thích hợp, nhưng đừng tỏ ra mình quá thông minh. Đừng để đối phương đánh giá cao bạn. Đầu tiên, nên đưa ra những nhượng bộ nhỏ nhất để không khoan nhượng một vấn đề lớn.
một giải pháp tích cực chứ không phải là thất bại. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi nhờ người trung gian hòa giải vì bạn sẽ tốn thêm chi phí. Thống nhất thứ tự về việc thực thi các hành động đã thỏa thuận. Đề ra một lịch trình cuối cùng để thực hiện hành động đã thỏa thuận. Quyết định ai là người cần cập nhật thường xuyên tiến độ thực hiện thỏa thuận của bạn.