Khoa học quản lý, dựa trên kết quả theo dõi hoạt động của rất nhiều tổ chức trong hàng
chục năm đã tổng kết rằng: "Nếu không có thước đo kết quả tốt, sẽ không thể có quản lý
tốt”,và "Một khi ta đánh giá kết quả hoạt động một cách xác đáng, kết quả hoạt động sẽ khá hơn lên".
Hệ thống Quản lý theo Kết quả (QLTKQ) hiện đang được ứng dụng rộng rãi ở cả các nước phát triển và đang phát triển, ở cả các tổ chức công và tư, trong nhiều lĩnh vực, trong đó có ngành giáo dục. Hệ thống QLTKQ được xây dựng theo triết lý chú trọng vào kết quả dự kiến đã được đặt ra trong kế hoạch, vào quá trình thực hiện, học hỏi và vào trách nhiệm giải trình. Cụm từ “kết quả”được hiểu theo nghĩa rộng, không đơn thuần là các sản phẩm đầu ra mà phải bao gồm cả kết quả thực hiện mục tiêu, kết cục và các tác động có được.
Hệ thống QLTKQ được xây dựng trên nguyên tắc qui tụ đội ngũ cán bộ của toàn tổ chức theo một tầm nhìn và sứ mạng có sức thôi thúc với toàn bộ đơn vị; đồng thời, thiết lập hệ thống chỉ tiêu đánh giá kết quả và thể chế hóa tính trách nhiệm cho mọi cấp, từ cá nhân đến bộ phận và đến toàn bộ tổ chức.
HTQLTKQ được định nghĩa là một cách tiếp cận có tính hệ thống nhằm nâng cao kết quả hoạt động của một đơn vị, thông qua quy trình gồm 5 bước sau:
1) Định rõ tầm nhìn và sứ mạng của đơn vị; trên cơ sở đó xác lập các mục tiêu thực hiện có tính chiến lược;
2) Xác định các quy trình đánh giá kết quả hoạt động; 3) Thu thập dữ liệu về kết quả hoạt động;
4) Báo cáo, phân tích và đánh giá dữ liệu về kết quả hoạt động;
5) Sử dụng những hiểu biết thu được để liên tục hoàn thiện phương pháp quản lý và nâng cao kết quả hoạt động.
Một Hệ thống QLTKQ tốt giúp giám sát và gia tăng không ngừng ba tiêu chí căn bản để
đánh giá chất lượng hoạt động của một tổ chức; đó là hiệu quả, hiệu lực, và công bằng[1]. Một
tổ chức muốn nâng cao hiệu suất và chất lượng hoạt động của mình phải chú trọng đặc biệt vào ba tiêu chí này.
Tiêu chí hiệu quả so sánh giữa lợi ích và giá thành của việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ công của tổ chức.
Tiêu chí hiệu lực đánh giá tính minh bạch, chuẩn xác, và sự nhất quán trong hoạt
động của tổ chức, cũng như mức độ hài lòng của khách hàng và tác động lâu dài của
những kết quả mà tổ chức mang lại.
Tiêu chí công bằng phản ánh khả năng huy động nguồn lực, đánh giá kịp thời và xác
đáng sự đóng góp của đội ngũ cán bộ đối với kết quả hoạt động của toàn đơn vị.
Trong suốt phần lớn thế kỷ 20, Hệ thống QLTKQ được áp dụng phổ biến chủ yếu ở Mỹ và một số nước phát triển khác và chỉ tập trung vào chỉ tiêu hiệu quả. Tuy nhiên, trong hơn hai thập kỷ gần đây, Hệ thống này đã nhanh chóng được nâng cao và hoàn thiện, với sự áp dụng
là hai động lực mạnh mẽ tạo nên sự áp dụng rộng rãi của HTQLTKQ.
Trong quá trình hoàn thiện của Hệ thống QLTKQ, mục tiêu của thước đo kết quả hoạt
động đã chuyển trọng tâm từ quản lý nguồn lực sang vận hành của tổ chức và cuối cùng là
Sơ đồ: Sự chuyển dịch trọng tâm thước đo trong HTQLTKQ[2]
Với mỗi đơn vị, thiết lập HTQLTKQ có thể đem lại những lợi ích thiết thực sau đây: - Làm sáng rõ tầm nhìn, sứ mạng và mục tiêu của tổ chức; tạo nên cách tiếp cận có hệ
thống và trọng tâm trong hoạch địch các mục tiêu chiến lược của đơn vị. Đây là bước đột phá nhằm tạo nền tảng cho lòng tin, sự đồng lòng và không khí làm việc hứng khởi trong toàn bộ tổ chức.
- Tạo cơ hội cho cán bộ tìm kiếm và tiếp nhận kịp thời thông tin đánh giá và phản hồi trung thực về kết quả công tác và sự đóng góp của mình với tổ chức. Điều này khích lệ mọi người làm việc hết khả năng, phấn đấu vươn lên, vì sự thành công của bản thân, của bộ phận nơi cá nhân công tác và của toàn bộ tổ chức. Đặc biệt là:
o Thúc đẩy sự đồng thuận, liên kết và hợp tác giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức;
o Giảm thiểu yếu tố mơ hồ và gia tăng niềm tin về sự công bằng và minh bạch; động viên cán bộ suy nghĩ sáng tạo và cải tiến công việc thay vì trì trệ do sự thiếu rõ ràng, chồng chéo trong phân công nhiệm vụ hoặc do mâu thuẫn cá nhân và sự kèn cựa nhau trong nội bộ tổ chức;
o Tạo nguồn thông tin chuẩn xác cho những quyết định về nhân sự;
o Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin phản hồi kịp thời về hiệu quả quản lý, giúp họ thấy trước được nhu cầu thay đổi trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng.
Một đơn vị, nếu không có một thiết kế tốt về tổ chức với một HTQLTKQ thích hợp, có thể sẽ đi lạc hướng và rơi vào tình trạng trì trệ. Chris Argyris, một học giả hàng đầu về khoa học hành vi tổ chức, đã khẳng định:
"Con người ta có khả năng đi theo một trong hai con đường – phát triển vươn lên hoặc trì trệ, suy thoái. Thiết kế của hệ thống tổ chức, nơi người đó làm việc, có ảnh hưởng quan trọng đến việc anh ta sẽ chọn con đường nào, và sẽ đi bao xa trên con đường đó[3]."
Những nguyên nhân phổ biến làm cán bộ không làm việc hết năng lực, đôi khi làm nhụt
ý chí cống hiến, dẫn đến thái độ làm việc cầm chừng có thể gồm[4]:
- Họ không biết chính xác họ phải làm gì hoặc phải đạt được kết quả gì trong công việc của mình;
- Họ không nhận được những phản hồi kịp thời và hữu ích về kết quả làm việc của mình; - Họ không được coi trọng, thậm chí bị xử lý kỷ luật, dù làm tốt trách nhiệm và đã cố
gắng cao;
- Có người được đề cao, thậm chí khen thưởng, cho dù làm việc kém, thậm chí làm những việc sai trái.