III. Định dạng văn bản
3. Các loại định dạng khác
3.1. Tạo khung và làm nền cho đoạn văn bản (Border)
Để tạo khung và làm nền cho một đoạn văn bản, trớc tiên chọn đoạn văn bản cần tạo, sau đó vào thực đơn dọc Format, chọn Border and Shading hộp thoại sau xuất hiện:
Chọn thẻ lệnh Borders, tại mục Preview
- Nháy chuột tại các vị trí cạnh muốn làm khung (Border). Tại mục Style
- Nháy chuột để chọn các kiểu nét đờng kẻ muốn làm khung. Tại mục Color
- Nháy chuột để chọn các kiểu màu cho đờng kẻ muốn làm khung. Nếu muốn chọn màu nền
- Chọn thẻ lệnh Shading và chọn dạng nền.
3.2. Sơn định dạng
Dùng để sao chép định dạng của một đoạn văn bản. Cách thực hiện:
- Chọn vùng văn bản mẫu muốn định dạng
- Nháy chuột lên biểu tợng Format Painter (xuất hiện chổi sơn bên cạnh con trỏ chuột)
- Rê chuột để quét lên vùng văn bản cần định dạng.
3.3. Định khoảng cách Tab Stop
Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến Tab khác gọi là chiều dài của Tab Stop. Khoảng cách ngầm định là 0,5 inch.
Thay đổi chiều dài của Tab Stop có thể thực hiện nh sau
- Gõ giá trị khoảng cách vào hộp Tab Stop (có thể chọn kiểu trình bày trong mục Leader 1,2,3,4)
- Chọn OK hay gõ Enter.
3.4. Định số cột cho đoạn văn bản(Column)
Có thể trình bày văn bản thành nhiều cột nh dạng bài báo bằng thao tác: - Chọn chế độ Layout( thực hiện lệnh View/Page Layout)
- Thực hiện lệnh Format/Columns... xuất hiện hộp thoại:
Trong hộp thoại:
- Chọn kiểu trình bày các cột trong mục Presets. - Chọn OK hoặc ấn enter.
3.5. Đánh dấu (hay đánh số) ở đầu các đoạn văn bản
Có thể đánh dấu chấm đen hình tròn (Bullets) hay đánh số hay đánh các kí tự ở đầu các đoạn văn bản theo các cách sau:
1). Chọn các đoạn muốn định Bullets hay Numbering, sau đó nháy chuột lên biểu t- ợng để định Bullets hoặc định Numbering
2). Chọn các đoạn định đánh dấu Bulletes hay Numbering, sau đó thực hiện lệnh Format\ Bullets, xuất hiện hộp thoại, trong hộp thoại chọn thẻ lệnh Bulleted, xuất hiện hộp thoại:
Muốn chọn kiểu đánh dấu nào thì bấm chuột vào kiểu đó, sau đó chọn OK.
Nếu muốn đánh số ở đầu các đoạn văn bản chọn thẻ lệnh Numbered xuất hiện hộp thoại tơng tự, cách thực hiện cũng tơng tự.
Iv. Trình bày trang và màn hình 1. Định dạng trang
1.1. Thiết lập cỡ giấy và hớng in (chọn Page size) hớng in (chọn Page size)
- Nháy chuột vào mũi tên xuống ở mục Page size để chọn cỡ giấy. Có thể chọn các cỡ đợc định nghĩa sẵn. Muốn tạo trang in có kích thớc tùy ý thì thay đổi các thông số quy định chiều rộng (With) và chiều cao(Hight).
- Chọn hớng in dọc khổ giấy đánh dấu mục Portrait / hoặc Landscape hớng in ngang.
- Chọn OK để xác nhận các thông số mới thiết lập. Có thể chọn Default để lu các thông số vào tệp khuôn mẫu, ngầm định sử dụng cho các tệp về sau.
1.2. Đặt lề
Chọn Page Margins
- Thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản ( gốm các phần trên (Top), dới (Bottom), trái(Left), phải (Right). Sau khi thay đổi một trong các thông số quy định lề, phần Preview sẽ cho thấy hình dạng tơng đối của văn bản so với kích thớc giấy.