1. Xem bảng tính trớc khi in và định dạng trang in
Để xem hình dạng trang in ta bấm chuột vào biểu tợng Preview trên thanh công cụ. Trên màn hình có thể nhìn thấy trang in có dạng tơng tự nh sau:
Trong trờng hợp trang in tỏ ra lệch lạc, ta có thể bấm trực tiếp vào phím Margin và dùng chuột kéo trực tiếp để chỉnh lại lề sao cho trang in đợc cân đối.
Bấm vào phím Setup để chọn kích thớc giấy (chọn cỡ A4 hay Letter), đặt giấy nằm ngang (Landscape) hay dựng đứng (Portrait), có kẻ mờ hay không kẻ v.v.
Nếu thấy trang in đã ngay ngắn và muốn in ra thì bấm vào phím Print. Nếu muốn sửa lại nội dung thì bấm vào phím Close, để đóng chế độ Preview và trở lại chế độ trang bảng tính để sửa.
2. Tìm kiếm và thay thế
Khi cần sửa chữa những lỗi phát sinh trong khi nhập dữ liệu hoặc cần thay một từ đã nhập trong bảng tính bằng tên một từ khác mà từ này xuất hiện khá nhiều lần trong bảng tính. Ta thực hiện các bớc nh sau.
Bớc 1: lựa chọn phạm vi chứa dữ liệu cần thực hiện việc tìm kiếm.
Bớc 2: chọn lệnh Replace trong thực Edit, trên màn hình sẽ hiện ra hộp đối thoại sau:
Bớc 3: chọn các thông số cần thiết: - Find what: nhập chuỗi kí tự cần tìm. - Replace with: nhập chuỗi kí tự cần thay thế. Đồng thời chọn chế độ tìm trong hộp Search
- Rows: dòng - Columns: cột
Chọn chế độ tìm nguyên từ đánh dấu vào hộp find Entire Cells Only
Chọn chế độ tìm có phân biệt chữ hoa và chữ thờng đánh dấu vào hộp Match Case Bớc 4: Chọn
- Replace All: khi cần tìm và thay thế cho tất cả các dữ liệu phát hiện
- Replace: thực hiện việc thay thế vào ô phát hiện và tiếp tục việc tìm kiếm đến cuối phạm vi lựa chọn.
- Find Next: bỏ qua việc thay thế dữ liệu trên ô phát hiện và tiếp tục việc tìm kiếm đến cuối phạm vi lựa chọn.
Bớc 5: chọn nút lệnh Close đóng hộp thoại và chấm dứt lệnh.