VI. Các xử lí chi tiết
3. Giới thiệu màn hình giao diện của Excel
Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau:
thanh tiêu đề thanh menu chính thanh công cụ thanh công thức thanh định dạng
3.1. Cửa sổ ứng dụng của Excel gồm các thành phần sau:
- Thanh tiêu đề: Cho biết tên chơng trình MicroSoft Excel và tên của tệp Workbook đang đợc mở (mặc định là Book1)
- Thanh menu chính: Cho biết tên các mụcmenu của chơng trình (gồm 9 mục)
Trong đó mỗi mục tơng ứng với một bảng chọn dọc chi tiết. Mỗi bảng chọn có thể đợc mở bằng một trong hai cách sau:
+ Cách1: Nháy chuột vào tên trong bảng chọn.
+ Cách2: ấn phím Alt và một chữ cái đợc gạch chân tơng ứng của mục cần chọn.
- Thanh công cụ: chứa một số lệnh thông dụng của Excel dới dạng các biểu t- ợng, mỗi biểu tợng tơng ứng với một thao tác. Các lệnh này có thể đợc chọn trực tiếp bằng cách bấm chuột vào mỗi biểu tợng đó.
- Thanh định dạng: chứa các lệnh dới dạng biểu tợng để định dạng dữ liệu của bảng tính nh kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề...
- Thanh công thức: gồm 3 khung Nút nhập hàm
Toạ độ ô hiện hành
Nút huỷ bỏ Nút chấp nhận Nội dung dữ liệu ô hiện hành + Khung đầu tiên hiển thị toạ độ của ô hoặc tên vùng mà tại đó ta đang làm việc, gọi là hộp tên.
+ Khung thứ hai gồm 3 nút lệnh: nút huỷ bỏ, nút chấp nhận, nút nhập hàm, các nút này xuất hiện khi ta nhập dữ liệu vào ô.
+ Khung thứ 3 hiển thị nội dung dữ liệu chứa trong ô đang làm việc
Bên dới các thanh trên là phần nội dung bảng tính (hay còn gọi là cửa sổ bảng tính)
3.2. Cửa sổ bảng tính
Cửa sổ này chứa các bảng tính của Excel, có hình dạng sau:
kí hiệu cột
kí hiệu dòng Scroll bar
- Bảng tính của Excel là một bảng chứa các số liệu gồm nhiều dòng và nhiều cột, trên bảng tính này ta sẽ thực hiện các yêu cầu về tính toán, tạo và trang trí các biểu mẫu, quản lí và xử lí các số liệu bằng cách sử dụng CSDL(cơ sở dữ liệu). Mỗi bảng tính đợc đặt tên là Sheet # (trong đó # dùng để chỉ số thứ tự của bảng tính).
- Tập hợp tất cả các bảng tính đợc gọi là một tập bảng tính (Workbook). Một tập bảng tính có thể có từ 1 đến 255 bảng tính riêng biệt (số bảng tính có sẵn trong một tập bảng tính sau khi Excel đợc khởi động là 16). Mỗi tập bảng tính đợc lu trên đĩa dới dạng một tập tin, số tập bảng tính đợc phép mở ra không hạn chế (nhng tuỳ thuộc vào dung lợng bộ nhớ của máy vi tính mà ta sử dụng).
- Cột (Columns) là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc, mỗi cột đợc gán cho một tên theo chữ cái từ A-Z, AA-AZ, BA-BZ,... và cuối cùng là IV.
- Dòng(Rows) là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang, mỗi bảng tính có thể có tối đa 16384 dòng, dòng đợc đánh số thứ tự từ 1 đến 16384.
- Giao của mỗi dòng và cột gọi là ô (Cell), mỗi ô có một địa chỉ (toạ độ ) gồm tên cột và tên dòng(số dòng). Ví dụ ô A1 là ô đầu tiên của bảng tính có địa chỉ là cột A dòng 1. Tại một thời điểm có một ô đang làm việc (nhập, sửa dữ liệu) đợc gọi là ô hiện hành hoặc ô lựa chọn, đó là ô có đờng viền đậm bao quanh, di chuyển ô bằng các phím nh: ,,,, Home, PgUp, PgDn , ở góc dới phải ô có một hình vuông nhỏ.
Có 3 loại địa chỉ ô
Địa chỉ tơng đối:
Là loại địa chỉ của ô hoặc khối ô có thể thay đổi khi sao chép công thức đến vị trí mới. Nếu trong công thức có chứa địa chỉ tơng đối, khi sao chép công thức đến vị trí mới Excel sẽ thay đổi địa chỉ cho phù hợp. Thí dụ có dữ liệu tại bảng sau:
A B C D
1 2 4 8 32
2 4 6 24 144
Công thức: = A1*B1 Công thức tại ô C1 là: =A1*B1 ⇒ kết quả là 8
Khi copy công thức đó vào ô C2 đợc kết quả là A2*B2=24 Khi copy công thức ô C1 vào ô D1 đợc kết quả là B1*C1 = 32
⇒ địa chỉ các ô trong các tính toán trên là địa chỉ tơng đối.
Địa chỉ tuyệt đối:
Là loại địa chỉ không thay đổi trong bất cứ tình huống nào. Nếu trong công thức có chứa địa chỉ tuyệt đối khi sao chép công thức đến vị trí mới Excel sẽ không thay đổi địa chỉ này. Địa chỉ tuyệt đối đợc viết có thêm dấu $ vào phía trớc tên cột, $ vào phía trớc
tên dòng: $A$1, $M$15. Thí dụ: có vùng dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền nh sau (đổi 1 triệu VND ra các ngoại tệ khác nhau):
A B C
1 Số tiền đổi 10 000 000