VI. đại cơng về cơ sở dữ liệu trong excel 1 Khái niệm
2. Sắp xếp cơ sở dữ liệu
2.2. Tìm thông tin bằng lệnh Filter
Có hai loại lệnh Filter thờng đợc dùng là AutoFilter và Advanced Filter. - Lệnh AutoFilter
Giúp lọc ra trực tiếp những thông tin cần thiết theo một tiêu chuẩn nào đó từ bảng dữ liệu hiện hành.. Giả sử ta có bảng dữ liệu nh trang dới. Đặt con trỏ vào bảng cơ sở dữ liệu, chọn trên thanh Menu: Data/Filter chọn AutoFilter, khi đó ở các dòng tiêu đề sẽ xuất hiện một loạt các phím mũi tên nh hình dới đây:
Bấm vào mũi tên trên cột Lớp, sau đó chọn D02, ta sẽ đợc một bảng chỉ chứa toàn những ngời thuộc Lớp D02
số tt họ và tên Ngày sinh Lớp XL Toán Văn Lí Sinh Sử TĐ TB Thứ
hạng Kết quả
6 Lê Nam 23/02/1976 D02 A 9.0 6.0 7.0 6.0 5.0 33.0 6.6 8 khá4 Nguyễn Nam 22/01/1976 d02 c 5.0 9.0 8.0 7.0 5.0 34.0 6.8 5 khá 4 Nguyễn Nam 22/01/1976 d02 c 5.0 9.0 8.0 7.0 5.0 34.0 6.8 5 khá
Trờng hợp muốn chọn hai lớp đồng thời, thí dụ lớp D02 và C01: Bấm chuột vào mũi tên ở mục Lớp, chọn Custom thay cho bấm trực tiếp vào tên các Lớp. Khi đó sẽ hiện ra hộp thoại, bấm vào các mũi tên và chọn nh hình dới.
Sau đó chọn OK, ta sẽ đợc kết quả là danh sách học sinh trong cả hai Lớp. Kết quả đợc thể hiện trong danh sách sau:
số tt họ và tên Ngày sinh Lớp XL Toán Văn Lí Sinh Sử TĐ TB Thứ
hạng Kết quả 7 Đỗ Văn Hng 10/10/1976 C01 A 9.0 8.0 7.0 7.0 9.0 40.0 8.0 1 giỏi 11 Võ Nam 12/10/1977 C01 B 6.0 5.5 6.5 6.0 9.0 33.0 6.6 8 khá 6 Lê Nam 23/02/1976 D02 A 9.0 6.0 7.0 6.0 5.0 33.0 6.6 8 khá 4 Nguyễn Nam 22/01/1976 D02 C 5.0 9.0 8.0 7.0 5.0 34.0 6.8 5 khá - Lệnh Advanced Filter
Theo cách này, các tiêu chuẩn lọc đợc viết riêng ra một nơi từ trớc, và do đó có thể lọc đợc theo nhiều chỉ tiêu hơn. Cách làm tơng tự nh AutoFilter nhng ta chọn Advanced Filter thay vì cho AutoFilter.
Để thực hiện theo cách này, nếu muốn trích kết quả lọc ra một nơi khác, trên trang bảng tính hiện hành phải tồn tại ba vùng dữ liệu: vùng cơ sở dữ liệu (Database), vùng tiêu chuẩn chọn, và vùng kết quả trích số liệu.
Giả sử vẫn có nhu cầu tìm số liệu nh trên (danh sách học sinh trong cả 2 lớp D02 và C01). Ta lập vùng tiêu chuẩn chọn tại một góc màn hình nh sau:
Sau đó đặt con trỏ vào trong vùng cơ sở dữ liệu, chọn từ thanh Menu: Data \ Filter \ Advanced Filter. Xuất hiện hộp đối thoại nh sau:
Trong trờng hợp trên, ta chọn lọc tại chỗ nên kết quả nhận đợc kết quả giống nh trong bảng trên với lệnh AutoFilter, cụ thể danh sách nh sau:
A 1 1 Lớp 2 2 D02 3 3 C01
số tt
họ và tên Ngày sinh Lớp XL Toán Văn Lí Sinh Sử TĐ TB Thứ
hạng Kết quả 7 Đỗ Văn Hng 10/10/1976 C01 A 9.0 8.0 7.0 7.0 9.0 40.0 8.0 1 giỏi 11 Võ Nam 12/10/1977 C01 b 6.0 5.5 6.5 6.0 9.0 33.0 6.6 8 khá 6 Lê Nam 23/02/1976 D02 A 9.0 6.0 7.0 6.0 5.0 33.0 6.6 8 khá 4 Nguyễn Nam 22/01/1976 D02 c 5.0 9.0 8.0 7.0 5.0 34.0 6.8 5 khá
Nếu trong hộp đối thoại trên ta chọn mục Copy to another location, máy sẽ yêu cầu ta chọn vị trí cho bảng lọc, lúc này trong hộp thoại ta chọn nh sau:
Tại hộp copy to ta gõ địa chỉ của bảng lọc. Sau đó bấm nút lệnh OK, kết quả ta đợc một danh sách chọn lọc tại vị trí ( địa chỉ tại hộp copy to ) của bảng dữ liệu.