VI. đại cơng về cơ sở dữ liệu trong excel 1 Khái niệm
2. Sắp xếp cơ sở dữ liệu
2.3. Tổng hợp thông tin theo nhóm bằng lệnh Subtotal
Lệnh Subtotal thực hiện việc thống kê tính toán ở mỗi nhóm dữ liệu trên những cột lựa chọn trong phạm vi vùng dữ liệu. Excel tự động phân tích các nhóm dữ liệu và chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán và một dòng tổng kết ở cuối vùng dữ liệu.
Các bớc thực hiện nh sau:
Bớc 1: Sắp xếp lại vùng cơ sở dữ liệu theo thứ tự của vùng cần thực hiện việc thống kê.
Bớc 2: ấn chuột trên ô bất kì trong vùng dữ kiệu vừa sắp xếp.
Bớc 4: Chọn vùng tin chứa dữ liệu cần phân tích theo nhóm trong khung At each change in bằng cách ấn chuột vào mũi tên ở cuối khung làm xuất hiện tên các vùng tin dữ liệu để chọn tiếp.
Bớc5: ấn chuột vào mũi tên ở cuối khung Use funtion để chọn hàm cần sử dụng. Bớc 6: Trong khung Add subtotal to chọn những vùng tin chứa dữ kiện cần thống kê tính toán.
Bớc 7: ấn nút kệnh OK.
Lu ý: Huỷ bỏ việc thống kê tính toán vừa thực hiện, vào thực đơn Data chọn lệnh Subtotal và chọn Remove All (hoặc lệnh Edit\Undo Subtotal).
Ví dụ : Giả sử ta có một bảng thống kê về doanh thu bán hàng của 3 cửa hàng Huế,
Tràng tiền, Bạch mai trong các tháng giêng, hai, ba. Cả 3 cửa hàng đều bán các loại hàng là giày dép, quần áo, thực phẩm. bảng thống kê này đợc trình bày dới dạng bảng tính CSDL của Excel nh hình trên
Thực hiện tuần tự các bớc sau: sắp xếp cơ sơ dữ liệu theo khoá là cột cần thống kê, theo yêu cầu ta sắp xếp với khoá là cửa hàng.
Bớc1: - Chọn vùng cơ sở dữ liệu, sắp xếp lại theo từng cửa hàng bằng lệnh Sort trong
thực đơn Data. Hộp thoại Sort xuất hiện, chọn nh hình trên, chọn xong gõ enter. Kết quả thu đợc bảng doanh thu các cửa hàng đã đợc sắp xếp
Tháng Cửa hàng Loại hàng Doanh thu
Hai Bạch Mai Giày dép 25000
Giêng Bạch Mai Giày dép 2100000
Ba Bạch Mai Quần áo 2400000
Giêng Bạch Mai Quần áo 14500000
Hai Bạch Mai Quần áo 15000000
Ba Bạch Mai Thực phẩm 1200000
Hai Bạch Mai Thực phẩm 1450000
Giêng Bạch Mai Thực phẩm 1480000
Giêng Huế Giày dép 1500000
Hai Huế Giày dép 1900000
Giêng Huế Quần áo 18500000
Hai Huế Quần áo 21000000
Giêng Huế Thực phẩm 1200000
Hai Huế Thực phẩm 1800000
Ba Huế Thực phẩm 2400000
Hai Tràng tiền Giày dép 1970000
Giêng Tràng tiền Giày dép 13500000
Ba Tràng tiền Quần áo 1480000
Giêng Tràng tiền Quần áo 23100000 Hai Tràng tiền Quần áo 25000000
Ba Tràng tiền Thực phẩm 1480000 Hai Tràng tiền Thực phẩm 2400000
Bớc 2: Đặt con trỏ vào vùng dữ liệu đã sắp xếp, chọn lệnh Data\Subtotal xuất hiện hộp thoại, chọn các mục nh hình dới đây:
Bớc3: chọn OK hoặc gõ enter, kết quả đợc bảng sau:
Lu ý: Bên trái của bảng xuất hiện các nút điều khiển thứ bậc số liệu, nếu nháy chuột vào nút số 1, cơ sở dữ liệu chỉ còn một dòng Grand total, nếu nháy chuột vào nút số 2 cơ sở dữ liệu chỉ còn lại các dòng Total và một dòng Grand total ở cuối.
Thực hiện tơng tự nh vậy nếu cần phải thống kê theo từng mặt hàng, hoặc thống kê doanh thu theo từng tháng thì trớc hết phải sắp xếp lại CSDL theo khoá cần phải tổng hợp, sau đó mới thực hiện lệnh Sub total cho các nhóm cần tổng hợp.