VI. đại cơng về cơ sở dữ liệu trong excel 1 Khái niệm
2. Sắp xếp cơ sở dữ liệu
2.4. Phân tích dữ liệu bằng kĩ thuật Pivot Table
Pivot Table là một công cụ của Excel cho phép phân tích hoặc thống kê dữ liệu theo nhiều hớng khác nhau.
Một Pivot Table có 4 thành phần:
- Page(trang): mỗi trang hiển thị một mục tin của cột đợc lựa chọn làm đề mục chính cho Pivot Table.
- Row(hàng): hiển thị những mục tin của cột đợc lựa chọn thành những tiêu đề hàng.
- Column(cột): hiển thị những mục tin của cột đợc lựa chọn thành một hàng tiêu đề cột của Pivot Table.
- Data: vùng dữ liệu cần tính toán hoặc thống kê tơng ứng với cột/hàng của Pivot Table.
Lu ý: các thành phần Page, Row, Column có thể có hoặc không, nhng nhất thiết phải có Data.
1). Tạo Pivot Table
Gồm các bớc nh sau:
Bớc 1: ấn chuột trên ô bất kì của bảng tính CSDL cần phân tích, sau đó thực hiện lệnh Data/Pivot Table, xuất hiện hộp thoại Pivot Table Wizard - Step of 4 nh sau:
Bớc 2: xác định loại dữ liệu để tạo Pivot Table. trong khung Create Pivot table from Data in nhấn chuột vào một trong các lựa chọn:
- Microsofft Excel List or Database: CSDL từ bảng tính Excel hoặc từ những loại danh sách có dòng đầu chứa tiêu đề cột.
- External Data Source: Sử dụng CSDL từ những ứng dụng khác. - Multiple Consolidation Ranges: Từ nhiều vùng CSDL kết hợp lại. - Another Pivot Table: từ Pivot Table khác.
Sau khi chọn xong loại dữ liệu, ấn nút Next, Excel hiển thị hộp thoại Pivot Table Wizard Step 2 of 4 nh sau:
Bớc 3: Chọn vùng CSDL trên bảng tính, trong hộp thoại Pivot Table Wizard - Step 2 of 4 ta nhập toạ độ của vùng dữ liệu cần xây dựng Pivot table, sau đó ấn Next, xuất hiện hộp thoại Pivot Table Wizard - Step 3 of 4 nh sau:
Bớc 4: Tạo cấu trúc cho Pivot table, trong hộp thoại Pivot Table Wizard - Step 3 of 4 ta thấy phía bên phải có một số nút, mỗi nút ứng với một cột trong bảng tính CSDL cần xây dựng và mang tên của các tiêu đề cột, ta dùng chuột rê từng nút thả vào các
thành phần khác nhau của Pivot Table, sau đó ấn nút Next, xuất hiện hộp thoại Pivot Table Wizard - Step 4 of 4.
Bớc 5: Khai báo vị trí và ấn định các thông số cho Pivot Table
- Trong khung Pivot Table Starting Cell nhập toạ độ ô nơi muốn Pivot Table xuất hiện
- Đặt tên cho Pivot table trong khung Pivot Table Name. - Lựa chọn (bật/tắt) các thômg số trong Pivot Table: - Nhấn chuột trên nút Next kết thúc tạo Pivot Table.
Lu ý: trong bớc 3 khi ô hiện tại đang nằm trong vùng bảng tính Excel tự động lựa chọn phạm vi vùng.
- Trong bớc 5, nếu không khai báo phạm vi chứa Pivot Table thì Excel tự động chèn một bảng tính mới để chứa Pivot Table.
- Khi ô hiện tại đang ở trong Pivot Table lệnh Data/Pivot Table sẽ chuyển thẳng đến hộp thoại Pivot Table Wizard - Step 3 of 4
Trong ví dụ trên với công cụ Pivot Table ta có thể tổng hợp thông tin theo các hớng sau:
- Doanh thu của mỗi cửa hàng trong từng tháng và cả quí.
- Doanh thu theo từng loại hàng của cả 3 cửa hàng trong từng tháng và trong cả quí. - Số lợng đã tiêu thụ của từng loại hàng trong từng tháng và trong quí.
- Trong mỗi cửa hàng loại hàng nào bán chạy nhất.v.v...
Thực hiện tuần tự các bớc nh trên, đến bớc 4 ta rê nút tháng vào khung Page, nút loại hàng vào khung Column, nút cửa hàng vào khung Row và nút doanh thu vào khung Data ta sẽ có bảng tổng hợp doanh thu của mỗi cửa hàng trong từng tháng và cả quí (muốn xem cả quí ta bấm chuột vào mũi tên ô chỉ tháng và chọn All) nh sau:
Cũng tơng tự đến bớc 4 ta rê nút cửa hàng vào khung Page, nút tháng vào khung Column, nút loại hàng vào khung Row và nút doanh thu vào khung Data ta sẽ có bảng tổng hợp doanh thu theo từng loại hàng của cả 3 cửa hàng trong từng tháng và trong cả quí dới đây:
Số lợng đã tiêu thụ của từng loại hàng trong từng tháng và trong quí..v.v cách thực hiện cũng tơng tự.
2). Hiệu chỉnh Pivot Table
Để hiệu chỉnh Pivot Table ta thực hiện lệnh Data\Pivot Table, Excel sẽ chuyển thẳng đến hộp thoại Pivot Table Wizard-Step 3of 4. Trong hộp thoại Pivot Table Wizard-Step 3of 4 ta tiến hành khai báo lại các thông số cần thay đổi, hoặc chuyển đến các bớc sau hoặc trớc bằng các nút Next, Back tơng ứng để thay đổi nội dung của các thành phần trong Pivot Table. Kết thúc hiệu chỉnh ấn OK hoặc Finish để quay về với Pivot Table với những thiết lập mới.