0
Tải bản đầy đủ (.doc) (85 trang)

sử dụng hàm mẫu trong excel

Một phần của tài liệu KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH (Trang 60 -65 )

1. Nguyên tắc chung khi sử dụng hàm trong Excel

Cách nhập hàm

Cách 1: Sử dụng nút lệnh Funtion, thực hiện nh sau: + Đa con trỏ vào ô mà ta muốn nhập hàm số.

+ Bấm chuột vào Insert trên thanh Menu, chọn – Function, sau đó tìm trong danh sách đợc liệt kê ra hàm số mà ta muốn sử dụng (xem hình dới).

+ Bấm chuột vào tên hàm số mà ta muốn chọn. Trên màn hình sẽ hiện ra nội dung tóm tắt về ý nghĩa của hàm số đó. Sau khi bấm vào nút OK để đồng ý chọn, màn hình sẽ hiện ra tiếp theo hộp thoại hớng dẫn ta cách nhập số liệu đúng cho hàm số. Nếu số

liệu của ta nhập đúng thì có thể nhìn thấy trớc kết quả trên hộp thoại trớc khi chuyển công thức vào trang bảng tính.

Cách 2: Nhập từ bàn phím (cách này hay dùng) + Đa con trỏ vào ô mà ta muốn nhập hàm số. + Gõ dấu =

+ Nhập tên hàm, sau đó nhập lần lợt các đối số từ bàn phím theo đúng cú pháp của hàm.

- Dạng tổng quát của hàm:

=<tên hàm>(danh sách các đối số)

Trong đó: Tên hàm là tên hàm mẫu do Excel quy định, tên hàm không phân biệt chữ hoa chữ thờng. Đối số phải đặt trong dấu ngoặc đơn ( ), giữa các đối số viết phân cách nhau bởi dấu phẩy, nếu trong đối số của hàm có các chuỗi dữ liệu thì phải đợc đặt trong các dấu nháy kép.

2. Một số hàm thông dụng

1). Hàm Sum: tính tổng các giá trị có trong danh sách. Cú pháp: SUM(danh sách các giá trị)

Các số hạng có trong danh sách, có thể là danh sách liệt kê cả một đoạn số liệu trên một dòng hay một cột, hoặc trên từng cột riêng biệt.

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô A3, B3, C3, F4 lần lợt là 3, 4, 6,9. Công thức ở ô C5 là: = SUM(A3:C3,F4), giá trị trả về trong ô C5 là 22.

2). Hàm Count ( ): Tơng tự hàm SUM( ), nhng thay việc lấy tổng bằng việc đếm tổng số những ô trong danh sách có giá trị là số (không đếm những ô trống và những ô có dữ liệu là chữ).

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô A3, B3, C3, D3 lần lợt là 3, 4, 6, Hùng. Công thức ở ô E3 là: = COUNT(A3:D3), giá trị trả về trong ô E3 là 3.

3). Hàm Max: Tìm giá trị số học lớn nhất của các giá trị có trong danh sách. Cú pháp: Max(danh sách các trị)

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô A3, B3, C3, D3 lần lợt là 3, 4, 6, 12. Công thức ở ô E3 là: = MAX(A3:D3), giá trị trả về trong ô E3 là 12.

4). Hàm Min: tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có trong danh sách. Cú pháp: Min(danh sách các trị)

Tơng tự nh cách tính của hàm MAX ta có công thức tính tại ô F3 trong dãy dữ liệu trong các ô A3, B3, C3, D3 lần lợt là 3, 4, 6, 12. Công thức ở ô E3 là: = MIN(A3:D3), giá trị trả về trong ô E3 là 3.

5). Hàm IF: Cú pháp: IF(điều kiện, trị đúng, trị sai). Trong đó:

- Điều kiện là một biểu thức kiểu logic, hay một giá trị bất kì đợc dùng làm điều kiện kiểm tra.

- Hàm IF sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức lôgic, nếu đúng sẽ chọn trị thứ nhất (gọi là trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong cú pháp).

- Bản thân các "trị đúng”, "trị sai” có thể là những hằng số, biểu thức (chuỗi, số, lôgic) và cũng có thể là một hàm IF tiếp theo, nhng không đợc vợt quá 7 hàm IF lồng nhau.

6). Hàm Rank: cho biết thứ hạng của một số trong một danh sách các số. Cú pháp: RANK(X,danh sách,cách sắp xếp)

Trong đó: X là một giá trị trong danh sách mà ta muốn biết thứ hạng của nó. Danh sách là một dãy giá trị số có chứa X.

Cách sắp xếp: là một số để đặc tả cách sắp hạng các giá trị của dãy theo số theo chiều tăng hay giảm.

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô A1, A2, A3, A4 lần lợt là 3, 4, 6, 12. Công thức ở ô B1 là: = RANK(A1,A$1:A$4), giá trị trả về trong ô B1 là 4.

Cách sắp xếp: Nếu là số 0 sắp thứ hạng theo thứ tự giảm dần của các gía trị số trong dãy số (ngầm định là sắp hạng theo thứ tự giảm dần).

Nếu là số 1 sắp thứ hạng theo thứ tự tăng dần của các giá trị số trong dãy số.

7). Hàm Average: tính trung bình cộng của các giá trị có trong danh sách. Cú pháp: Average(danh sách các trị)

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô A1, A2, A3, A4 lần lợt là 6, 4, 6, 12. Công thức ở ô A5 là: = Average (A1:A4), giá trị trả về trong ô A5 là 7.

8). Hàm Round: làm tròn giá trị số đến số các chữ số đã đợc chỉ định rõ. Cú pháp: Round(biểu thức số, n).

Trong đó: biểu thức số là số muốn làm tròn, có thể là giá trị số, toạ độ ô chứa gía trị số muốn làm tròn.

n: chỉ rõ số các chữ số mà ta muốn làm tròn. nếu n>0: làm tròn về bên phải cột thập phân nếu n<0: làm tròn về bên trái cột thập phân. Nếu n=0: làm tròn đến phần nguyên.

Ví dụ: =Round(345321,-3) cho giá trị = 345000 (làm tròn đến hàng ngàn) =Round(3217.321,2) cho giá trị = 3217.32

=Round(345623.8321,0) cho giá trị = 345624

Lu ý: việc làm tròn số của hàm Round đợc tính nh sau: giá trị số ngay tại vị trí của số muốn làm tròn sẽ đợc cộng thêm 1 nếu số kế cận bên phải >=5, ngợc lại bỏ qua không tính.

9). Hàm Int: Làm tròn một giá trị số ở bên dới số nguyên gần nhất. Cú pháp: Int(number)

Ví dụ: Int(8.9)= 8 Int(-8.9)= -9

Lu ý: - Khi dữ liệu trong ô là kiểu kí tự thì hàm Int sẽ cho giá trị #Value - Khi không có dữ liệu trong ô thì hàm Int sẽ cho giá trị 0.

10). Hàm Left: Hàm này trả về kí tự đầu hoặc những kí tự đầu tiên (ở bên trái) trong một chuỗi văn bản.

Cú pháp: Left (Text, số kí tự cần lấy ra). Ví dụ: =Left( "Excel",2)= Ex

= Left("Thanh",4)= Than

Lu ý: - Số kí tự cần lấy ra phải lớn hơn hoặc bằng 0

- Nếu số kí tự cần lấy ra lớn hơn độ dài của chuối văn bản, hàm Left sẽ trả về toàn bộ chuỗi văn bản, nếu số kí tự cần lấy ra đợc bỏ qua thì nó đợc tính ngầm định là 1.

- Độ dài của chuỗi đợc tính kể cả các khoảng trống trong chuỗi.

11). Hàm Right: Hàm này trả về kí tự cuối cùng hoặc những kí tự đầu tiên (ở bên phải) trong một chuỗi văn bản.

Cú pháp: Right(Text, số kí tự cần lấy ra) Ví dụ: =Right( "Excel",2)= el

= Right("Thanh",4)= hanh

Lu ý: - Số kí tự cần lấy ra phải lớn hơn hoặc bằng 0

- Nếu số kí tự cần lấy ra lớn hơn độ dài của chuối văn bản, hàm Right sẽ trả về toàn bộ chuỗi văn bản, nếu số kí tự cần lấy ra đợc bỏ qua thì nó đợc tính ngầm định là 1.

12). Hàm And: cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh sách là đúng. Cú pháp: AND(điều kiện 1,điều kiện 2,...)

Ví dụ: =AND(6>7,4>2) cho giá trị Flase. Hoặc =AND(9>5,10>7) cho giá trị True.

13). Hàm OR:Cho giá trị đúng khi bất kì một điều kiện nêu trong danh sách là đúng. Cú pháp: OR(điều kiện 1,điều kiện 2,...).

Ví dụ: =OR(6>7,4>2) cho giá trị True. hoặc =OR(9<5,10<7) cho giá trị Flase.

14). Hàm Vlookup: Thực hiện việc tìm kiếm từ trên xuống.

Cú pháp: Vlookup(giá trị cần tìm, bảng, cột tham chiếu, cách dò tìm) Trong đó:

- Giá trị cần tìm: là giá trị cần tìm kiếm trong cột thứ nhất của bảng. - Bảng tham chiếu: Gồm 2 phần

+ Cột đầu tiên bên trái là cột chứa dữ liệu dùng để so sánh với giá trị cần tìm. + Cột kế cận bên phải là những cột chứa dữ liệu trả về cho hàm khi việc tìm kiếm đợc thành công.

- Cột tham chiếu: Là thứ tự cột trong bảng tham chiếu chứa giá trị so khớp đợc trả về, đợc tính theo thứ tự từ trái sang phải và bắt đầu từ số 1.

- Cách tìm là một giá trị logic, nếu là 1 cho ta cách tìm kiếm xấp xỉ đúng (trong trờng hợp trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách của bảng tham chiếu, xem nh tìm thấy ở phần tử cuối cùng), danh sách ở cột bên trái của bảng tham chiếu phải đ- ợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần

Nếu là 0 cho ta cách tìm kiếm chính xác (chỉ cho giá trị khi trị dò đúng khớp với phần tử có trong danh sách của bảng tham chiếu), danh sách ở cột bên trái không cần phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Ví dụ: Giả sử có bảng dữ liệu tính lơng cho một danh sách cán bộ nh sau:

a b c d e

1 stt tên ngày sinh chức vụ Mức lơng

2 1 đề 1950 tq3 2 diên 1949 tp 3 2 diên 1949 tp 4 3 1952 pp 5 4 hạnh 1956 pgD 6 5 hiến 1960 nv 7 6 huệ 1950 nv 8 7 nghĩa 1952 kt 9 8 sơn 1952 gD 10 9 thiệp 1951 bv 11 chức vụ mức lơng 12 gd 650 13 pgd 550 14 tp 500 15 pp 450 16 kt 450 17 tq 400 18 nv 350 19 bv 300

Yêu cầu: Nhập dữ liệu cho bảng tính và tính cột mức lơng trên cơ sở dựa vào cột chức vụ, ta sử dụng hàm Vlookup để thực hiện cách tính này.

Công thức đợc tính ở ô E2= VLOOKUP(D2,$B$12:$C$19,2,0) Trong đó:

$B$12:$C$19: là địa chỉ của bảng tham chiếu chứa gía trị cần tìm.

2 : là cột thứ 2 của bảng tham chiếu tin chứa gía trị cần so khớp đợc trả về khi việc tìm kiếm thành công.

0: là cách tìm kiếm cho giá trị chính xác.

15). Hàm Hlookup: Thực hiện việc tìm kiếm từ trái qua phải.

Cú pháp: Hlookup (giá trị cần tìm, bảng tham chiếu, dòng tham chiếu, cách dò tìm)

Cách thực hiện tơng tự nh hàm Vlookup, hàm Vlookup tìm giá trị theo cột, còn hàm Hlookup tìm giá trị theo dòng.

Trong ví dụ trang 17, nếu ta đổi bảng tham chiếu cột thành dòng, dòng thành cột ta có: dòng 11 là chức vụ, dòng 12 là mức lơng, các chức vụ từ GD đến BV sẽ nằm từ cột B đến cột I, lúc này công thức tính tại ô E2 sẽ

= HLOOKUP(D2,$B$11:$I$12,2,0). Trong đó:

D2: là giá trị cần tìm kiếm trong cột thứ nhất của bảng dữ liệu. $B$11:$I$12: là địa chỉ của bảng tham chiếu chứa gía trị cần tìm.

2 là dòng thứ 2 của bảng thông tin chứa gía trị cần so khớp đợc trả về khi việc tìm kiếm thành công.

0: là cách dò tìm.

16). Hàm day: Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày Ví dụ: =day("12/02/1998") cho kết quả là 12

Hoặc dữ liệu của ô E2= 15/12/1998. Tại ô E3 gõ=day(E2) cho giá trị là 15

17). Hàm month: Cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =Month("12/02/1998") cho kết quả là 02

Hoặc dữ liệu của ô E2= 15/12/1998. Tại ô E3 gõ=Month(E2) cho giá trị là 12

18). Hàm Year: Cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày Ví dụ: =year("12/02/1998") cho kết quả là 1998

Hoặc dữ liệu của ô E2= 15/12/1998. Tại ô E3 gõ=year(E2) cho giá trị là 1998

Một phần của tài liệu KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH (Trang 60 -65 )

×