Biểu đồ là đồ thị biểu diễn trực quan dữ liệu của bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính trở nên dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ các hàng, cột trên bảng tính và biến chúng thành những hình khối, đồ thị v.v tùy theo ý muốn của ngời sử dụng.
1. Xây dựng biểu đồ trong bảng tính
Để tạo một biểu đồ minh hoạ cho các số liệu trong bảng tính hiện tại, ta thực hiện theo các bớc sau:
- Chọn vùng chứa dữ liệu đợc dùng để xây dựng biểu đồ.
- Bấm chuột vào biểu tợng Chart Wizard trên thanh công cụ, hiện ra các hộp đối thoại, lần lợt trả lời các yêu cầu đợc chỉ ra:
- Chọn kiểu đồ thị: bấm chuột vào kiểu thích hợp, bấm Next
Kiểm tra lại xem số liệu theo dòng hay cột có đúng không, Chọn hình thức đồ thị: bấm chuột vào kiểu thích hợp, bấm Next
- Gõ các tiêu đề cần thiết cho biểu đồ, bấm Next
- Chọn nơi để đặt biểu đồ, bấm chuột vào vị trí thích hợp, sau đó bấm Finish 2. Chỉnh sửa lại biểu đồ
Để sửa sang lại hình thức cho biểu đồ, bấm chuột vào biểu đồ để kích hoạt nó. Sau đó đặt con trỏ chuột vào từng nơi cần sửa, bấm phím phải chuột và chọn các chức năng thích hợp trong hộp Menu đợc mở ra (chủ yếu là các lệnh Format ).
- Thay đổi kiểu biểu diễn của đồ thị: Bấm chuột vào biểu đồ để kích hoạt, sau đó bấm phím phải chuột, chọn Chart type... bấm trái chuột, chọn kiểu biểu đồ cần thay đổi.
Ví dụ 3: Giả sử có bảng theo dõi các cấp học của Mỹ, Canada và Pháp nh sau:
Yêu cầu: - Lập bảng tính
- Lập biểu đồ minh hoạ cho số liệu của bảng tính kiểu 3D - Column
Ta thực hiện tuần tự nh sau: 1) Lập bảng tính, nhập và kẻ khung cho bảng tính. 2) Chọn toàn bộ bảng tính.
3) Bấm chuột vào biểu tợng Chart Wizard trên thanh công cụ, hiện ra hộp thoại
4) Chọn kiểu đồ thị, bấm chuột vào kiểu thích hợp, bấm Next, xuất hiện hộp thoại tiếp. Kiểm tra lại xem số liệu theo dòng hay cột có đúng không, bấm chuột vào kiểu thích hợp, bấm Next
Gõ các tiêu đề cần thiết cho biểu đồ (gõ vào hộp Chart title: cấp đào tạo), bấm
Next, sau đó sửa sang lại hình thức cho biểu đồ theo ý thích (về phông chữ, kích thớc chữ...).
5) Chọn nơi để đặt biểu đồ, bấm chuột vào ví trí cần đặt biểu đồ, bấm Finish
Kết quả ta đợc biểu đồ sau:
Tiểu học Trung học đại học
Mỹ 17% 47% 36% Canada 24% 36% 40% Pháp 49% 35% 16% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Tiểu học Trung học đại học cấp đào tạo Mỹ Canada Pháp