III. Định dạng văn bản
3. Trình bày trang màn hình 1 Các kiểu xem trong tài liệu
3.1. Các kiểu xem trong tài liệu
Có thể sử dụng bốn chế độ khác nhau để xem tài liệu trên cửa sổ màn hình. Từ thực đơn dọc View chọn một trong bốn kiểu sau:
- Normal ( Chế độ bình thờng ): Đây là chế độ mặc nhiên của Word, phần lớn các kiểu định dạng đặc biệt đều nhìn thấy trên màn hình. Trong chế độ này sẽ không thấy đợc các tiêu đề và số trang, không thực hiện đợc các thao tác vẽ đồ hoạ.
- Outline(chế độ tổng quan): thờng dùng để xem những mục tiêu đề lớn của tài liệu, giấu đi các chi tiết nhỏ hoặc chuyển chúng đến vị trí mới.
- Page Layout(chế độ trình bày trang): tài liệu sẽ đợc hiện lên giống nh lúc đợc in ra. Các tiêu đề đầu và cuối trang, số trang đều đợc thể hiện. Muốn sử dụng các thao tác vẽ đồ hoạ phải chuyển qua chế độ này.
- Master Document( chế độ tổng quan tài liệu): tơng tự nh chế độ Outline nhng ở mức độ cao hơn.
3.2. Xem toàn màn hình
Có thể cho vùng làm việc của ngời sử dụng nhiều hơn bằng cách bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ... để thực hiện việc này chọn View/Full Screen. Trở lại màn hình cũ bằng cách gõ ESC hay nháy chuột vào hộp Full Screen.
3.3. Phóng to thu nhỏ màn hình
- Nháy chuột vào biểu tợng Zoom hoặc vào thực đơn dọc View, chọn Zoom
- Chọn một trong các con số quy định % (Percent) văn bản đợc hiển thị hoặc tăng/ giảm con số tuỳ ý trong hộp Percent.
3.4. Hiển thị tài liệu trớc khi in
Xem tổng quát tài liệu trớc khi in, có thể sử dụng hai cách: - Nháy chuột vào biểu tợng Print Preview trên thanh công cụ - Vào menu File/ chọn Print Preview
Word sẽ thực hiện tách trang, đánh số trang... rồi hiển thị toàn bộ văn bản lên màn hình với vị trí và tỷ lệ của tài liệu so với trang giấy.
Trên thanh cong cụ của Print Preview, có thể thực hiện xem một trang hiện tại hoặc nhiều trang. Đồng thời cũng có thể sửa chữa bằng cách:
- Định vị con trỏ văn bản tại nơi cần sửa
- Nếu con trỏ chuột có hình dạng kính lúp (phóng to/ thu nhỏ) thì nháy chuột vào biểu tợng Magnifier trên thanh công cụ để trở về trạng thái có con trỏ màn hình đang nhấp nháy.
- Thực hiện các thao tác sửa đổi nh trong chế độ thờng.
Sửa xong, nháy chuột vào biểu tợng Close để thoát khỏi chế độ Print Preview.