3. CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN KINH DOANH TMĐT TẠI CÔNG TY
3.2.1.9 Quản lý hệ thống
- Quản lý tài nguyên dùng chung. - Phân quyền và quản lý người quản trị. - Cài đặt hệ thống.
- Đóng/Mở Website tạm thời.
Xây dựng website trở thành sàn giao dịch B2B
Trên thế giới, khoảng 10 năm trở lại đây, xu hướng phát triển TMĐT nói chung và Sàn giao dịch điện tử (SGDĐT) nói riêng phát triển vô cùng mạnh mẽ với những tên tuổi lớn như Alibaba, Amazon... Ở Việt Nam, điển hình có SGDĐT Vnemart của VCCI, ECVN của Bộ Công thương và các sàn giao dịch điện tử của các công ty như Gophatdat, Thuongmaivietmy, Export, Mekongsources, Evnb2b, Vnet... Cho đến nay, tổng cộng đã có khoảng 30 SGDĐT được xây dựng.
Mô hình hoạt động của sàn này như sau: là nơi để công ty giới thiệu, quảng bá hoạt động sản xuất; xây dựng các mục chào mua, chào bán hàng hóa nhằm xúc tiến thương
mại; danh mục sản phẩm dịch vụ được cung cấp của công ty bao gồm: Kích thước, vật liệu, hình dáng, màu sắc, phương thức triển khai lắp đặt, các điều khoản hợp đồng, thời gian thi công lắp đặt... Ngoài ra khách hàng đến với sàn này sẽ có quyền kiểm tra công tác thiết kế cũng như điều chỉnh nội dung thiết kế sao cho phù hợp ý tưởng của khách hàng trực tuyến trước khi sản phẩm được triển khai thi công. Hình thức sử dụng sàn ảo, thư điện tử để trao đổi thông tin hàng hóa, đàm phán hợp đồng là những ưu điểm khi các doanh nghiệp sử dụng SGDĐT. Bởi vì trong TMĐT B2B, việc giao dịch giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác bao gồm nhiều công đoạn, quy trình rất phức tạp từ tìm kiếm thông tin hàng hóa, đối tác, chào bán sản phẩm, mô tả sản phẩm, thương lượng giá cả đến điều kiện thanh toán, phương thức thanh toán,...
Đối với SGDĐT này, ngoài việc hỗ trợ công ty quảng bá tên tuổi, giới thiệu hàng hóa, còn có thể trao đổi thông tin mua bán, ký kết hợp đồng, thanh toán và cung cấp thêm các dịch vụ giá trị gia tăng (tìm kiếm thông tin sản phẩm, dịch vụ cung cấp thông tin kinh doanh, dịch vụ hậu mãi, dịch vụ hỗ trợ giao dịch...).
Quy trình phát triển khách hàng giao dịch TMĐT tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Quảng cáo Đại Nguyễn đó là từ công tác kích thích tỷ lệ người truy cập vào website thông qua các chương trình e-marketing. Khi đã có tỷ lệ người truy cập ở mức cao có nghĩa là mọi người đã biết đến sự tồn tại của công ty. Nhưng nếu nhiều khách hàng đến với website chỉ để xem, tỷ lệ người truy nhập cao cũng không giúp ích gì cho công ty mà ở đây là cần một tỷ lệ khách hàng xem trang giới thiệu sản phẩm cao. Điều này có nghĩa là khách hàng không chỉ dừng ở trang chủ mà phải xem từng trang giới thiệu sản phẩm của công ty. Để đạt được tỷ lệ người xem trang giới thiệu sản phẩm cao, công ty phải hướng dẫn khách hàng đọc các trang giới thiệu, tìm ra sản phẩm của công ty là gì và liệu sản phẩm dịch vụ của công ty có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng không. Website TMĐT của công ty cần phải có sức hút đối với khách hàng thông qua các sản phẩm dịch vụ hữu ích và khi khách hàng xem thấy những sản phẩm dịch vụ tốt, giá cả hợp lý, đáp ứng nhu cầu của mình bởi vì một tỷ lệ người xem trang giới thiệu sản phẩm cao mới chỉ là điều kiện cần, còn điều kiện đủ là khách hàng sẽ tiến đến việc đăng ký thành viên để có quyền truy cập ở mức cao hơn. Sẽ là tốt nhất nếu khách hàng để lại tên và số điện thoại của họ để đăng ký trở thành một thành viên. Điều này có nghĩa là công ty sẽ có cơ hội liên hệ với họ. Một cổng thông tin có giá trị đầu tư hay không tùy thuộc vào sản phẩm và số lượng thành viên của nó. Nhưng đây mới chỉ là bước đầu. Nó chưa thể được coi là TMĐT. Điều quan trọng nhất là khách hàng chấp thuận ý tưởng mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Tiếp theo sau đó là tiến trình đặt mua, thiết kế, cung cấp sản phẩm dịch vụ và nếu khách hàng hài lòng, khách hàng sẽ nhớ đến hình ảnh và sản phẩm của công ty và chính những khách hàng này sẽ trở thành bạn hàng truyền thống, cao hơn nữa chính là tiếp tục marketing cho công ty. Và đây chính là mục tiêu của công ty, muốn khách hàng sẽ còn quay lại với những đơn đặt hàng mới.
Hình 3.8: Quy trình phát triển khách hàng
Hình 3.9: Cấu trúc B2B của Công ty Cổ phần Đại Nguyễn
Xét trên cấu trúc B2B của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Quảng cáo Đại Nguyễn ta thấy ở đây vấn đề là giữa doanh nghiệp cầu (là những doanh
Tỷ lệ người truy nhập
Xem trang giới thiệu sản phẩm
Thành viên
Đặt mua
nghiệp cần tìm kiếm các sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu, với mức đơn giá phù hợp, với chất lượng và kiểu dáng mẫu mã đảm bảo theo yêu cầu, dịch vụ vận chuyển, thi công, lắp đặt, giao hàng theo đúng kế hoạch và hợp đồng, đảm bảo uy tín,...) với doanh nghiệp cung (trong cấu trúc này chính là Công ty Đại Nguyễn: đơn vị cung cấp sản phẩm dịch vụ đảm bảo theo đúng yêu cầu của bên cầu, với mẫu mã, chất lượng, giá cả phù hợp, với sự chăm sóc khách hàng chu đáo, thời gian đảm bảo đúng với hợp đồng, luôn luôn lấy chữ tín làm đầu,...). Khi các doanh nghiệp này đã gặp nhau tại một điểm, nghĩa là đã thống nhất trong việc xúc tiến ký kết hợp đồng, chuẩn bị mọi điều kiện thuận lợi để thực hiện hợp đồng thông qua hình thức TMĐT, thông qua website của Đại Nguyễn và các tiện ích kèm theo, thông qua đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, được đào tạo và huấn luyện bài bản và sự hỗ trợ đắc lực từ Phòng nhu cầu và thỏa mãn khách hàng N&S đã kết nối được các doanh nghiệp cung và cầu B2B để thực hiện các giá trị của hợp đồng B2B tạo ra thu nhập (hay nói cách khác là lợi nhuận) cho các đối tác.
Hình 3.10: Tiến trình B2B của Công ty Cổ phần Đại Nguyễn
Đúng
Sai
Đăng nhập vào website của Đại Nguyễn Tìm kiếm thông tin trên mạng
Gửi yêu cầu sản phẩm dịch vụ
Chấp thuận
Mẫu
Ký kết hợp đồng cung ứng, đặt cọc
Triển khai thiết kế theo nhu cầu Nhu cầu
Triển khai lắp đặt, thi công; giao hàng
Thanh lý hợp đồng, quyết toán
Mô tả tiến trình B2B:
Bước 1: Thông qua hoạt động Marketing và E-marketing để quảng bá hình ảnh, sản phẩm dịch vụ của Đại Nguyễn, để các đối tác, các doanh nghiệp biết đến Đại Nguyễn, biết đến website của Đại Nguyễn để khi có nhu cầu, khách hàng tiến hành tìm kiếm thông tin qua công cụ tìm kiếm website sẽ chỉ đường linhk đến web TMĐT của Đại Nguyễn (http://DaiNguyenCorp.com.vn hoặc DaiNguyenCorp.net.vn). Khi vào trang chủ, khách hàng sẽ nhận được nhiều thông tin về sản phẩm dịch vụ của công ty, những mẫu sản phẩm mới nhất, chất liệu, giá cả cho từng mẫu sản phẩm và quan trọng hơn cả đó là khách hàng sẽ được quyền trao đổi với công ty, bàn bạc trực tuyến với nhân viên của phòng N&S để có thể đi đến thống nhất cao. Để làm được điều này, khách hàng sẽ phải chuyển sang bước thứ 2 của tiến trình.
Bước 2: Khách hàng khai báo thông tin và đăng nhập vào hệ thống để tra cứu thông tin về sản phẩm dịch vụ, kiểu dáng, mẫu mã, chất liệu, giá cả,... và nếu cần thêm thông tin, khách hàng có thể trò chuyện trực tuyến, gửi yêu cầu về sản phẩm dịch vụ, giá cả, thời gian,... đến Đại Nguyễn trên chính website này. Bộ phận chăm sóc khách hàng của Đại Nguyễn (N&S) sẽ trả lời, giải đáp thắc mắc của khách hàng ngay. Khi khách hàng và Đại Nguyễn đã thống nhất về sản phẩm dịch vụ, giá cả, kiểu dáng thiết kế, chất liệu thiết kế rồi thì chuyển sang bước 3.
Bước 3: Tiến hành ký kết hợp đồng, chuyển tiền đặt cọc hợp đồng (qua mạng hoặc qua ngân hàng). Lúc đó các bộ phận có liên quan của Đại Nguyễn sẽ tiến hành thiết kế và gửi nội dung thiết kế đến khách hàng để khách hàng xem xét, có thể trao đổi thêm cho đến khi thống nhất. Khi khách hàng đã thống nhất nội dung thiết kế và gửi duyệt lần cuối trước khi tiến hành thi công, lắp đặt, bàn giao, giao hàng.
Bước 4: Sau khi thi công, lắp đặt, bàn giao, giao hàng xong, 2 bên tiến hành thanh lý hợp đồng, quyết toán kinh phí, chuyển tiền và kết thúc tiến trình.
Giải pháp cơ cấu lại tổ chức
Điều đầu tiên công ty cần nghĩ đến khi áp dụng TMĐT đó là: Thành lập Phòng nhu cầu và thỏa mãn khách hàng N&S (Customer’s Need and Satisfaction). Chức năng nhiệm vụ của phòng này là tìm ra nhu cầu của khách hàng và cố gắng tốt nhất để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Trong quá khứ, việc nghiên cứu và triển khai được xây dựng trên sự phỏng đoán chứ không thực sự dựa trên cái mà khách hàng cần. Với sự liên lạc trực tiếp do TMĐT đem lại, khách hàng sẽ yêu cầu những sản phẩm dịch vụ mà họ muốn chứ không phải là những sản phẩm do công ty cung cấp. Do đó, khi thành lập phòng N&S, công ty buộc phải thay đổi lại cơ cấu tổ chức của mình nhằm đáp ứng yêu cầu của TMĐT và phòng này sẽ là trục xoay cho tất cả những phòng ban chức năng khác.
Hình 3.11: Sơ đồ cơ cấu lại tổ chức của Công ty Cổ phần Đại Nguyễn
Giải pháp tuyển dụng đào tạo nhân lực
Hiện tại, công ty mới chỉ có 21 chuyên viên (chiếm tỷ lệ 32%) đã tốt nghiệp Đại học - Cao đẳng tuy nhiên cơ cấu ở nhiều Phòng, Ban khác nhau và trình độ sử dụng Tiếng Anh và công nghệ thông tin không đồng đều.