III A Đào tạo tại nước ngoà
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 8.1 QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ :
8.2.1 Cây phân tích công việc (Work Breakdown Structure ):
Một dự án dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều cần thiết xây dựng một “cây phân tích công việc (WBS)”. “Cây phân tích công việc” chia dự án thành những bộ phận nhỏ có thể nhận dạng và quản lý được. Ý tưởng về “cây phân tích công việc” rất đơn giản : “Để quản lý toàn bộ dự án, ta cần phải quản lý và kiểm soát mỗi bộ phận của dự án”. “Cây phân tích công việc” có vai trò :
- Xác định các công việc cần phải hoàn chỉnh - Xác định các chuyên môn cần thiết
- Hỗ trợ việc lựa chọn êkip dự án (project team)
- Làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và kiểm soát dự án.
“Cây phân tích công việc” được biểu diễn dưới dạng đồ thị, thể hiện sự phân chia công việc thành một hệ thống đa cấp (multi-level system). Số lượng các cấp phụ phụ
thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án
Đơn vị nhỏ nhất trong một “Cây phân tích công việc” gọi là gói việc (work package). Một gói việc phải được định nghĩa đủ chi tiết để công việc có thể đo tính chi phí, lập tiến độ và kiểm soát được.
Việc xây dựng “Cây phân tích công việc” là một quá trình liên tục, bắt đầu từ
khi dự án được giao cho người quản lý dự án và tiếp tục cho đến khi tất cả các “gói việc” được xác định. Người quản lý dự án bắt đầu quá trình xây dựng “cây phân tích công việc ” bằng việc xác định các lĩnh vực chính của dự án. Sau đó các thành viên
của ekip dự án xác định công việc cần phải hoàn thành một cách chi tiết hơn và nhờ đó sơđồ “cây phân tích công việc” được hoàn chỉnh.
Vì vậy, “cây phân tích công việc” được sử dụng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án để hoạch định và kiểm soát dự án. Nó là phương tiện hữu hiệu trong việc xác định toàn bộ dự án bằng các thành phần của nó, và cung cấp một phương tiện hữu hiệu để trao đổi thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án.
“Cây phân tích công việc” là nền tảng của hệ thống quản lý dự án. Hệ thống mã hoá (code numbers) có thể sử dụng để liên kết “cây phân tích công việc” với “cây phân tích tổ chức” (OSB : Organisation Breakdown Structure) để quản lý nhân sự. Hệ thống mã hoá cũng có thể sử dụng để nối “cây phân tích công việc” với “cây phân tích chi phí (CBS : Cost Breakdown Structure)” để quản lý chi phí. Tương tự, hệ
thống mã hoá có thể liên kết “cây phân tích công việc” với kế hoạch theo phương pháp đường găng (CPM) để quản lý thời gian.
Do vậy, “cây phân tích công việc” giúp cho người quản lý dự án cách tiếp cận hệ thống để nhận dạng công việc, dự trù chi phí và phát triển kế hoạch tổng hợp. Do “cây phân tích công việc” được phát triển bởi ekip dự án, là những người sẽ thực hiện dự án, nên nó là một công cụ hữu hiệu để liên kết các công việc nhằm đảm bảo không công việc nào bị bỏ sót và cũng không bị trùng lặp. Quan trọng hơn cả nó cũng cung cấp cho ta cơ sởđểđánh giá thành tích khi quản lý dự án.