Giải pháp về xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong nghiệp vụ kế

5. Phương pháp nghiên cứu

3.2.3 Giải pháp về xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong nghiệp vụ kế

vụ kế toán doanh thu cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ

Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong khâu quản lý đơn đặt hàng và quản lý quan hệ khách hàng. Để triển khai một hê ̣ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện từng bước sau đây:

Bước chuẩn bi ̣:

• Đánh giá thực trạng về quản lý bán hàng hiện tại của doanh nghiệp; xác

đi ̣nh mu ̣c tiêu của hê ̣ thống quản lý

• Đào tạo nâng cao nhận thức về khách hàng và vai trò của HT QLBH đối với việc phát triển lâu dài của tổ chức trong toàn doanh nghiệp;

• Tìm hiểu, xác định và phân tích năng lực nội bộ cũng như những cơ hội, thách thức trong quá trình xây dựng mối quan hệ lâu dài và có lợi với khách hàng;

• Xây dựng phương pháp thu thập, phân tích, xử lý và chia sẻ thông tin khách hàng phục vụ việc ra quyết định quản lý;

• Thiết lập chương trình thu hút, xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với những khách hàng chiến lược;

• Xây dựng các quy trình, quy tắc và hướng dẫn nhằm từng bước tạo dựng chuẩn bán hàng trong toàn tổ chức;

• Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả bán hàng và phương án cải tiến.

Bước triển khai:

• Tổ chức la ̣i hê ̣ thống quản lý bán hàng • Lên sơ đồ dữ liê ̣u

• Sơ đồ hóa các quy trình – chuẩn hóa các quy trình nếu có khả năng • Xây dựng hê ̣ thống mẫu biểu, báo cáo.

• Mã hóa hoă ̣c thiết kế các module quản lý bán hàng

• Triển khai áp du ̣ng song song 2 hê ̣ thống bằng tay và bằng máy • Nghiê ̣m thu, bàn giao

Bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến những tính năng sau (đă ̣c biê ̣t đối với bán hàng công nghiê ̣p (B2B)):

 Quản lý quá trình thương thảo: Quản lý quá trình thương thảo đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn giao hàng.

o Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán ... được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).

o Hẹn giao hàng: Đối với doanh nghiệp bán hàng theo đơn đặt hàng thì "hẹn giao hàng" là một mục tiêu quan trọng thể hiện việc có tiếp nhận đơn hàng được hay không sau khi đã cân đối với khả năng hiện có. Để đảm bảo được chức năng này, hệ thống HT QLBH phải kết nối được với phân hệ mua hàng, tính toán nguồn lực về nhân công, kho bãi, về tồn kho hàng hóa, về thời gian đặt mua hàng ... Hỗ trợ doanh nghiệp thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lịch hẹn của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng ...

 Quản lý giá bán

Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của doanh nghiệp. Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bạn cần được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán ... Danh sách "giá" này cần được phân quyền để đảm bảo được chỉ một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo được tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.

 Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu

Để đạt được mục tiêu mở rộng thị phần, doanh nghiệp thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính doanh số, chi phí bỏ ra khi triển khai chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào ...

 Quản lý khoản phải thu:

Việc khống chế số nợ tối đa với mỗi khách hàng là một trong những biện pháp giảm thiểu rủi ro tài chính thường áp dụng. Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán công nợ trước rồi mới được phép bán hàng.

Phân hệ bán hàng phải đáp ứng được chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt (có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể được bán nếu có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền).

 Quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng

Đây là chức năng chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có ý nghĩa đối với nhưng đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hhình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất theo hóa đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng ... Việc theo dõi được tình trạng của đơn đặt hàng giúp lãnh đạo chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

 Đa dạng hình thức bán hàng

Thực tế, hình thức bán hàng của một doanh nghiệp sẽ thay đổi và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống quản lý bán hàng không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Có một số phương thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội bộ (giữa các công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội bộ giao thẳng (là sự kết hợp của hai hình thức trên); bán dịch vụ; bán hàng qua mạng.

Với phương thức bán hàng qua mạng, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm quy trình bán hàng qua mạng của công ty AMAZON [23], công ty kinh doanh sách lớn nhất trên thế giới ở Phụ lục số 3.

Quy trình bán hàng rất khó chuẩn hóa cho tất cả các doanh nghiệp, thường là mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Tuy nhiên các quy trình bán hàng đều có điểm chung là đều bao gồm các công việc sau đây:

- Tạo đơn đặt hàng

- Xác nhận đơn đặt hàng (kiểm tra tồn kho, hạn mức tín dụng) - Chuẩn bị giao hàng (tập kết, đóng gói hàng hóa)

- Giao hàng, xác nhận giao hàng (có thể thuê vận chuyển) - Phát hành hóa đơn

- Theo dõi và thu hồi công nợ

Mục tiêu của hoạt động bán hàng là bán được nhiều hàng hóa, dịch vụ với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất; có quan hệ tốt với khách, mở rộng khách hàng, chăm sóc các khách hàng tiềm năng.

• Kiểm soát được tín dụng của khách hàng, giảm thiểu các khoản quá hạn, các khoản khó đòi

• Có chính sách bán hàng, các thỏa thuận bán hàng hợp lý với từng nhóm khách hàng

• Dự báo được lượng hàng hóa sẽ bán; dự báo được lượng tiền thu vào Các quy trình cần thực hiện trong Quản lý bán hàng:

• Quản lý chính sách giá, chiết khấu, hoa hồng • Quản lý đơn mua hàng

• Quản lý việc xuất hóa đơn, phiếu giao hàng • Quản lý các dịch vụ chuyên chở hàng hóa • Quản lý hàng trả lại

Các chỉ tiêu đánh giá một hệ thống Quản lý bán hàng tốt: • Tổng lượng hàng hóa tiêu thụ

• Tổng thời gian và chi phí để bán hết hàng • Số lượng các POS

• Thời gian thực hiện một đơn đặt hàng

• Linh hoa ̣t để có thể chỉnh sửa