5. Phương pháp nghiên cứu
3.1 Các quan điểm làm căn cứ cho các giải pháp được đề xuất
3.1.1 Quan điểm về tổ chức hê ̣ thống thông tin kế toán
Theo Quyết định số 246/2005/QĐ-TTG về "Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020" [5], công nghệ thông tin và truyền thông là công cụ quan trọng hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin và truyền thông là yếu tố có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng trưởng kinh tế, phát triển xã hội và tăng năng suất, hiệu suất lao động.
Công nghiệp công nghệ thông tin và truyền thông là ngành kinh tế mũi nhọn, được Nhà nước ưu tiên, quan tâm hỗ trợ và khuyến khích phát triển. Phát triển công nghiệp công nghệ thông tin và truyền thông, góp phần quan trọng vào tăng trưởng kinh tế, thúc đẩy các ngành, lĩnh vực cùng phát triển, tăng cường năng lực công nghệ quốc gia trong quá trình thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Phát triển công nghiệp nội dung thông tin và công nghiệp phần mềm, thúc đẩy mạnh mẽ quá trình hình thành và phát triển xã hội thông tin là hướng ưu tiên quan trọng được Nhà nước đặc biệt quan tâm.
Xây dựng và phát triển Việt Nam điện tử với công dân điện tử, Chính phủ điện tử, doanh nghiệp điện tử, giao dịch và thương mại điện tử, hình thành xã hội thông tin.
Với chủ trương như trên của Nhà nước, các Tổng công ty, các tập đoàn kinh tế, các doanh nghiệp … trước hết phải có giao dịch điện tử, phải sử dụng máy tính và kết nối mạng Internet. Mặt khác, khi xây dựng công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh trên nền tảng của các giao dịch điện tử thì công tác tổ chức quản lý hoạt động kế toán cũng thay đổi một cách căn bản so với kế toán thủ công về các tiêu chuẩn lập, luân chuyển, xử lý, lưu trữ chứng từ, mở sổ và ghi sổ kế toán cũng như cung cấp thông tin thông qua hê ̣ thống báo cáo kế toán.
Luật Giao dịch điện tử 2005 và Luật Kế toán năm 2006 đã cung cấp phần cơ sở pháp lý cho các giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử cũng như chứng từ điện tử. Chính phủ cũng ưu tiên thực hiện các dự án liên quan đến xây dựng hệ thống thông tin tài chính và ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong các hoạt động quản lý và nghiệp vụ ngành tài chính; xây dựng hệ thống thông tin ngân hàng và ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong các hoạt động quản lý và nghiệp vụ ngành ngân hàng. Vấn đề còn lại là làm thế nào để triển khai các chính sách, chủ trương này trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Việc Bộ Tài chính ban hành hê ̣ thống các chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn về tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán, hướng dẫn về kế toán quản trị trong doanh nghiệp… đã góp phần thúc đẩy sự phát triển của kế toán dựa trên nền tảng công nghệ thông tin.
Tuy nhiên, trên thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn rất nhiều vấn đề cho nên các
doanh nghiệp không hoàn toàn sử dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là trong công tác kế toán. Các vấn đề này cũng đã được nhiều nghiên cứu chỉ ra như vấn đề năng lực công nghệ thông tin của nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng thông tin, tâm lý bảo vệ bí mật kinh doanh, tính linh động trong các xử lý tình huống kinh doanh và một vài vấn đề liên quan đến ý muốn chủ quan của chủ doanh nghiệp.
3.1.2 Quan điểm về phát triển thương mại điện tử và thanh toán không dùng tiềnmặt mặt
Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và thương mại điện tử, Chính phủ đã ban hành các quy định pháp luật cụ thể như Quyết định 246/2005/QĐ-TTG về chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông, Luật Giao dịch điện tử 2005... tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động liên quan đến giao dịch điện tử và thương mại điện tử.
Theo Quyết định 246/2005/QĐ-TTG [5], chiến lược phát triển giao dịch điện tử, doanh nghiệp điện tử và thương mại điện tử là ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và truyền thông trong những ngành dịch vụ kinh tế có tính hội nhập cao như viễn thông, ngân hàng, hải quan, hàng không, du lịch, thuế, v.v..., đảm bảo năng lực quản lý và chất lượng dịch vụ của các ngành này đạt trình độ tiên tiến trong khu vực. 50 - 70% doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào các hoạt động quản lý, điều hành, quảng bá thương hiệu, tiếp thị, mở rộng thị trường, giám sát, tự động hoá các quy trình sản xuất, thiết kế, kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm, v.v… Hơn 50% doanh nghiệp tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh thực hiện báo cáo thống kê, khai báo thuế, đăng ký và được cấp phép kinh doanh qua mạng. Trên 40% doanh nghiệp khai báo, đăng ký và được cấp phép hải quan qua mạng.
Hình thành và thúc đẩy phát triển môi trường giao dịch và thương mại điện tử. Hình thành các sàn giao dịch thương mại điện tử, mạng giá trị gia tăng, hệ thống quản lý dây truyền cung ứng. Đảm bảo 25 - 30% tổng số giao dịch của các ngành kinh tế được thực hiện thông qua hệ thống giao dịch và thương mại điện tử. Giao dịch và thương mại điện tử có trị giá tăng gấp 10 lần so với năm 2002.
Để hỗ trợ cho việc phát triển giao dịch điện tử, thương mại điện tử, Chính phủ đông thời cũng phê duyệt đề án thanh toán không dùng tiền mặt trong giai đoạn 2006- 2010 và định hướng phá triển đến năm 2020 [11].
Đề án được đặt trong mối quan hệ với kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội theo kế hoạch 5 năm 2006 - 2010 của Chính phủ và phù hợp với Đề án phát triển ngành ngân hàng đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020, nhằm tạo sự chuyển biến mạnh về chất và lượng trong thanh toán không dùng tiền mặt với các mục tiêu: đáp ứng nhu cầu thanh toán của nền kinh tế với các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt an toàn, hiệu quả, sử dụng thuận tiện, có khả năng từng bước thay thế tiền mặt trong lưu thông; tăng cường năng lực cạnh tranh của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trên thị
trường; góp phần thực thi có hiệu quả chính sách tiền tệ quốc gia; nâng cao hiệu quả giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, minh bạch hóa nền kinh tế, góp phần tích cực vào công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí; thúc đẩy đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam; đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế. Phấn đấu đạt được môi trường thanh toán hiện đại, an toàn, hiệu quả và vững chắc về cơ sở pháp lý ở Việt Nam vào năm 2020.
Như vậy, trong thời gian tới việc thanh toán không dùng tiền mặt sẽ trở nên phổ biến, điều này sẽ tác động không nhỏ đến việc ghi nhận các giao dịch kinh doanh trong lĩnh vực kế toán. Vì thế, việc hoàn thiện công tác kế toán doanh thu trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin đóng một vai trò khá quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp cũng như đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế của doanh nghiệp.
3.2 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức kế toán doanh thutrong điều kiện tin học hóa trong điều kiện tin học hóa
3.2.1 Giải pháp về định hướng xây dựng hê ̣ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, nhất là công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều tiến đến tin học hóa toàn bộ công tác kế toán và quản lý trong doanh nghiệp bằng các giải pháp phần mềm. Bắt đầu từ khâu đầu tiên là trang bị phần mềm kế toán cho bộ phận kế toán, tiếp đến là thiết lập phần mềm quản lý cho các bộ phận khác như phần mềm quản lý hàng tồn kho cho bộ phận kho hàng, phần mềm quản lý bán hàng cho bộ phận bán hàng, phần mềm quản lý mua hàng và cuối cùng là hê ̣ thống phần mềm quản lý nguồn lực cho toàn bộ doanh nghiệp (ERP).
ERP là phần mềm quản lý trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm quản lý rất lớn.
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra.
Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO [22].
3.2.2 Giải pháp về thiết kế bộ mã cho các đối tượng theo dõi chi tiết của doanhthu đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thu đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
Mã hóa thông tin kế toán trên máy vi tính một cách khoa học giúp người quản lý truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tránh được sự nhằm lẫn do các đối tượng thông tin được quản lý giống nhau như đúc về mặt số liệu cũng như tên gọi; chẳng hạn ta thường gặp nhiều chứng từ có cùng nội dung, cùng số tiền và định khoản giống hệt nhau trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường ngày. Mã hóa thông tin kế toán còn giúp ta phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách
khoa học như công nợ, tài sản, vật tư, tiền vốn,... tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, thanh lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hóa.
Ngoài ra thông qua mã hóa thông tin, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu không nắm được bộ mã thông tin. Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với đối tượng bên ngoài.
Yêu cầu đối với việc mã hóa thông tin kế toán
Để công tác mã hóa thông tin mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu của bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa.
o Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp.
o Dễ nhớ: Thông thường mã hóa là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này, giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. Muốn vậy dữ liệu được mã hóa để đưa vào máy phải theo một logic và qui tắc nhất định theo yêu cầu của người quản lý, phần này sẽ được cụ thể hóa trong nội dung thiết kế bộ mã thông tin kế toán.
o Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ