5. Phương pháp nghiên cứu
2.2.3Thực trạng tổ chức xây dựng hê ̣ thống chứng từ và quy trình luân chuyển
Chu trình doanh thu là một trong số các chu trình kinh doanh quan trọng do đó việc quản lý chứng từ trong chu trình này cũng đóng một vai trò không nhỏ trong toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị. Hệ thống chứng từ được áp dụng trong chu trình doanh thu không có gì khác biệt lớn so với kế toán doanh thu trong điều kiện thủ công, chỉ có một vài điểm khác biệt trong quy trình luân chuyển trên máy tính.
Hệ thống chứng từ được các doanh nghiệp sử dụng bao gồm • Đơn đặt hàng
• Lệnh bán hàng • Phiếu tập kết • Phiếu đóng gói • Phiếu xuất kho • Hợp đồng kinh tế
• Giấy giao hàng hay Giấy xác nhận thực hiện dịch vụ
Hầu hết các doanh nghiệp đều có quy trình lập và luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng. Nhưng vấn đề của các doanh nghiệp là không đưa các quy trình này thành các văn bản để thực hiện thống nhất mà tùy thuộc vào kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ của từng nguời kế toán làm ở vị trí kế toán trưởng. Các doanh nghiệp lựa chọn phương thức là người làm trước đào tạo lại cho người làm sau, người cũ đào tạo lại cho người mới vào. Phương thức này có cái hay là tạo nên mối quan hệ tình cảm giữa các nhân viên kế toán trong cùng bộ phận nhưng nhược điểm của nó là rất mất thời gian, mang tính chủ quan của người thực hiện đào tạo nhân viên mới, ảnh hưởng đến công việc của người thực hiện việc đào tạo hay truyền đạt quy trình của đơn vị. Đôi khi, trong một số trường hợp thì không thực hiện đúng như quy trình mà phục thuộc vào tâm lý của người truyền đạt cho nên dễ dẫn đến các sai sót mà người thực hiện nghiệp vụ không biết.
Một điểm nữa là phương thức này phụ thuộc vào kinh nghiệm và trình độ của người thực hiện đào tạo. Nếu người thực hiện đào tạo là người có kinh nghiệm lâu năm, trình độ chuyên môn tốt thì thường là người được giao nhiều trọng trách trong bộ phận kế toán của doanh nghiệp, công việc chuyên môn rất bận rộn, nên khó có thể dành nhiều thời gian cho công tác hướng dẫn, đào tạo nhân viên mới. Còn nếu như người có nhiều thời gian hơn thì lại bị hạn chế về chuyên môn mà như vậy hiệu quả của công tác đào tạo nhân viên mới không cao, quy trình luân chuyển chứng từ có thể không được thực hiện đúng theo quy định.
Vì vậy, việc tạo ra một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, có các biện pháp kiểm soát rõ ràng và được hê ̣ thống thành các văn bản hay quy định trong doanh nghiệp là một vấn đề rất cần thiết và phải được thực hiện ngay. Một khi đã có quy trình chuẩn cho các nghiệp vụ kinh tế thì các vấn đề về xử lý nghiệp vụ, đào tạo nhân viên mới đều được giải quyết, không làm ảnh hưởng đến công tác chuyên môn của các nhân viên khác trong bộ phận kế toán, tránh được các sai lầm chủ quan và quan trọng hơn là kiểm soát được việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế chặt chẽ, đảm bảo an toàn cho tài sản của
doanh nghiệp. Chúng ta sẽ nghiên cứu sâu hơn vấn đề này, đặc biệt là quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu ở các phần tiếp theo.