5. Phương pháp nghiên cứu
3.2.2 Giải pháp về thiết kế bộ mã cho các đối tượng theo dõi chi tiết của doanh thu đố
thu đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
Mã hóa thông tin kế toán trên máy vi tính một cách khoa học giúp người quản lý truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tránh được sự nhằm lẫn do các đối tượng thông tin được quản lý giống nhau như đúc về mặt số liệu cũng như tên gọi; chẳng hạn ta thường gặp nhiều chứng từ có cùng nội dung, cùng số tiền và định khoản giống hệt nhau trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường ngày. Mã hóa thông tin kế toán còn giúp ta phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách
khoa học như công nợ, tài sản, vật tư, tiền vốn,... tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, thanh lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hóa.
Ngoài ra thông qua mã hóa thông tin, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu không nắm được bộ mã thông tin. Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với đối tượng bên ngoài.
Yêu cầu đối với việc mã hóa thông tin kế toán
Để công tác mã hóa thông tin mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu của bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa.
o Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp.
o Dễ nhớ: Thông thường mã hóa là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này, giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. Muốn vậy dữ liệu được mã hóa để đưa vào máy phải theo một logic và qui tắc nhất định theo yêu cầu của người quản lý, phần này sẽ được cụ thể hóa trong nội dung thiết kế bộ mã thông tin kế toán.
o Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc khách hàng tăng lên ngoài dự kiến.
o Tính nhất quán (trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư, hàng hóa): Yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hóa chỉ được thống nhất một tên gọi. Bởi vì một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu. Nhất là khi bộ mã lớn khoản vài nghìn mẩu tin, thì việc một mặt hàng, hoặc khách hàng có nhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số cho nó, và như vậy sẽ có nhiều kết quả cho cùng một đối tượng được quản lý, mà kết quả nào cũng bị sai lệch.
Phương pháp mã hóa một số thông tin kế toán cơ bản
Việc mã hóa thông tin trên máy vi tính rất đa dạng, tùy theo tính chất, đặc thù và công dụng của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chúng cần phải được thiết lập bộ mã riêng sao cho phù hợp. Ở đây, tác giả giới thiệu việc thiết kế một số bộ mã kế toán cơ bản nhất mà trong công tác mã hóa kế toán trên máy của bất kỳ dạng nghiệp vụ kế toán nào cũng cần phải có.
Bộ mã chứng từ: Có 2 phương án để quản lý mã chứng từ: phương án sử dụng quản lý chứng từ theo lô chứng từ, phương án quản lý theo từng chứng từ.
o Phương án thứ nhất: quản lý theo lô chứng từ và số chứng từ. Lô chứng từ là một tập hợp các chứng từ phản ánh cùng một nội dung nghiệp vụ kinh tế. Số lô có thể bao gồm ký hiệu loại nghiệp vụ kinh tế, kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ, chúng ta có thể có một số ký hiệu số lô như Bảng 2.3 Mã hóa số hiệu chứng từ sau:
Bảng 2.3 Mã hóa số hiệu lô chứng từ
STT Mã nghiê ̣p vu ̣ chung Nghiê ̣p vu ̣ Kỳ kế toán
1 CP Phiếu chi 6 ký tự (2 ký tự
đầu là tháng, 4 ký tự sau là năm) 072008
2 CR Phiếu thu
3 GJ Nhâ ̣t ký chung
4 IA Điều chỉnh tồn kho
5 IT Điều chuyển tồn kho
6 PI Mua hàng
7 PS Nhâ ̣n di ̣ch vu ̣
8 PHƯƠNG THứC Bù trừ công nợ phải trả
9 SI Hoá đơn bán hàng
10 SS Hoá đơn di ̣ch vu ̣
11 ST Bù trừ công nợ phải thu
CP072008: Lô chứng từ Phiếu chi của tháng 7 năm 2008
Sau đó, chứng từ sẽ được quản lý tiếp theo từng chứng từ bao gồm mã nghiệp vụ cụ thể và số thứ tự của chứng từ. Chẳng hạn như trong lô chứng từ chi tiền sẽ có chi trả cho nhà cung cấp, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên…
Bảng 2.4 Mã hóa số hiệu từng chứng từ ST
T
Nghiê ̣p vu ̣ Mã nghiê ̣p vu ̣ cụ thể Số thứ tự của chứng từ 1 Phiếu thu TTM - thu tiền mă ̣t 5 ký tự bằng số
(2 ký tự đầu là ngày, 3 ký tự sau là số thứ tự)
BCO - giấy báo có tiền gửi NH
2 Thanh toán của KH TBH - thu tiền bán hàng
BNO - giấy báo nợ tiền gửi NH
4 Chi trả NCC CMH - chi trả tiền mua hàng 25005
5 Mua hàng MHG
6 Phân bổ CP mua hàng PBO 7 Mua hàng nhâ ̣p khẩu MNK 8 Nhâ ̣n di ̣ch vu ̣ NDV 9 Bán hàng BHG 10 Bán hàng xuất khẩu BXK 11 Hoá đơn di ̣ch vu ̣ BDV
12 Điều chỉnh tồn kho XSD - Xuất sử du ̣ng
XBH - Xuất bán hàng NHH - Nhâ ̣p hàng hóa 13 Điều chuyển tồn kho DCH
14 Nhâ ̣t ký chung NCK - Nhâ ̣t ký chung
15 Khoá sổ tự đô ̣ng CE
CMH25005 - Phiếu chi thứ 5 vào ngày 25 trả tiền mua hàng còn nợ nhà cung cấp.
o Phương án thứ hai: quản lý theo từng chứng từ. Số chứng từ sẽ bao gồm mã nghiệp vụ cụ thể, thời gian phát sinh (2 ký tự phản ánh năm, 2 ký tự phản ánh tháng) và số thứ tự chứng từ phát sinh (3 ký tự bằng số).
Ví dụ, NHH0807005 là Phiếu nhập kho hàng hóa thứ 5 trong tháng 7 năm
2008.
Phương án thứ nhất thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ các chứng từ theo ngày tháng, nội dung kinh tế và chi tiết về đối tượng quản lý.
Phương án thứ hai phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế trong ngày không nhiều, cho nên chỉ cần theo dõi chứng từ theo tháng, năm và chi tiết theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bộ mã khách hàng: Đây là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng thường xuyên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết công nợ khách hàng. Đối tượng khách hàng mã hóa ở đây bao gồm: công nợ với người ngoài doanh nghiệp, công nợ nội bộ doanh nghiệp (kể cả cấp trên và cấp dưới doanh nghiệp). Theo mục đích và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể xây dựng phần hành kế toán quản lý công nợ theo các đặc điểm sau:
- Quản lý công nợ tổng hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hàng, hay ta có thể gọi là số tổng hợp công nợ theo từng tài khoản. Dữ liệu thường được truy xuất vào cuối kỳ quyết toán (quý năm) nhằm xác định được số nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng cho từng tài khoản công nợ mà doanh nghiệp đang quản lý.
- Chi tiết công nợ khách hàng quản lý theo thời gian, phần này được thiết kế nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kê lý lịch công nợ giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc thanh lý. Nó giúp ta thuận tiện theo dõi và đối
chiếu công nợ một cách thường xuyên. Thông tin có thể truy xuất trong suốt thời gian phát sinh công nợ đến thời điểm cần truy xuất, hoặc trong một giai đoạn bất kỳ nhất định nào đó của công nợ mà ta đang quản lý.
Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêu cầu về quy mô quản lý của doanh nghiệp. Chẳng hạn, hai ký tự đầu tiên thể hiện loại nhóm khách hàng đang theo dõi; hai ký tự tiếp theo thể hiện khu vực địa lý của khách hàng. Các ký tự còn lại dùng tên cụ thể của khách hàng.
Bảng 2.5 Mã hóa khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp
Đối tượng Nhóm đối tượng Khu vực địa lý Tên cụ thể của đối tượng KH-Khách hàng CTDT-Công ty điện
tử
01-TP Hà Nội SONY
NC-Nhà cung cấp CTXD- Công ty xây dựng 02-TP Hồ Chí Minh NB-Nội bộ doanh nghiệp NVKT- Nhân viên kế toán
Ví dụ: Khách hàng là công ty điện tử SONY, tại khu vực thành phố Hà Nội, thuộc nhóm khách hàng là công ty điện tử.
Ta có thể mã hóa như sau: KH.CTDT.01.SONY
Qua cách thiết kế mã số như trên cho thấy khi đọc mã số của một khách hàng nào đó thì ngay lập tức ta có thể hình dung được một số thuộc tính của đối tượng đang được quản lý.
Bộ mã vật tư hàng hóa:
Đặc tính của việc của việc quản lý vật tư, hàng hóa có liên quan đến quản lý kho hàng và sau đến là quản lý theo chủng loại hàng, nhóm hàng, thương hiệu và tên từng mặt hàng. Cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa cũng tương tự như mã khách hàng nhưng chi tiết hơn, nên đòi hỏi ký tự bộ mã phải nhiều hơn.
Chúng ta sẽ theo dõi kho hàng và từng mặt hàng độc lập với nhau, bởi vì có thể có nhiều mặt hàng trong một kho và có nhiều kho có cùng một mặt hàng.
Bảng 2.6 Mã kho Mã kho Tên kho KCT Kho công ty
KDL Kho đại lý
KPB Kho Phú Bài
Bảng 2.7 Mã hóa hàng hóa
STT Chủng loại Nhóm hàng Thương hiệu Tên mặt hàng 1 DT-Hàng điện tử Laptop-Máy tính xách tay HP Pavilion dv6000 2 Desktop-Máy tính để bàn VIETCOM E4058
3 TP-Thực phẩm Fruit-Trái cây TL-Thái Lan
4 AQ-Áo quần SM-Sơ mi VT-Việt Tiến
Ví dụ: DT.Laptop.HP.Pavilion dv6000 là hàng hóa thuộc chủng loại hàng điện tử nhóm máy tính xách tay của nhà sản xuất HP và tên của loại máy là Pavilion dv6000.