5. Phương pháp nghiên cứu
2.2.5 Thực trạng quy trình lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu khách hàng và thu tiền bán
Thứ tư là rủi ro về mất mát hàng hóa khi xuất kho và giao hàng. Nguyên nhân chính là do doanh nghiệp không có các kiểm tra đối chiếu chéo lẫn nhau giữa bộ phận bán hàng, bộ phận xét duyệt đơn đặt hàng, bộ phận kho hàng và giao hàng. Biện pháp xử lý ở đây là thiết lập các kiểm tra chéo giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kho hàng, bộ phận xét duyệt và bộ phận kho hàng bằng cách đối chiếu đơn đặt hàng đã xét duyệt với phiếu xuất kho phiếu đóng gói hay hóa đơn bán hàng lập theo đơn đặt hàng. Đồng thời tiến hành kiểm kê kho hàng định kỳ hay bất thường, đối chiếu sổ kho với các báo cáo về hàng tồn kho của kế toán, của bộ phận bán hàng … Sử dụng các biện pháp an ninh bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp, đồng thời kiêm luôn nhiệm vụ giám sát kho hàng và thủ kho.
2.2.5 Thực trạng quy trình lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu khách hàng và thutiền bán hàng tiền bán hàng
Nếu như quy trình xử lý đơn đặt hàng là quy trình đầu tiên quyết định việc sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ đến được tận tay khách hàng của hoạt động bán hàng hay cung cấp dịch vụ thì quy trình lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu khách hàng và thu tiền bán hàng (gọi tắt là B/AR/CR) là quy trình hiện thực hóa các nỗ lực bán hàng của doanh nghiệp thành các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đáng được hưởng. Các lợi ích kinh tế này có thể là tiền mặt, tiền trong ngân hàng hay là quyền được thu tiền đối với khách hàng. Vấn đề quan trọng trong quy trình này là làm thế nào để thu hồi được tiền bán hàng với một tỷ lệ cao nhất có thể.
Quy trình B/AR/CR được phân chia thành ba hoạt động: • Lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng
• Quản lý các khoản nợ phải thu của khách hàng • Thu tiền bán hàng
2.2.5.1 Lập hóa đơn bán hàng
để đi giao hàng, thời điểm sau khi nhận được thông tin khách hàng đã xác nhận việc giao hàng hay thực hiện dịch vụ. Tuy nhiên, khi tiến hành khảo sát sơ bộ tác giả được biết doanh nghiệp còn căn cứ vào 2 thời điểm khác là thời điểm xác nhận thông tin đơn đặt hàng của khách hàng và một thời điểm khá quan trọng là nhận được tiền thanh toán của khách hàng nhưng chưa giao hàng.
Biểu đồ 2.21 Thời điểm lập hóa đơn bán hàng
Các doanh nghiệp nắm khá rõ về quy định lập hóa đơn bán hàng, đặc biệt là đối với hóa đơn giá trị gia tăng. Có trên 50% trên tổng số 40 doanh nghiệp khẳng định việc lập hóa đơn chỉ diễn ra sau khi có sự xác nhận của khách hàng về việc giao hàng hay thực hiện dịch vụ. Điều này hoàn toàn hợp lý vì tỷ lệ các doanh nghiệp lập hóa đơn trước khi giao hàng cũng khoảng dưới 50%. Các doanh nghiệp thường lập hóa đơn bán hàng vào cuối kỳ kế toán để gửi cho các khách hàng có yêu cầu về hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng yêu cầu các nhà cung cấp làm một điều tương tự. Do đó, công tác kế toán đến cuối kỳ rất bận rộn và nhiều lúc không kịp làm xong trước thời hạn nộp báo cáo tài chính. Theo kinh nghiệm của một số doanh nghiệp thì họ khuyên rằng nên quy định thời gian xuất hóa đơn cho khách hàng tối đa là 7 ngày kể từ khi nhận được thông tin về việc hàng đã giao hay dịch vụ đã thực hiện. Như vậy, công tác kế toán sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn vào cuối kỳ. Đồng thời cũng tránh được hiện tượng điều chỉnh số liệu vào cuối kỳ kế toán khi tiến hành nhận và xuất hóa đơn bán hàng, phục vụ mục đích lập báo cáo Thuế.
Thời điểm thứ hai mà các doanh nghiệp hay lựa chọn là lúc hàng được chuyển lên phương tiện chuyên chở, vận tải. Thông thường, phương tiện chuyên chở này sẽ do doanh nghiệp thuê ngoài hay khách hàng thuê hoặc là của khách hàng. Cho nên, việc giao hàng sẽ được xem như là kết thúc khi hàng được chuyển lên phương tiện vận tải. Vì toàn bộ rủi ro liên quan đến hàng hóa sẽ do khách hàng hay do nhà chuyên chở, vận chuyển chịu trách nhiệm. Như vậy, việc lập hóa đơn ngay sau khi bốc hàng lên xe là hoàn toàn hợp lý bởi vì đây cũng chính là thời điểm hàng đã được giao và chuyển quyền sở hữu. Nhưng nếu phương tiện chuyên chở là của doanh nghiệp thì việc lập hóa đơn
vào thời điểm này sẽ gặp phải các vấn đề như đã trình bày trong phần 2.2.4.4 xuất kho và giao hàng.
Tương tự như vậy, việc các doanh nghiệp lựa chọn các thời điểm khác như sau khi kiểm tra thông tin đơn đặt hàng (2%), sau khi đơn đặt hàng được xét duyệt (7%) và khi khách hàng thanh toán tiền trước khi lấy hàng (13%) sẽ không gặp vấn đề gì nếu doanh nghiệp yêu cầu khách hàng nhận hàng hóa ngay tại doanh nghiệp, việc thực hiện giao dịch diễn ra trong ngày, khách hàng không yêu cầu lấy hàng nhiều lần và khách hàng xác nhận khoản nợ đối với doanh nghiệp. Nhưng nếu khách hàng yêu cầu giao hàng tại địa chỉ của khách hàng hay giao cho một bên thứ ba (phương thức bán chuyển thẳng) thì việc lựa chọn thời điểm này sẽ gặp các vấn đề về tính chính xác hóa đơn với số lượng hàng hóa thực giao.
Một vấn đề quan trọng khác là bộ chứng từ làm căn cứ để lập hóa đơn. Bộ chứng từ này cần có các chứng từ nào?
Biểu đồ 2.22 Bộ chứng từ làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng
Như đã phân tích ở phần thời điểm lập hóa đơn, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của phiếu giao hàng đã được khách hàng xác nhận (doanh nghiệp thương mại) hay giấy xác nhận dịch vụ đã thực hiện (doanh nghiệp dịch vụ) đối với việc lập hóa đơn. Có đến 56,4% doanh nghiệp chọn chứng từ này làm căn cứ lập hóa đơn. Bên cạnh đó, đơn đặt hàng đã được phê duyệt và phiếu xuất kho cũng là hai chứng từ quan trọng khác lần lượt được các doanh nghiệp lựa chọn với tỷ lệ là 41% và 35,9%.
Khi lập hóa đơn bán hàng, phải tiến hành đối chiếu các chứng từ trên để xem xét xử lý các phát sinh chênh lệch (nếu có). Tùy vào quan điểm quản lý và cách thức tính toán giá bán của sản phẩm, hàng hóa của từng doanh nghiệp mà số hóa đơn chứng từ được sử dụng để làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng sẽ khác nhau. Kết quả khảo sát đã chỉ
ra ngoài ba chứng từ cơ bản là phiếu giao hàng đã được khách hàng xác nhận, phiếu xuất kho và đơn đặt hàng đã được xét duyệt thì doanh nghiệp còn căn cứ vào các chứng từ như phiếu đóng gói hoàn tất (10,3%), hóa đơn chứng từ dịch vụ khác (23,1%) và một số chứng từ khác (7,7% như là biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, quyết định giảm giá, chiết khấu thương mại, khuyến mại…) để lập hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn vận chuyển được 10,3% doanh nghiệp lựa chọn làm căn cứ để lập hóa đơn bán hàng chứng tỏ các doanh nghiệp này không chịu chi phí vận chuyển mà thuê ngoài vận chuyển sau đó thanh toán hộ khách hàng rồi cộng vào hóa đơn bán hàng.
Hợp đồng kinh tế là một chứng từ quan trọng trong quy trình xử lý đơn đặt hàng nhưng lại chỉ chiếm tỷ lệ 25,6% các doanh nghiệp lựa chọn. Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng doanh nghiệp không phải chỉ có căn cứ vào hợp đồng kinh tế để thay thế cho toàn bộ các chứng từ khác trong việc lập hóa đơn. Nguyên nhân là do hợp đồng kinh tế có thể có các vấn đề phát sinh trong khi thực hiện hợp đồng như thay đổi điều chỉnh số lượng hàng hóa, dịch vụ hay điều chỉnh thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, đặc biệt là giá cả nếu hợp đồng được thực hiện trong một thời gian dài. Vì vậy, nếu gặp phải trường hợp các đơn đặt hàng có thời gian thực hiện dài, giao hàng thành nhiều lần, mỗi lần có thể có nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau thì các doanh nghiệp thường ký kết thỏa thuận hợp tác kinh doanh, cam kết bán hàng với các điều khoản mang tính linh hoạt.