5. Phương pháp nghiên cứu
14.4.3Thu tiền bán hàng
Việc thanh toán tiền hàng ngày nay đã trở nên thuận tiện hơn rất nhiều với sự trợ giúp của công nghệ thông tin như các hệ thống xử lý bằng máy đọc mã vạch, hệ thống ngân hàng điện tử, các thẻ thanh toán... Vì số lượng giấy dùng in ra các tài liệu là khá lớn trong quy trình B/AR/CR, nên khả năng scan nhanh, lưu trữ thêm thông tin vào và tìm lại các tài liệu khi cần đến có thể giảm đi rất nhiều chi phí công sức cho việc sắp xếp hồ sơ cũng như chỗ trong kho lưu trữ và cấu trúc cần thiết cho việc lưu trữ hồ sơ giấy.
Hệ thống thông tin trên máy tính cho phép các thông tin hiển thị ngay lập tức trên màn hình tại bất cứ nơi nào có kết nối với hệ thống của doanh nghiệp. Tương tự như vậy nếu khách hàng liên lạc với đại diện doanh nghiệp để biết thông tin về số dư công nợ của mình tại doanh nghiệp thì nhân viên tại văn phòng đại diện có thể nhanh chóng tìm được thông tin về số dư công nợ khách hàng trên máy tính và cung cấp cho khách
hàng câu trả lời đúng lúc không chậm trễ, tránh được việc mất thời gian đi tìm đúng tài liệu giấy rồi mới trả lời cho khách hàng.
Quản lý tiền mặt
Sự ra đời của hệ thống ngân hàng điện tử làm cho thủ quỹ của doanh nghiệp quan tâm đến sự quan trọng của việc quản lý tiền mặt cải thiện việc thu tiền. Việc quản lý tiền mặt là làm thế nào giải phóng công nợ để có trong tay tiền mặt có thể hoặc đầu tư có lãi hoặc giảm đi nợ nần của doanh nghiệp đối với các chủ nợ khác để giảm chi phí lãi vay phải trả. Đương nhiên, trước khi tiền mặt có thể được đầu tư hay trang trải nợ nần, trước tiên phải có phiếu thanh toán và nộp vào ngân hàng. Mục tiêu quản lý tiền mặt là làm thế nào rút càng ngắn càng tốt khoảng thời gian kể từ lúc bán hàng cho đến lúc thu hồi tiền bán hàng này.
Nhiệm vụ của bộ phận tính hóa đơn là làm thế nào phải cho ra các hóa đơn gửi đến tận tay khách hàng càng nhanh càng tốt, với hy vọng giảm thời gian chờ đợi khách hàng thanh toán. Với quy trình B/AR/CR ta có thể tự động in ra các hóa đơn bảo đảm là hóa đơn đến tận tay khách hàng ngay liền sau khi hàng đã được gửi đi.
Khi kế toán phải thu khách hàng nhận được Phiếu thu của thủ quỹ hay Giấy báo Có của Ngân hàng về việc khách hàng thanh toán tiền hàng thì kế toán phải thu đối chiếu với các hóa đơn của khách hàng, số dư công nợ khách hàng để tiến hành bút toán giảm công nợ phải thu đồng thời. thông báo cho GL để đưa vào các bút toán tiêu thụ và thanh toán.. Ngoài ra, kế toán công nợ phải thu còn quản lý luôn cả về hàng bán bị trả lại, hoàn trả cho khách hàng và nợ khó đòi cũng như định kỳ phải cung cấp báo cáo về công nợ phải thu của khách hàng, chi tiết theo số dư công nợ từng hóa đơn hay theo thời hạn thanh toán của các hóa đơn.